Generowanie dokumentów na podstawie szablonów to specjalistyczna pomoc - gdy pracownik wnioskuje o dokument, masz go pod ręką. Pozwala Ci to skupić się na tym, co naprawdę jest ważne w Twojej działalności. Funkcjonalność platformy Oraroo jest odpowiedzią na potrzebę usprawnienia procesów dla pracowników działu HR. Łatwość i szybkość wypełniania oszczędzają czas i eliminują błędy.
A manager's daily activity is divided between routine tasks and new challenges that it is important to manage effectively. For this, time is an essential resource, especially in recurring activities that, if taken from scratch every time, become counterproductive.
One of the useful processes in HR that saves the time of the HR manager is the generation of documents based on templates. Once created, these typed documents enable the rapid issuance of professional documents that have a unified and cohesive look.
- They are easy to use: the default format only requires filling in the fields with the variable data related to each individual employee.
- Provides consistency and uniformity: Standardization makes communication clearer and more efficient.
- Reduce issuance time: There is no longer a need to create documents from scratch every time they are needed.
- Create best practices: provide a way to organize information that is already proven effective.
- Eliminates potential errors.
Wydawanie różnego rodzaju świadectw może generować długie czasy dokumentacji potrzebnej do tworzenia treści związanych z celem każdego rodzaju dokumentu. Oprócz wypełnienia danymi pracownika, co z kolei wymaga czasu na przeszukiwanie dokumentów w osobistym folderze pracownika.
Oraroo to narzędzie, które zwiększa produktywność i efektywność działalności firm, m.in. poprzez zarządzanie generowaniem dokumentów. Duża część z nich jest specyficzna dla działu HR i ma określone standardowe formularze.
Wszystko staje się znacznie łatwiejsze dzięki wyborowi szablonu, który ułatwia zadanie wyszukiwania i tworzenia treści dokumentu oraz wypełnianiu go na podstawie pól w aplikacji. W efekcie czas wydawania takiego dokumentu skraca się z kilkudziesięciu minut do zaledwie 1-2 minut.
Typy dokumentów i szablonów są zdefiniowane przez firmę klienta, a zespół Oraroo wczytuje je i udostępnia w platformie. Ta funkcjonalność może być używana z co najmniej dwóch miejsc:
1. W sekcji Pracownik, gdzie wybierasz Generuj dokument
Tutaj możesz wydawać różnego rodzaju świadectwa - pracownika lub CAS, oświadczenia - pracownika dotyczące zatrudnienia lub zamieszkania, wnioski - o rezygnacji z wypowiedzeniem, opisy stanowisk pracy i inne, uzależnione od konkretnych potrzeb firmy.
Może również zdarzyć się, że szablony wymagają tylko części niezbędnych informacji - tych znajdujących się w polach platformy Oraroo. Na przykład, świadectwo pracownika zawiera zarówno dane pracownika, jak i wynagrodzenie brutto, które znajdują się w aplikacji, oraz dane dotyczące CASS i innych składek, które znajdują się w systemie płac. W takim przypadku, na podstawie szablonu, można bardzo szybko przygotować część dokumentu, która pobiera informacje z Oraroo, a następnie uzupełnić go o konkretne dane z systemu płac.
2. W związku z wnioskiem o urlop
Jeśli zasada w Twojej firmie jest taka, że ten wniosek jest również składany w formie papierowej, to funkcjonalność generowania dokumentów oparta na szablonach w Oraroo pozwala wydać i wydrukować go.
W tym przypadku wniosek o urlop może być generowany przez pracownika, a następnie dostępny jako dokument do druku. Kierownik działu HR może uzyskać dostęp do generowania tego dokumentu na podstawie ekranu szczegółowego z poprzedniego punktu.
Informacje w platformie Oraroo są ze sobą powiązane w taki sposób, aby działalność w firmie była możliwie łatwa i efektywna. Dodatkowym plusem jest integracja z Kartą Pracownika w przypadku generowania dokumentów na podstawie szablonów. W ten sposób wszystkie te dokumenty są automatycznie dodawane do karty, utrzymując ją zawsze aktualną w sposób automatyczny.