Projelerle ilgili faturaların, sunduğunuz hizmetler kadar iyi olduğundan emin olmak için, proje faturalandırmasına bir başka hizmet olarak bakın. Entegre dijital iş akışı otomasyonu, proje takibi ve fatura çözümleri, doğru, eksiksiz ve zamanında fatura süreçlerini destekler. Hatalı faturalar işletmeye zarar verir. Doğru, anlaşılır faturalar, müşterilere şirketin mesleğe olan saygısını gösterir.
- "Son İzlenim"
- Fatura öncesinde
- Fatura sırasında
- Fatura gönderildikten sonra
- Faturalandırma müşteriye sunulan bir hizmettir
- The Oraroo yaklaşımı
- The Oraroo avantajı
Profesyonel hizmet firmaları, işletmenin tüm alanlarında güçlü müşteri ilişkilerine dayanır. Bir projenin "son izlenimi" olan fatura aşaması özellikle kritik olabilir. Bu süreç yanlış yönetilirse, bir müşteri hizmet sağlayıcılarına güvenini kaybedebilir ve işlerini başka yere taşıyabilir.
Faturalama sorunları tarafından iş ilişkilerine verilen zarar büyük ölçüde kendiliğinden olur. Bazı şirketler için fatura kesme, oldukça yüzeysel bir eylem olarak görülür. Fatura genellikle fazla dikkat ya da önem verilmez. Gerçekte, faturalar müşterilere ne kadar borçlu olduklarını söylemekten daha fazlasını yapar. Bunlar tedarikçinin genel imajını yansıtır. Hatalı olan dikkatsiz faturalar bir işe zarar verir. Diğer yandan, doğru ve net faturalar müşterilere şirketin profesyonellik değer verdiğini gösterir.
Müşteriye olan saygısını fatura işlemleri yoluyla gösteren şirketler, karşılığında saygı göreceklerine dair bir varsayım oluştururlar.
Uygulamada, bu, tam olarak borçlu olunan miktar için baş ağrısı olmadan zamanında ödenen faturalar anlamına gelebilir.
Fatura hazırlığından önce, sırasında ve sonra bazı en iyi uygulamaları takip ederek, profesyonel hizmetler kuruluşunuz projelerin faturalandırma sürecini iyileştirebilir. Bu şekilde, başka bir saygı seviyesi kazanabilir ve müşteri üzerinde bırakılan "son izlenim"in olumlu olmasını sağlayabilirsiniz.
Bir optimal proje fatura süreci, faturaları düzenlemekten önce başlar ve birkaç temel soruya cevap vermeyle ilgilidir.
Ne zaman fatura kesmeliyim?
Bu soru, projenin temel şartlarına ve proje faturasının ne zaman kesilebileceği konusuna atıfta bulunur. Bu, bir takvim tarihi olabilir veya proje faturasının ne zaman kesilebileceğine dair bir anlaşmaya varmak için kriterler içerebilir. Müşterinin işin bitmesi beklenene kadar fatura kesilmeyeceğini düşündüğü bir projenin ortasında bir fatura kesmek, sadece gergin konuşmalara neden olur. Müşterinin hizmetleriniz için ne zaman fatura beklediğini bilmek önemlidir.
Faturayı kim alacak?
Bir projenin müşteriyle ilgili kişi ve fatura ile ilgili kişi her zaman aynı olmayabilir. Bir faturayı yanlış kişiye yönlendirmek, nakit akışını yavaşlatabilir. Projenin başında "Kim faturayı alır?" sorusunu belirlemek için çaba sarf edin. Bu, müşteri ödemelerini teşvik etmenin ve süreçte uygun olmayan bir figürden kaçınmanın yollarından biridir.
Diğer belgeler gerekiyor mu?
Bazı proje faturaları, destekleyici belgelerle birlikte gönderilmesi gerekebilir. Bunlar sadece makbuzlar veya masraf raporları gibi basit olabilir. Bununla birlikte, projelerin zaman çizelgelerine dayanarak gerçekleştirilen etkinliklerin gerekçelendirilmelerini veya karmaşık teslimatlar için devir-kabul raporlarını da içerebilirler. Yanlış kişiye fatura göndermek kadar, bu kayıtlar olmadan fatura göndermek kuruluşunuzu kötü gösterir. Ve aynı şekilde, ödeme gecikmelerine neden olabilir.
Fatura tasarımı, genellikle her bir profesyonel hizmet sağlayıcısı için bireyselleştirilir. Ancak düzen ne olursa olsun, her proje faturası, müşterinin faturayı etkili bir şekilde anlamasına ve işleme koymasına yardımcı olması için gereken tüm bilgileri içermelidir. Eğer önemli detaylar eksik veya kötü sunulmuşsa, müşteri kafa karışıklığına kapılabilir. Eğer müşterin için zor hale getirdiysen, onları da kızdırabilirsin. Faturanın ödeme listesinin en altına düşmesi sana şaşırtıcı gelmemeli.
