Harcama beyannameleri genellikle sadece muhasebe işleri olarak kabul edilir.
Ancak, şirkette beyannamelerin işlenmesi zorlu bir akışa sahip ise, belirsiz kurallarla dolu kağıt formlar içeriyor veya çalışanlar için birçok baş ağrısı yaratıyorsa, bu bir İK konusu haline gelir.
Eğer morale etki eder ve verimliliği düşürürse, İK için önemlidir. Ve eğer çalışanlar için finansal sorunlara yol açıyorsa, bu kesinlikle bir insan kaynakları sorunudur.
1. Gider raporlarının yönetim süreci
- Çalışanlar için idari işler yaratır
- Çalışanlar için hoş olmayan çalışmalar ve düşük verimlilik gerektirir
- Takımlar arasında gerilim yaratabilir
- Bazı meslektaşlara finansal baskı yaratır
2. Çalışan giderlerinin yönetimini nasıl iyileştirebilirim?
- Tüm paydaşların ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması
- Kağıt deklarasyonların ortadan kaldırılması
- Giderler için cep telefonunun kullanımı
- Diğer süreç iyileştirmeleri
3. Yetersiz iç süreçler İK açısından önemli olmalıdır
Harcama raporları genellikle sadece muhasebe konuları olarak kabul edilir. CFO, işlemi oluşturur ve kuralları belirler; çalışanların bunlara uyması gerekmektedir.
Şirkette işlemlerin akışı zor olduğunda, belirsiz kurallara sahip birçok kağıt form içerdiğinde veya çalışanlar için genel olarak büyük bir baş ağrısı olduğunda, bu bir İK konusu haline gelir.
1.1 Çalışanlar için idari işler yaratır
Bir harcamayı harcama raporlarına eklemek 2 ila 5 dakika arasında sürebilir. Bu süre, her eklenen harcamayla çoğalır. Yöneticinin onayı da 2 ila 5 dakika sürebilir. Harcama raporunun mali uyum kontrolü (yerel politikalar veya mali veya muhasebe kurallarıyla) 10 dakika sürebilir. Tüm sürecin şirket düzeyinde en az 20 dakika harcadığı tahmin edilebilir.
1.2 Çalışanlar için hoş olmayan bir iş ve düşük verimlilik gerektirir
Çalışanlar ve yöneticiler için sıkıcı, yorucu ve sıkıcı bir süreçtir. Finans/muhasebe ekibinden olsa bile, genellikle harcama politikası ve sürecini yaratanlar da bunlardan zevk almazlar. Özellikle kapanış döneminde, hesaplarda tüm makbuzların bulunduğu veya çeşitli hataların düzeltildiği dönemde.
Tüm süreçteki tüm oyuncular için hoş olmayan bir iş olduğu için en yüksek verimlilikle gerçekleştirildiğine inanmak zordur.
1.3 Ekipler arasında gerilimlere neden olabilir
Harcama raporları birden fazla oyuncuyu içerir: başvuru sahibi (çalışan), onaylayan (yönetici) ve işleyici (finans/muhasebe). Harcama raporunun tüm zincirde ilerlemesi için tüm oyuncuların e-postaları veya bazen kağıt formatıyla ihtiyaç duyulur.
Bazı durumlarda politikalar açık değildir veya başvuru sahipleri tarafından yetersiz anlaşılır. Tüm iletişimlerin süreci başarılı bir şekilde tamamlamak için net ve empatik olması gerekmektedir. Ancak genellikle çelişkili tartışmalara ve yanlış anlamalara yol açar.
1.4 Bazı meslektaşlar üzerinde finansal baskıya neden olur
Geçici ve küçük masraflarla ilgilendiğimiz durumlarda, sorun büyük ölçüde hafifletilir. Bu tür harcamaların sık ve yüksek değerde olduğu rollerde (örneğin, neredeyse haftalık seyahat eden çalışanlar), kendi fonlarından masraf yapmak en azından finansal istikrarsızlık hissini yaratabilir. Geri ödenmeyen veya geri ödeme yapılmayan hesaplar uzun süre birikebilir. Bu durumda, çalışanlar üzerinde gerçek finansal baskılar yaşanır.
Özetlemek gerekirse, beyanları yönetme süreci en iyi durumda idari işlerle - üretken olmayan ve etkisiz bir şekilde ek işlerle - stres faktörü yaratabilir. Diğer durumlarda, meslektaşlar arasında gerilim yaratabilir. Bazı durumlarda, çalışanlar üzerinde gerçek finansal baskılara neden olabilir.
İşte, harcama yönetimini iyileştirmenin neden bir İK hedefi olması gerektiği.
Optimal uygulama, tüm paydaşların ihtiyaçlarını dikkate alırken, gider raporlarını dijital formda yapmak ve cep telefonlarını kullanmak gibi bir dizi (iyi) uygulamayı da içerir.
2.1 Tüm paydaşların ihtiyaçlarının dikkate alınması
Adil bir süreç, her bir paydaşın ihtiyaçlarını ele alır.
