Danışmanların çalışmalarının faturalandırılması, basit ve şeffaf olmalıdır. Aynı zamanda, işletmenin sürdürülebilirliği üzerinde en büyük etkiye sahiptir. İşlem yapısında ve işlem adımlarının denetiminde yapı gereklidir – faturaların oluşturulması, doğrulanması, ayarlanması, onaylanması ve gönderilmesi. Uygunluk sağlayan ve hesap verebilirlik sağlayan etkin bir fatura kontrol ve onay süreci için özelleştirilmiş çözümler, yeterli kontrol ve doğruluk sağlayacak esneklik sunmalıdır.
- Invoicing of consulting services
1. Challenges
2. Solutions - The Oraroo approach
1. Invoice Review
2. Invoice approval
3. Validation of the Invoice - The Oraroo advantage
1. Zorluklar
Danışmanlık hizmetlerinin faturalandırılması, profesyonel hizmet ekipleri tarafından sunulan bilgiye dayalı, gelir getiren hizmetler için fatura oluşturma süreci olarak tanımlanabilir. Danışmanlık hizmetlerinin faturalandırılması, IT hizmetleri ve teknoloji danışmanlığı, yazılım şirketleri, yaratıcı ve dijital ajanslar, yönetim danışmanlığı, muhasebe ve denetleme firmaları, mimarlık ve mühendislik dahil olmak üzere çeşitli endüstrileri kapsayabilir.
İlk bakışta, danışmanlık hizmetlerinin faturalandırılması basit gibi görünebilir. Excel fatura şablonunu indirir, saatleri ve ücretleri girer, sunulan profesyonel hizmetler için faturayı oluşturur ve müşteriye gönderirsiniz. Sadece birkaç danışmanı olan profesyonel hizmet organizasyonları için genellikle bu işlemler ele alınır. Tabii ki, ekip 15 danışmana kadar büyüdükçe, firmalar bu süreci daha verimli hale getirmeye başlar.
Ancak, faturalandırma, danışmanlık firmasında karlılığın ve sürdürülebilirliğin korunmasında en büyük etkiye sahip olan birkaç eylemden biridir. Hatta küçük bir hata şirkete genellikle kimse bilmeden büyük miktarlara mal olabilir.
Her adımı yapılandırmak ve denetlemek - faturaların oluşturulması, kontrol edilmesi, onaylanması, düzeltilmesi ve gönderilmesi - sürecini takip etmek gereklidir.
Ancak manuel süreçler etkinliği azaltır ve üst yönetimin şirketin performansı hakkındaki görünürlüğünü azaltır.
Yapısız ve kontrolsüz durumlarda, müşteri tarafından faturalandırılması gereken faturalandırılabilir zamanlar veya masraflar hiçbir zaman faturalandırılmamaktadır.
2. Çözümler
Danışmanların çalışması için faturalandırma işlemleri basit ve şeffaf olmalıdır. Ancak, ilk adım Excel'i bırakmak ve özel bir çevrimiçi platform kullanmaktır.
Bir işletmenin hangi tür fatura çözümünü kullanacaklarına karar verirken yapabilecekleri en büyük hata, işlerini doğru bir şekilde modelleyemedikleri bir çözümü seçmektir.
Örneğin, bazı şirketlerin faturaları müşteriye gitmeden önce tek bir kişinin gözden geçirmesini tercih ettiği durumlar vardır. Diğerleri, hacim arttığında ortaya çıkabilecek tıkanıklığı anlar. Bu durumu, her projede bulunan proje yöneticisi tarafından faturaları gözden geçirerek daha verimli hale getirerek merkeziyetten çıkarır. Ve bu durumlarda, riskten kaçınan bir yaklaşım, hiyerarşik yöneticinin tüm faturalarda nihai onaylamaları yapmasına geri dönüşe neden olabilir. Hacmi azaltmanın bir yolu, belirli bir miktarın altındaki faturalar için kontrolü devretmektir. Veya değişiklik kaydedilmiş belirli bir miktardan daha fazlasına sahip olan faturaların yalnızca üst düzey bir yöneticinin gözden geçirmesini sağlamaktır.
Özel çevrimiçi platformun, faturaların incelenmesi ve onaylanmasının etkili bir sürecini başarma konusunda esneklik sunması idealdir. Ayrıca, hesap verebilirlik ve doğruluk teşvik etmek için yeterli kontrol sağlaması gerekir.
Gelir sızıntıları iki ana formda gerçekleşir:
- geçiş sırasında kaybedilen (elle farklı bir sisteme girilen veya yanlış bir şekilde yeniden yüklenen)
- unutulan (insan hatası)
Aynı sistemden zaman ve masrafların toplandığı yerden faturalar oluşturmak, faturalandırma sürecindeki sıkıntısızlığı ortadan kaldırır. Bu yaklaşım, doğal olarak ilk gelir sızıntısı kategorisini ortadan kaldırır. 2. kategori için ise Oraroo, zaman ve masraflarının çok uzun süre veya belki de hiç faturalanmaması için işlevsellikler uygular. Örneğin, bir fatura başvuru noktasının ne zaman ulaşıldığının takip edilmesi, plana uygun olmayan durumlarda uyarı verilmesi, belirli bir dönemde ne kadar faturalanabilir zamanın beklendiğine dair detaylı bir görünüm, vb.
Operasyon ve finans ekipleri, manuel süreçlerin alacağı günler yerine saatler içinde faturalandırma sürecini tamamlayabilir. Daha da önemlisi, bu yapı, faturalandırma sürecinin her aşamasında sorumluluğu artırır. Üst yönetim, neyin faturalandırıldığına ve nasıl düzenlendiğine dair detaylı bir görünüme sahip olur. Bu, şirketin ay sonu sürecini azaltmaya yardımcı olur ve zamanın diğer yüksek değerli projelere harcanmasını sağlar.
