Çalışan dosyası, şirketinizdeki profesyonel hayatıyla ilgili tüm bilgileri içerir. Fiziksel dosyada ihtiyaç duyduğunuz verileri bulmak daha zordur. Bunun yerine, elektronik formatta her zaman arama yapabilir ve sonucu hemen alabilirsiniz. Bilgi zaten sistemde bulunuyor ve her zaman, her yerde, çok kolay, güvenli ve hızlı bir şekilde erişebilirsiniz. Entegre yaklaşım, insan kaynakları süreçlerinde oluşturulan yeni belgelerle dosyanın her zaman güncel tutulmasını sağlar. Sizler için daha az çalışma!
Çalışanın dosyasındaki verileri platforma girdiğinizde, Oraroo bu bilgilere erişimi kolaylaştırır. Fiziksel dosyada ihtiyacınız olan verileri bulmak daha zordur. Bunun yerine elektronik formatta her zaman arama yapabilir ve hemen sonucu alabilirsiniz. Bilgiler zaten sisteme kaydedilmiştir ve istediğiniz zaman, herhangi bir yerden kolay, güvenli ve hızlı bir şekilde erişebilirsiniz.
Oraroo elektronik kayıt ve erişim imkanı sunar. Bir çalışanın bilgilerinin tamamı bir yerde görülebilir, bu da İnsan Kaynakları yöneticisi olarak işinizi çok daha kolay hale getirir. Dosyayı oluşturan belgeler, Ekli Belge bölümüne yüklenebilir.
Bu bilgilere Employees ekranından erişilir. Sözleşmenin başından itibaren çalışanın verilerinin tam bir resmi sağlar. Bireysel İstihdam Sözleşmesi'nin sayısı ve türü, izinli gün sayısı ve çalışma programı gibi bilgiler bulunabilir.
Ayrıca, çalışan hakkındaki kişisel bilgilere buradan da erişilebilir. Genellikle bunlar kimlik kartının, eğitimlerin, iletişim bilgilerinin, banka detaylarının vb. verileridir.
Çalışma programı hakkındaki bilgiler, çalışan dosyasının bir parçası olan istihdam sözleşmesine ait verilerin bir örneğidir. Çalışan Detayları'nda Çalışma Programı bölümünü tamamlar. Proje saat raporlama işleviyle entegre olarak, her çalışan için mevcut kapasiteyi hesaplamak mümkün hale getirir.
Her bir şirket çalışanı için, insan kaynakları müdürü, bir dizi önemli belge içeren bir dosya hazırlar. Bu, 905/2017 Sayılı Hükümet Kararı ile kurulan yasal bir zorunluluktur.
İşveren, bu dosyadaki belgeleri güvenli ve güncel tutma yükümlülüğüne sahiptir. Kanuna göre, çalışanın dosyası işverenin merkezinde fiziksel olarak saklanır. Bu dosya, şirketinizde çalışanın mesleki yaşamında herhangi bir değişikliği doğrulayan belgelerle sürekli güncellenmelidir. Dosya, ITM müfettişlerinin isteği üzerine istediği zaman kullanıma sunulacaktır. Benzer şekilde, çalışanlar bir kopyaya ihtiyaç duyduklarında bu dosyaya erişebilirler.
Dosya, çalışanın şirketinizdeki mesleki yaşamını belgelemektedir. Çalışana ilişkin herhangi bir belge bu dosyaya dahil edilmelidir. Kanun tarafından gereken şekilde hazırlanan bu dosya, aşağıdaki 4 kategoriye özgü belgeleri içermelidir:
- İstihdam için gereken belgeler: kimlik belgelerinin kopyaları, çalışmalar, eğitim veya geliştirme kurslarına katılım belgeleri, iş sağlığı onayı.
- Bireysel iş sözleşmesi, iş teklifi, iş tanımı ve belirlenen kriterlere göre değerlendirme raporu ile birlikte sunulur.
- Bireysel iş sözleşmesinin tamamlanması, yürütülmesi, askıya alınması, değiştirilmesi ve sona erdirilmesi ile ilgili ek hükümler.
- Diğer belgeler: çalışanın izin (tatil veya ücretsiz izin) almak için yaptığı talepler, kişisel indirim vermek için bağımlılar hakkında sorumluluk beyanı.
Çalışanın dosyasındaki tüm belgeler ve bilgiler, kişisel verilerin korunması ile ilgili yasal gerekliliklere uygun olarak korunmalı ve işlenmelidir.
Çalışanın dosyasındaki belgelerin içeriği, günlük durumlarda, çalışanlarla ilgili durumları çözmede de faydalıdır. Örneğin, kimlik kartının bir kopyasıyla adresin onaylanması, çalışana yapılacak herhangi bir yazışmada faydalıdır. Ayrıca, izin veya hastalık izni talepleri, maaş hesaplamalarında önemlidir.