Çalışma tablolarının kullanımı ve esnekliği çok kolaydır. Ancak şirketler genellikle çalışma tablolarını sınırlarının ötesine itmektedir. Bu da yönetilmeleri çok zor hale gelir. Özel bir çevrimiçi platform, en iyi uygulamalara dayalı süreçleri, yasal değişikliklere güncel olarak uyumlu ve 'gerçek' hakkında tek bir versiyon getirir. Ayrıca takımların işbirliği yapmasını kolaylaştırır ve veri bakım çabasını azaltır. Büyümeye hazır olan ve otomasyona ihtiyaç duyan işletmeler için çözümdür.
- Neden elektronik tablolardan hoşlanırız?
- Elektronik tablolar ne zaman başarısız olurlar?
- 1. İşbirlikli çalışma pratik değil
- 2. Tek bir doğru kaynak eksikliği
- 3. Elektronik tablonun sürdürülmesi hızlı bir şekilde büyük bir baş ağrısı haline gelir
- 4. Elektronik tabloların başarısız olmasının başka sebepleri var mı?
3. Oraroo yaklaşımı
Elektronik tablolar kullanımı çok kolay ve esnektir. İşte bunlar onların güçlü yönleri.
Ayrıca, uygulaması ucuz ve kullanımı kolaydır. Ve IT dışı kullanıcılar basit iş yönetimi fonksiyonlarını kolaylıkla uygulayabilir.
Birçok başlangıç "yazılım" şirketi fikirlerini elektronik tablo kullanarak başlatmaktadır. Gerçek yazılım geliştirme sürecine girmeden önce şirketin fikrini doğrulamaya yardımcı olur.
Fakat, şirketler elektronik tabloları limitlerinin ötesine itme eğilimindedirler. Ve bu çabuk şekilde yönetilmesi zor hale gelir.
2.1 İşbirliği tabanlı çalışma uygulanamaz
Klasik bir örnek, aynı elektronik tabloyu açan ve üzerinde değişiklik yapan iki kullanıcıdır. Bir elektronik tablo genellikle tek bir kullanıcı tarafından güncellenmeye yönelik tasarlanır. Hangisi değişiklikleri önce diske aktaracak? Değiştirilmiş veri kümeleri aynı mı olacak? Çakışma olacak mı?
Belki de yukarıda bahsedilen veri çakışmalarına çözüm olarak çevrimiçi elektronik tabloların kullanılması düşünülebilir. Ancak, çevrimiçi elektronik tabloların büyüdükçe kullanımı da zorlaşır. Büyük miktardaki veri içinde ilgili bilgiyi bulmak giderek zorlaşır. Bazen bağlantı da rol oynar ve erişim süresi artar. Ancak, çevrimiçi paylaşılan bir dosyayı biri silerse ne olur?
Beş kullanıcıdan az olan bir süreci yönetmek için bir elektronik tablonun kullanılması muhtemelen mümkündür, ancak bunun için basit süreçlerde ve az miktarda veri tutulduğunda geçerlidir. Bu seviyenin üzerinde, karmaşıklık veya kullanıcı sayısı açısından, sorunlu hale gelir.
Riskler nelerdir?
- Veri çakışması
- Zaman ve çaba gereksiz olarak kopyalanması
- Bakım veya bir IT uzmanının müdahalesi ile ilgili maliyetler, hatta basit veri gereksinimleri için bile
Uzmanlaşmış bir çevrimiçi platformun avantajları nelerdir?
- Birkaç kullanıcı aynı anda veriyi yönetebilir, değişikliklerin takip edilebilirliği sağlanır
- Verinin yanlışlıkla üzerine yazılmasını önleyen IT kontrolleri
- Daha karmaşık süreçlerin ve çok sayıda kullanıcının doğru yönetimi
2.2 Tek bir gerçek kaynağın eksikliği
Elektronik tablolar, merkezi veri depolarına bağlanabilir, ancak çoğu zaman bağlanmaz.
Tecrübe bize, genellikle farklı kişiler tarafından bağımsız olarak ele alınan verinin birden fazla kopyasının ortaya çıktığını söyler. Bu durumda, elektronik tabloların uygulanması ve tasarımı çok "kişisel" hale gelir. Bazen çok fazla bilgi "serbest metin" alanlarına girer. Diğer zamanlarda ise, manipüle edilen veriler aslında kullanıcıdan kullanıcıya ve elektronik tablolara göre farklı anlamlara sahip olabilir.
