Her projenin gerçek maliyetlerini ve karlılığını bilmek, optimal kararlar almak ve karları artırmak için önemlidir. Proje harcamalarının iyi bir şekilde kaydedilmesi ve dolaylı maliyetlerin projelere entegre edilmesi gerekmektedir. Projelere, proje giderleri ve iç personel maliyetlerinin entegre bir yaklaşımı, projelerin karlılığının izlenmesine olanak sağlar. Fatura entegrasyonu ise projelerin maliyetlerinin kaydedilmesine ve sözleşmelere tekrar faturalandırılmasına olanak tanır.
- Proje giderleri nelerdir?
- Projenin doğrudan ve dolaylı maliyetleri
- Projenin doğrudan giderleri
- Projenin dolaylı giderleri
- Oraroo yaklaşımı
- Oraroo avantajı
Biliyor musunuz, en son projeler arasında, giderlerden sonra en yüksek karı hangi proje sağladı? Her proje sadece gelir yaratmamakla kalmayıp, aynı zamanda genel giderlerin bir kısmını da karşıladığını biliyor muydunuz?
Bir şirketi daha karlı satışlara yönlendirmek ve maliyetli hatalardan kaçınmak istediğinizde, projelerin giderlerinin net ve düzenli bir şekilde kaydedilmesi önemlidir. Her projenin gerçek maliyetlerini ve karlılığını bilmek, en uygun kararları vermek ve karı artırmak için anahtardır.
Proje giderleri, ekibinizin projen üzerinde çalışırken karşılaması gereken tüm giderleri içerir. Örneğin, ekibinizdeki bir mühendirin belirli bir projede yol masrafları.
Ancak her proje ayrıca kira, hizmet giderleri, destek personel maaşları, yazılım abonelikleri, pazarlama maliyetleri ve diğer sürekli giderlerin bir kısmını da karşılamalıdır. Gerçek projelerle ilgili maliyetleri takip ederek bu maliyetleri hesaba katmanız gerekmektedir. Bu şekilde işletmeyi başarılı bir şekilde yönetmeniz için gerekli bilgilere sahip olursunuz.
Müşteriye faturalandırılacak giderlerin takip edildiği bir takip sistemi gerekmektedir.
- Bir proje bütçesinin üzerine çıkmaya başlandığında uyarı vermelidir.
Ayrıca, hangi projelerin en fazla karı getirdiğini bilerek, işinizin potansiyelini maksimize etmek için satış çabalarınıza nasıl odaklanmanız gerektiğini bileceksiniz.
Maliyetler, ilgili harcamanın projeye doğrudan bağlı olup olmadığına göre sınıflandırılır.
2.1 Projenin doğrudan masrafları
Bu, projenin en açık maliyet kategorisidir. Sadece bir proje için yapılırlar.
Örneğin, müşteriyle görüşmek için seyahat etmeniz, özel yazılım satın almanız veya projeyi tamamlamak için dış kaynak kiralamış olmanız gerekebilir.
Bazı doğrudan proje maliyetleri, masraflar olarak müşteriye yansıtılabilirken, diğerleri hizmetin fiyatına dahil edilir.
2.2 Projenin dolaylı masrafları
Projenin doğrudan maliyetleri oldukça açık bir şekilde teşhis edilebilir. Dolaylı maliyetler, belirli bir projeye ilişkili olmayan ancak ödenmesi gereken maliyetlerdir.
Bunlar, bir işletme projeler için fiyatlar belirlerken veya teklifler oluştururken bazen gözardı edilebilir. Bu, karlı olmayan satışlara veya beklenmedik kayıplara yol açabilir.
Dolaylı maliyet örnekleri arasında: kira, faturalar, kırtasiye, destek personelinin maaşları, profesyonel ücretler (muhasebeci, avukat), reklam ve tanıtım, yazılım lisansları vb. bulunur.
Bu maliyetler doğrudan bir projeye bağlı olmasa da, projenin gelirlerinden ödenmek zorundadır.
Eğer işletmeniz aylık ortalama iki projeye sahipse, her bir proje o ay için kendi doğrudan maliyetlerini ve işletmenizin dolaylı maliyetlerinin en az yarısını karşılamalıdır.
Bu maliyetleri projelerin gelirlerinden karşılamak için, onları projenin seviyesinde tahsis etmek ve projelerin satış fiyatında dikkate almak gereklidir.
Operasyonel yönlerin projele entegre edilmiş yaklaşımı, ticari yönlerle birlikte projedeki harcamaların ve sözleşmelerin düzeyinde çok iyi izlenebilirlik sağlar.
Oraroo, projelerin masraflarını tekrar faturalandırmaya olanak tanır. "yeniden faturalandırma" düğmesine basın, tekrar faturalandırılacak masrafları manuel olarak seçin ve faturayı oluşturun.
Bu aşamada, gözden geçirme akışı takip edilir. Oluşturulan fatura, sözleşme detaylarında görüntülenebilir.
Oraroo, diğer detaylarla birlikte elektronik formatta masraf yükleme işlevi sağlar. Kategori, masraf türü, açıklama/motivasyon, değer vb.
Sonraki adım, bir masraf raporundan masraf seçimi yapmak ve iç onay sürecine göndermektir. Bu işlev, şirketin tüm amaçları için masraf rapor akışlarının yönetimi için geçerlidir.
Oraroo'da projeyle ilgili doğrudan masraflar için, masraf raporu düzeyinde (ve gerektiğinde masraf düzeyinde) ilgili masraf raporundaki masrafları nasıl yöneteceğinizi seçebilirsiniz. Proje, müşteri ve hatta ilişkili masraf raporundaki ilgili sözleşmeyi seçebilirsiniz.
Masraflar Oraroo'ya yüklendikten sonra, bunlar bireysel proje düzeyinde görüntülenebilir.
Oraroo, projelerin karlılığındaki dolaylı maliyetleri yansıtmak için her kaynak seviyesinde (çalışan/harici) saatlik bir maliyet kaydetme olanağı sunar. Bu maliyet, harici bir kaynak için ödenen gerçek maliyeti temsil etmektedir. Çalışanlar için maaş maliyetlerinin üzerine şirketin idari masraflarının bir kısmını eklemek alışılmıştır.
Oraroo, bu maliyetlerin ve bunların geçerli olduğu dönemlerin bir geçmişini tutmaya olanak sağlar. Bu, zaman içinde maaşların ve idari maliyetlerin belirli bir dinamizmi bağlamında faydalıdır.
Girilen değerler, çalışma süresine bağlı olarak proje maliyetlerinin hesaplamasına dahil edilir. Doğrudan masraflarla birlikte, bu maliyetler proje düzeyinde toplanır ve projenin karlılığına ilişkin birleşik bir görüş sağlar.
Karlılık hesaplamalarının sonuçları, etkileşimli bir gösterge panelinde diğer projelerle karşılaştırılarak görüntülenebilir.