Fatura çıkarma işlemi yalnızca Proje Yöneticileri tarafından tetiklenebilir. Bu roldeki bir kişi, faturalandırmak istedikleri sözleşmeye erişir. Ardından Fatura ÇIKAR butonuna basar, ardından faturalandırmak istedikleri hizmetleri seçer.
Oraroo'da Fatura Süreci 3 adımda gerçekleştirilir: Fatura İncelemesi (isteğe bağlı), Fatura Onayı ve Fatura Doğrulaması. Bu adımlar, ilgili olduğu durumlarda Görevlerim bölümünde "Faturayı İncele/Onayla/Doğrula" başlığı altında görünecektir.
1. Fatura İncelemesi
Bu işlem, Sözleşme Yöneticisi veya sözleşmeye bağlı olan Proje Yöneticisi tarafından yapılır.
Bu adımda, fatura inceleyici aşağıdaki bilgileri görüntüleyebilir veya aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilir:
- Faturaya dahil edilecek bilgileri kontrol etme: çaba (gerektiğinde), uygulanan oran, faturalandırılan dönem, vergiler ve nihai tutar;
- Faturalama yapılan Şirket ve Müşterinin faturalama verilerini doğrulama;
- Faturada satırları silme veya ekleme;
- Fatura satırındaki mevcut bilgileri düzenleme (fatura satırının açıklaması, Miktar, B.M., Birim Fiyatı, Vergi Yüzdesi);
- Çıkış tarihi ve ödeme tarihi değiştirme;
- Döviz kuru değişikliği (gerektiğinde);
- Faturaya yorum ekleme veya düzenleme;
- Faturaya ekler ve yorumlar ekleme;
- Faturayı iptal etme.
Fatura İncelemesi isteğe bağlı bir adımdır. Sözleşme düzeyinde, FATURAYI ÇIKAR butonuna bastıktan sonra o sözleşme üzerinde çıkarılan faturaların incelenip incelenmeyeceğine karar verilebilir. Sözleşme düzeyinde fatura inceleme seçeneği etkinleştirilmediyse, fatura doğrudan Doğrulama adımına geçecektir.
Aynı zamanda, fatura inceleme adımı için şirket düzeyinde incelenmesi gerekmeyen bir minimum fatura tutarı belirlenebilir. Örneğin, 1000 RON gibi bir minimum değer belirlersek, 1000 RON'dan daha düşük veya 1000 RON'a eşit değerde olan çıkarılan faturalar incelenme veya onay aşamasından geçmez ve doğrudan Fatura Doğrulama adımına geçer.
2. Fatura Onayı
Bu işlem, fatura çıkaran veya inceleyen kişinin doğrudan yöneticisi tarafından yapılır (inceleme adımı etkinleştirildiğinde).
Fatura Onayı adımına, Fatura İncelemesi'ni yapan kişi (Sözleşme Yöneticisi veya Proje Yöneticisi) tarafından başlangıç bilgilerinde değişiklik yapıldığında geçer. (örnek: fatura satırındaki açıklama, orijinal fiyat, çıkış tarihi, yorum veya ekler eklendi vb.)
Fatura Onayı adımında aşağıdaki bilgileri görüntüleyebilir veya aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:
- Faturada yer alan bilgileri kontrol etme: çaba (gerektiğinde), uygulanan oran, faturalandırılan dönem, ücretler ve nihai tutar, ekler, yorumlar;
- Akışa yorum ekleme;
- Fatura Onayı: fatura onaylandıktan sonra Doğrulama adımına geçer;
- Fatura Reddi: fatura reddedildikten sonra, Fatura İncelemesi adımında değişiklik yapan kişiye (Sözleşme Yöneticisi veya Proje Yöneticisi) İnceleme adımına geçer.
3. Fatura Doğrulaması
Bu işlemi Oraroo'da Fatura İşleme Hakkına sahip kişi yapar.
Bu adım çok önemlidir, çünkü fatura aralığındaki fatura numarası bu anda atanır. Faturalar, bir fatura numarası atanmış ve Fatura Yöneticisi tarafından onaylandıktan sonra çıkarılmış olarak kabul edilir. Bu adımda aşağıdaki bilgileri görüntüleyebilir veya aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:
- Faturada yer alacak bilgileri kontrol etme: çaba (gerektiğinde), uygulanan oran, faturalandırılan dönem, vergiler ve nihai tutar;
- Fatura satırlarındaki mevcut bilgileri düzenleme (yalnızca Fatura satırının açıklaması, Miktar konusunda faturalanan saatler ve Vergi yüzdesi);
- Çıkış tarihi değişikliği (yalnızca bir fatura numarası atanmadıysa) ve ödeme tarihi;
Döviz kuru değişikliği (gerektiğinde); - Faturaya yorum ekleme veya düzenleme;
- Akışta bulunan ekleri ve yorumları görüntüleme;
- Fatura numarası tahsis etme - şirket veya organizasyon birimi düzeyinde belirlenen fatura serisine göre;
- Fatura Onayı - fatura numarası atanmasından sonra sadece onaylanabilir; onaylandığında ÇIKARILMIŞ olarak kabul edilir.
- Fatura Reddi - fatura reddedildikten sonra İnceleme adımında Sözleşme Yöneticisi veya Proje Yöneticisine gider
- Fatura başlatma süreci için başlatılan faturalar, Sözleşme Faturaları listesinde bulunabilir.