Riskler nelerdir?
- Çift çalışma
- "Gerçek" kaynağın olmaması
- Veri analizi için kullanılması zor olan "serbest metin" alanları
- Hatalı verilerle yanlış kararlar vermek
Uzmanlaşmış bir çevrimiçi platformun getirdiği avantajlar nelerdir?
- Tek veritabanı ve kopyaların ortadan kalkması
- Şirket düzeyinde tek gerçek kaynak
- Doğru verilerle ve aynı öneme sahip bir şekilde karlı kararlar
2.3 Elektronik tabloların sürdürülmesi hızla baş ağrısına dönüşür
Temel kullanımı olan elektronik tablolar ya tamamen izole edilir ya da tek bir kişi tarafından oluşturulur ve kullanılır. Eğer uzun bir süre boyunca birden fazla kişi tarafından kullanılıyorlarsa, birden fazla yazarı olma eğilimindedirler.
İşyeri gelişir, süreçler değişir. Yasal düzenlemeler değişir. Zaman zaman değişikliklere ihtiyaç duyulur.
Eğer elektronik tablonun orijinal yazarı artık mevcut değilse, değişiklik yapmak veya elektronik tabloyu işlevsel tutmak son derece zordur.
Zaman içinde farklı kişiler tarafından yapılan değişiklikler, birleşik yaklaşımlar, tanımlamalar, açıklamalar ve formüller içerir. Bu durum veride tutarsızlıklar oluşturabilir, sonuçların kullanılmasını veya uzlaştırılmasını zorlaştırabilir.
Son ama en az değil, manuel veri girişi ve birden çok kopyalama yapmak hatalara neden olabilir. Bazı hatalar açıktır. Diğerleri ise hiç de açık değildir ve gözden kaçan hatalar en tehlikelileridir çünkü daha fazla yerde ve başka elektronik tablolarda tekrarlanabilirler.
Riskler nelerdir?
- Birden fazla yazarın (ve bilginin anlamını farklı şekillerde ele almanın) verinin kullanımını ve uzlaştırılmasını zorlaştırması
- Orijinal yazarların olmaması, elektronik tabloların bakımını çok zorlaştırması
- Hatalar kolayca ortaya çıkabilir ve tekrarlanabilir
Uzmanlaşmış bir çevrimiçi platformun getirdiği avantajlar nelerdir?
- En iyi uygulamalar ve yasal değişikliklerle güncellenen süreçlere dayalı benzersiz tasarım
- Uygulama ekranlarında ve birleşik süreç mantığında verilerin kontrol edilerek veri hatalarının ortadan kaldırılması
- Erişim haklarına dayalı veri erişimi (okuma/değiştirme)
2.4 Elektronik tabloların başarısız olmasına neden olan diğer nedenler vardır
- Bazı durumlarda müşterilerin elektronik tablodaki bilgilerle etkileşime girmesi gerekebilir - veri erişim mekanizmalarına ihtiyaç duyulur
- Bazı durumlarda, sunulan sürecin diğer kaynaklardan veriye ihtiyacı olabilir - örneğin diğer sistemlerden veya hatta dış kaynaklardan (API aracılığıyla ulaşılabilir) veri. Elektronik tablolarda bu da mümkün olsa da, karmaşık ve işletilmesi ve sürdürülmesi zordur
- Genellikle sunulan süreçlerin kullanıcıları herhangi bir yerden, hatta mobil cihazlardan erişmek isteyebilir veya ihtiyaç duyabilir
- Şirket büyümeye hazırdır ve elektronik tablolar giderek zorlaşır
Tüm bunlar şirketlerin iş süreçlerini uzmanlaşmış çevrimiçi platformlara taşımasının nedenleri.
Oraroo, danışmanlık ve dış kaynak kullanımı şirketlerinin verimliliğini ve karlılığını artırmak için en iyi uygulamalarla güncellenmiş yasal düzenlemeleri uygulayan, bulutta mevcut olan özelleştirilmiş bir çevrimiçi platformdur (SaaS).
Oraroo uygulandığında, işlemler, ticari yönler ve insan kaynakları yönetimi açılarından etkileyici bir doğruluk elde edilir. Bu verilere dayanarak iş büyümesi için gereken doğru kararlar alınabilir.