Her proje faturası, genellikle faturanın hızlı bir şekilde ödenmesine dönüşen müşteri memnuniyetini teşvik eden aşağıdaki temel unsurları içermelidir:
- Profesyonel Firmanın Üst Bilgisi - Firma adı, posta adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve web sitesi
- Müşteri iletişim bilgileri - Fatura alıcısının adı, adresi ve telefon numarası
- Fatura numarası ve tarihi - Fatura numarası, düzenleme tarihi, ödeme tarihi
- Ayrıntılı liste - Hizmetler/ürünlerin açıklaması, tamamlanma / satın alma tarihi, sağlanan miktar (saat/ürün), birim fiyatı (saat/ürün) ve finansal detaylar (satır toplamları, ara toplamlar, vergiler ve genel toplam)
- Ödeme yöntemi - Tedarikçinin banka hesabı
Kesinlikle, dijital fatura süreci işletmenin harika bir yoludur.
Ancak faturaların zamanında ve doğru kişilere, yani doğru e-posta adreslerine gönderilmesi gerekmektedir.
Ayrıca müşteri tarafından ödemesinin takip edilebilmesi için onları muhasebe sistemine kaydetmek de önemlidir.
Müşterilerinizin şirketin "Son İzlenim"ini iyi bir şekilde almasını sağlamak için, son aşamada tempoyu koruyun. Proje faturalandırmasını, profesyonel hizmetler sağlayan şirketinizin müşterilere sunduğu başka bir hizmet olarak görün. Böylece, projelerle ilgili faturaların, sağladığınız hizmetler kadar iyi olduğundan emin olursunuz. Nakit akışı ve müşterilerdeki gelecekteki projelerin listesi yüksek seviyede kalır.
"Fatura öncesinde" aşaması için, Oraroo size ilgili sözleşmede faturalandırılabilecek hizmetleri görüntülemenizi (örnek: faturalandırma dönemi geçmişte olan hizmetler) ve faturaya dahil edilecek hizmetlerin seçimini yapmanıza olanak tanır.
Fatura düzenleme sürecine başlamadan önce bir önlem, faturaları göndermek için e-posta adresinin varlığını kontrol etmek ve gerektiğinde doğrulamaktır.
Faturalandırma sırasında, çeşitli fatura şablonları/formatları için seçim yapabilirsiniz. Örneğin bazı müşterilere sadece fatura gönderilir.
Diğer müşterilere fatura, ayrıntılarla birlikte gönderilir (örneğin faaliyet raporu).
Aynı zamanda faturalandırma aşamasında, Oraroo müşteri fatura verilerini kontrol etmenize ve hizmetleri gözden geçirmenize olanak sağlar. Fatura satırlarının önizlemesinde, değişikliklere izin verilir (bu değişiklikler ayrıca bir onay akışını takip edebilir).
Faturalandırma süreci tamamlandıktan sonra, fatura e-posta aracılığıyla müşteriye gönderilebilir. Fatura durumu fatura ekranında görüntülenebilir.
Proje operasyonları ile sözleşmeler arasındaki işlevsel entegrasyon, fatura hesaplamasında çalışma saatlerinin ve elde edilen sonuçların doğrudan devralınmasını sağlar. Bu entegrasyon, operasyonel ve ticari takip arasında tam veri sıkılığını garanti eder. Doğru, eksiksiz ve zamanında faturaların sürekli olarak sunulmasını sağlayan temel bir önkoşuldur.
Oraroo'nun e-posta çözümleriyle teknik entegrasyonu, faturaların işlemde doğrulandıktan hemen sonra müşterilere anında iletilmesini sağlar. Bu sürecin otomatikleştirilmesi, fatura ve e-posta adreslerini belirlemek için manuel çabaların ortadan kalkmasını sağlar ve zamanında faturaların gönderilmesi için bir önkoşuldur.
Yaratıcı ve profesyonel hizmet şirketlerinin uzaktan çalışma modeli, iş yönetimi için çözümler gerektirir.
Birçok şirketin üretkenlik kazançları aradığı bir dönemde, bilgileri tek bir bütünsel ve gerçek zamanlı vizyonda merkezileştirerek aşırı tahsis riski ortadan kalkar ve proje yöneticileri proaktif kararlar almada yetkilendirilir.
Aynı uzaktan çalışma bağlamında, çalışanların işle ilgili bilgilere kolay erişimi sağlanmalı ve yüksek düzeyde katılımı sürdürebilmek için hızlı ve dijital yönetim süreçleri sağlanmalıdır.
Yukarıdaki ihtiyaçları karşılamak için, Oraroo profesyonel hizmet şirketlerinin operasyonel ve finansal performansını geliştirmeyi amaçlar ve tek bir sistemde proje yönetimi, kaynak yönetimi, sözleşme fiyatlandırma ve faturalandırma, işçi yönetimi, iş zekası ve mevcut sistemlerin entegrasyonunu birleştirir.
Ücretsiz denemek için Oraroo'yu deneyin! veya Burada demo yapın!