Personel ücret saatlerinin takibi, İnsan Kaynakları yöneticilerinin önemli bir çaba gerektiren bir faaliyettir çünkü bazen birden fazla kaynağa danışmak ve doğrulama yapmak gerekmektedir. Bu yolculuğu kolaylaştırmak için Oraroo platformunda bu süreci otomatikleştiren bir işlevsellik oluşturduk. Personelin çalışma programına ve yöneticiler tarafından sistemde eklenen ve onaylanan izin taleplerine dayanarak zaman cetveli otomatik olarak doldurulur. Veri doğrulama istenilen ayına bağlı olarak platformdan Excel formatında doğrudan dışa aktarılabilir.
Zaman çizelgesi, maaş bordrolarının hazırlanmasının temel unsurlarından biridir. İş Kanunu 53/2003 madde 119'a göre, işveren, her bir çalışanın yaptığı çalışma saatlerini kaydetme ve iş denetiminin bu kaydı istendiğinde sunma yükümlülüğüne sahiptir.
Gerçek zaman çizelgesi nedir? Zaman çizelgesi, çalışanların belirli bir süre boyunca yaptığı çalışma saatlerini belgeleyen destekleyici bir belgedir ve maaş haklarının hesaplanması için gereklidir.
Hazırlık süreci, İnsan Kaynakları yetkilileri için önemli bir çaba gerektiren bir faaliyettir; bazen, çalışanların izinleri, yaptıkları çalışma süreleri, gerekçesiz yoklamaları, fazla mesailer vb. gibi çeşitli kaynakları danışmak ve doğrulamak gerekebilir. Gelen bilgilerin manuel olarak bir araya getirilmesi, özellikle kuruluş içindeki çalışan sayısı yüksek olduğunda, büyük bir çaba gerektirir.
Oraroo platformu, İnsan Kaynakları departmanının yaptığı çabayı azaltmaya yardımcı olur ve maaş bordrosunu bir tıklamayla indirmeyi mümkün kılar. Bu, çalışanların çalışma saatlerine ve yöneticiler tarafından sistemde eklenen ve onaylanan izin taleplerine dayanarak otomatik olarak tamamlanır.
Bordro, verileri kontrol etmek istediğiniz aya bağlı olarak platformdan Excel formatında dışa aktarılabilir.
Dışa aktarılan belge, aşağıdaki bilgilere sahip 3 bölüme ayrılmıştır:
- Çalışma programına ve günlük çalışma programına göre çalışma süresi, çalışma zaman aralığı, yapılan izin türleri ve kalan veya ileri kullanılan izin günleri;
- Çalışanların atandığı pozisyonlar, departmanlar ve maliyet merkezleri, ayrıca ücret ödenmesi ve maaş fişlerinin elektronik iletimi için gerekli bilgiler;
- Fazla mesai yönetimi, türlerine (normal saatler, gece saatleri, resmi tatiller, hafta sonu saatleri) ve tazminat yöntemlerine bağlı olarak.
Bu şekilde, Oraroo platformunun kullanımı:
- Çalışanların çalışma programına ve günlük çalışma normuna göre çalışma süresi, izin talepleri ve ek saatleri tek bir belgede merkezileştirir;
- İnsan hatalarını ortadan kaldırır; maaş bordrosunun geleneksel modelini hazırlamak için gerekli olan elektronik veri yönetim sisteminin kullanımıyla değiştirilir;
- İnsan Kaynakları yetkililerinin ve yöneticilerin verileri doğrulamak için ayırdıkları zamanı azaltır ve diğer projelere zaman ve dikkat ayırarak verimliliği artırır.