Çalışanlar için, masraf raporlarının işlenme süreci her zaman bilinir veya net değildir. Finans ekipleri sıklıkla yanlış doldurma hatalarıyla gelen beyanlar alır ve onaylama ve işleme süreci manuel çaba gerektirir. Proses katılımcılarının her iki kategorisi için en iyi çözüm otomasyondur. En iyi harcama politikası bile faturaların biraz zahmetli olmasını engelleyemez. Ancak bir uygulama ile süreci başarıyla yönetmek işleri çok daha az acılı hale getirebilir.
- Çalışanların masraf iadelerinin takibinin zorluğu
- Çözüm
- Oraroo ile kolaylaşan masraf raporları
- Oraroo avantajı
Çoğu şirket için zor olan, çalışanların geri ödeme talep edebilecekleri masraf türlerini tanımlamaktan ziyade, bunları kontrol altında tutmaktır. Bunlar genellikle klasik şirket kategorileridir (seyahat masrafları, ulaşım, konaklama, müşteri protokolü vb.) ve çalışanlar genellikle bunları belirlemek için sağduyularını kullanabilir.
Zor kısım - hem çalışanlar hem de şirketin geneli için - bu maliyetlerin kontrol altında tutulmasıdır.
Çalışanlar için
Çalışanlar için birkaç nedenle zordur:
- İşte ödeme yapma şekilleri, özel hayatlarında yaptıkları ödemelerden farklıdır
- Masraflar küçük ve düzensiz olabilir ve bu nedenle unutması kolaydır
- Çalışanların masrafları nasıl rapor etmeleri gerektiğini ve özellikle hangi tür belgelerin gerekliliğini anlamaları gerekir
Genel olarak, en büyük sorun, sürecin her zaman iyi şekilde formalize edilmediği ve iletişim kurulmadığı ve çoğu çalışanın bununla aşina olmamasıdır.
Şirket için
Bu durumda, finans ekibinden bahsediyoruz. Her çalışanın masraf taleplerini ele almak zorundalar.
Onlar için, sorunlar daha etkileyicidir:
- Masraf raporları genellikle eksik ve hatalarla doludur
- Faturalar ayın veya çeyreğin herhangi bir zamanında gelebilir ve çalışanlar hızlı bir şekilde geri ödenmeyi bekler
- Beyannamelerin işlenmesi, hatalar olduğunda daha da sinir bozucu olan manuel veri girişi ile çok çaba gerektirir
Bu zorlukların üstesinden gelmek için değişiklikler yapılmalıdır. Hem çalışanlar hem de finans ekipleri için harcama raporu işlemlerini geliştirmenin en iyi yolu otomasyondur.
Bu yaklaşım, çalışanlara taleplerini yapmalarına yardımcı olacak iyi bir harcama yönetim aracıyla başlar. Bunların çoğu, çalışanları süreç boyunca yönlendiren bir mobil uygulama ile başlar. Eksik bilgi olmamasını sağlamak için zorunlu gereksinimler vardır.
Çalışan sadece makbuzunun fotoğrafını çekebilir. Her ay cüzdanlarını karıştırmak ve her ödemenin ne için olduğunu hatırlamaya çalışmak zorunda değiller. Bu mükemmel bir durumdur.
Ancak bu sistemlerin en büyük faydası finans ekipleri üzerindeki etkisidir. İlk olarak, manuel veri girişi yapma ihtiyacı kalmaz. Çalışan zaten tüm bilgileri doldurmuştur.
Yönetici ve finanstan sorumlu olanlar, çalışanın beyanını hızla kontrol edip ödeme için onaylayabilir (veya reddedebilir). Bu süreç birkaç saniye sürer.
Gelen kutunuzda arama yapma ve ekleri açma ihtiyacı yoktur.
Makbuzlar harcama raporlarına dijital olarak eklenir.
Onaylanan harcama raporları daha sonra ödeme ve muhasebe uygulamalarına kaydedilmek üzere gönderilir.
Manuel süreçlere harcanan saat sayısını düşünmek endişe vericidir. Mevcut süreç rahatsızlık verici olduğu için harcama raporlarının işlenmesi çalışanlara ve finans ekibine zaten değerli zaman kaybettiriyor.
Ne yazık ki, en iyi harcama politikası dahi harcama raporlarının biraz zahmetli olmasını engelleyemez - finans departmanı için büyük bir idari yükken, çalışanlar genellikle geri ödenmeyi beklemek zorunda kalır.
Ancak süreci başarıyla yönetmek, işleri çok daha az acı verici hale getirebilir.
Oraroo'da tüm harcama raporları sürecini yönetmek için özel araçlar oluşturduk. Çalışanlar bir harcama raporu oluşturabilir, yönetici onayı alabilir ve tamamlanan talebi saniyeler içinde mali ekip ile paylaşabilir.
Bir harcama yapıldığında, çalışan cep telefonuyla fotoğrafını çekebilir ve Oraroo'daki "harcamalar galerisi"ne yükleyerek harcama raporuna dahil edebilir.
Bir harcama yapıldığında, çalışan cep telefonuyla fotoğrafını çekebilir ve Oraroo'daki "harcamalar galerisi"ne yükleyerek harcama raporuna dahil edebilir.
İş seyahatinden dönüldüğünde, çalışan uygun harcama raporunu oluşturmayı tercih eder. Oraroo'da bir beyan oluşturabilir ve bunun bir parçası olan harcamaları seçebilir. Ardından harcama raporu onay akışını başlatır.
İş seyahatinden dönüldüğünde, çalışan uygun harcama raporunu oluşturmayı tercih eder. Oraroo'da bir harcama raporu oluşturabilir ve bunun bir parçası olan harcamaları seçebilir. Ardından harcama raporu onay akışını başlatır.
Bir şirkette gider raporlarının işlenmesi ile ilgili genel yönlerin ötesinde, servis şirketlerinde müşterilere (en azından bir kısmına) giderlerin yeniden faturalandırılmasıyla ilgili konular bulunmaktadır.
Projenin operasyonel yönleri ile ticari yönlerinin entegre bir yaklaşımı, projedeki giderlerin ve sözleşme düzeyindeki giderlerin çok iyi izlenebilirliğini sunar.
Oraroo, projeye göre giderlerin yeniden faturalandırılmasına izin verir. "Yeniden Faturalandırma" düğmesine basın, yeniden faturalandırılacak giderleri manuel olarak seçin ve faturayı oluşturun.
Bu aşamadan sonra, inceleme süreci devam eder. Oluşturulan fatura, sözleşme detaylarında görüntülenebilir.