Başvuru Sahibi (Çalışan) - Harcamalarım / Gider raporları
- Destekleyici belgeleri içe aktar
- Bir gider raporu oluştur ve gönder
- Geri ödeme durumunu takip et
Onaylayıcı (Yönetici) - Ekibimizin Harcamaları / Gider raporları
- Ekibimden gelen yeni bir gider raporu gönderildiğinde uyarı
- Gider raporunu doğrula veya reddet
- Çalışanları sorumlulukları konusunda bilgilendirir
İşlemci (Finans-Muhasebe) - Analiz
- Şirketin gider raporlarını görüntüle
- Belirli bir çalışanın veya çalışan grubunun / ekibinin harcamalarını görüntüle
- Kategorilere göre harcamaları filtrele
2.2 Kağıt tabanlı gider raporlarının ortadan kaldırılması
Çoğu idari sorun, bazı şirketlerin (hala) kağıt tabanlı olmasından kaynaklanır. Ve gerçekten, bunu yapmanın tek nedeni, gider raporlarının her zaman böyle yapılıyor olmasıdır.
Her başvuruda yer alan küçük adımları düşünün:
- Çalışanlar, bir gider raporu şablonu bulmalı, çıktı almalı ve doldurmalıdır.
- Ayrıca, bu belgeleri taramalı ve kağıt fişlerle birlikte göndermeli veya fiziksel olarak kayıt sistemine yerleştirmelidirler. (Uzaktan çalışırken pratik olmayan bir durumdur...).
- Finans daha sonra aynı verileri kendi sistemlerine girmelidir.
- Bir şey yanlış veya eksik olduğunda, tüm süreç tekrarlanır. Ve bilgiler sürekli yanlış veya eksik olur.
Gider raporu hazırlamak oldukça hoş değildir. Ancak bir ayda onlarca veya yüzlerce işlem yapılıyorsa, kağıt ciddi bir engeldir.
Takımların iş yerinde mutlu ve saygı gören hissetmelerine odaklandıysanız, operasyonel iyileştirmeler büyük fark yaratır. Bu nedenle kağıt belgelerin azaltılması bu konuda büyük bir başarıdır. Ve teknoloji bunu kolaylaştırır.
2.3 Giderler için cep telefonu kullanımı
Kağıt tabanlı süreç, dijital bir süreçle kolayca değiştirilebilir. Aynı bilgiler, cep telefonundaki bir yazılım aracılığıyla alındığında ve makbuzlar / destek belgeleri de dahil olmak üzere girilebilir. Daha hızlı ve daha az hata yapılır.
Çalışanlar, fişleri girmek için ayın sonunu beklemek yerine anında girebilirler. Bir satın alma yaptıklarında, bunu uygulamada kaydedip fişinin fotoğrafını çekmek yeterlidir. Ve sonra daha sonra endişe etmelerine gerek kalmaz.
Bu yaklaşım birkaç fayda sunar:
- Bilgilerin doğruluğu daha olasıdır ve uygulama çalışanları süreç boyunca yönlendirir
- Çalışanlar, fişin kaybolmasını veya zarar görmesini engellemek için hemen yüklerler
- Her bir gider girişi biraz zaman alır
- Gider raporu tamamen dijitaldir
Bu şekilde her bir paydaş için idari stresi azaltırsınız. Ve bunun yanında daha verimli bir şirketiniz olur.
2.4 Diğer süreç iyileştirmeleri
Çalışanların yaptığı harcamaların erken geri ödemesi, gerçekleştikten hemen sonra giderlerin tanıtılmasına olanak sağlar. Gider raporları daha sık yapılabilir ve bunlarla birlikte geri ödemeler de daha sık olabilir. Bu, İK'nın, finans ve muhasebe ekibine beklentileri netleştirmesi gereken bir konudur. Ve bu, bu sık sık gerçekleştirilen geri ödemelerin yapılabilmesi için ödeme otomasyonu çözümleri bulması gereken bir konudur.
İK yöneticileri ayrıca, harcamaların mümkün olduğunca az istendiği ve sadece zaman zaman çalışanların parasından yapıldığı çözümleri bulmak için finans-muhasebe ekiplerini teşvik eden katalizör olmalıdır. Bu, şirketin kendi kartlarının daha yaygın kullanımı veya doğrudan şirket tarafından ödenen faturalar gibi şeyleri içerebilir.
Günümüzdeki İK ekiplerinin birçok sorumluluğu vardır. Ancak odak noktası uzaktan çalışma koşullarında, faydalarında, kariyer ilerlemesinde veya sadece insanları zamanında ödemede olsa da, temel misyon aynıdır: takım üyelerini mutlu ve memnun bir şekilde çalışmaya devam ettirmek.
Bu makalenin temel teziyle ilişkilidir: Yetersiz (kötü) süreçler bir İK sorunudur. Eğer moral bozukluğuna neden oluyor ve üretkenliği azaltıyorsa, bu bir insan kaynakları sorunudur. Ve eğer çalışanlar için maddi sorunlar yaratıyorsa, bu kesinlikle bir insan kaynakları sorunudur.