Hiçbir sistem daima mükemmel bir çözüm olmayacaktır. Zamanla, bir çözümün eksiklikleri belirgin hale gelmeye başlar. Bunlar belirginleştiğinde, yeni bir çözümü ciddi şekilde düşünme zamanı gelmiştir. Kuruluşunuzun gereksinimlerini netleştirmek, alternatifleri değerlendirmek, bir çözüm seçmek ve bir uygulama kararı almak zaman ve katılım gerektiren bir süreçtir. Uygulamada, veri değişikliğini ve taşınmasını nasıl yönettiğiniz önemlidir, aynı şekilde uygulama ekibi de önemlidir.
Birçok şirketin muhtemelen belirli bir insan kaynakları sistemine sahip olduğu düşünülebilir. Büyük olasılıkla, temel insan kaynakları süreçlerinin sadece bir kısmını kapsayacaktır.
Kapsamı Dışında Olan Süreçler
Bir sistem tarafından kapsanmayan süreçler için, e-postalar, elektronik tablolar ve anlık mesajlaşma sistemleri aracılığıyla yayılan çeşitli sohbetler kullanılır. Bu şekilde gerçekleştirilen süreçleri kontrol altında tutma çabası büyük, sürekli ve sürekli olduğundan, zamanla ulaşılamaz bir boyuta ulaşır.
Bu durumlarda, uygulama kararı pratik olarak sizin için zaten alınmıştır.
Kapsanan Süreçler
Ancak yazılımı değiştirirken durum farklıdır. Çünkü zaten mevcut bir sistem ve muhtemelen işe yarıyor. Bu yüzden neyin çalışmadığını ve şu anda fırsatların nerede olduğunu öğrenmeniz gerekmektedir.
Zaman içinde özellikle büyüyen şirketlerde ihtiyaçlar değişmektedir. Hiçbir sistem her zaman mükemmel çözüm olmayacaktır. Ve zamanla bir çözümün eksiklikleri ortaya çıkmaya başlar.
Çalışanların sistemleri kullanmaması potansiyel eksikliklerin en bariz işaretlerinden biridir. Bazen sistem çok karmaşık veya zor olabilir, bu nedenle kullanım çabası çok büyük olur ve artık herhangi bir değer katmaz.
Diğer işaretler, gerektiğinde yasal güncellemelerin eksikliği olabilir. Örneğin, GDPR Yönetmeliği, verilerin depolandığı bölge hakkında birçok tartışma getirmiştir. AB dışında barındırılan uygulamalar özel düzenlemeler gerektirir ve çalışanlar verilerinin korunması konusunda çekinceleri olabilir. Verilerin AB içinde depolanması, zorluğu kolayca çözecektir. Bir çözümün olmaması, zorluğu eksikliğe dönüştürür.
Varolan çözümün eksiklikleri açıkça ortaya çıktığı zaman, yeni bir çözümü ciddi şekilde düşünme zamanı gelmiştir.
Gereksinimler
İlk adım, bir sistem yerine başka bir sistemle değiştirmek için kuruluşunuza özgü bir maliyet-fayda analizi yapmaktır.
Bunun için geniş bir gereksinim koleksiyonu gereklidir. Sistem değerlendirme gereksinimlerinin analizi, uygulamadan önceki dönemde hangi gereksinimlerin var olacağının da göz önüne alınması gerekmektedir.
Gereksinimleri önceliklendirmek, "zorunlu" ve "iyi olabilir" olarak adlandırılan gereksinimleri belirlemek de önemlidir. Bu yaklaşımın başarısı için kullanılabilecek bir önceliklendirme çerçevesi olan MoSCoW kullanılmalıdır.
Yalnızca bu noktada, kuruluşunuzun özel durumuna ilişkin olarak belirlenen öncelikli gereksinimlere dayalı olarak mevcut çözümlerin analiz ve değerlendirmesine başlanır.
Gereksinim ve Değerlendirme İçin Zaman Ayırın
Şirketinizin gereksinimlerini netleştirmek, alternatifleri değerlendirmek, bir seçim yapmak ve uygulama kararı almak, bir katılım gerektiren süreçtir. İlk olarak, ele alınan yönler, mevcut çalışma şekline (uygulama öncesinde ve sonrasında) ilişkin olarak örgütsel niteliğe sahiptir. Bu nedenle, gerekli süre hem zaman dilimi olarak hem de kuruluşunuzun önemli kişileri, uygulama/değişiklikle ilgili taraf olan ilgili kişilerin çalışma süresinin bir miktar olarak tahsis edilmelidir.
Değerlendirme İçinde "Kişiselleştirme"
Sistemlerin değerlendirilmesinde sıkça kişiselleştirme konusu tartışılır - bir işlevin veri setini veya varsayılan davranışını değiştirmek.
Bu bir tuzağa dönüşebilir! Kişiselleştirme esnekliği, uygulamanın karmaşıklığını artırır ve başlangıç yapılandırmalarını gerçekleştirmek ve zamanla sürdürmek ve geliştirmek için o sisteme ileri düzeyde eğitimli kişilere ihtiyaç duyulur.
Bazı kuruluşlar bu uzman kaynakların maliyetini karşılayabilir ve olgun bir işletim modeline ve kültüre sahiptir. Bu kuruluşlar günlük faaliyetlerinin bir parçası olarak süreçleri yönetmeye ve iyileştirmeye alışkındır. Bu durumda kişiselleştirmenin karmaşıklığı yönetilir ve esneklik avantajına dönüşür. Bu durumda sistem kuruluşun çalışma şekline adapte olabilme yeteneğine sahip olması mantıklıdır.
Ancak küçük ölçekli kuruluşlara, yolun başındaki veya hızla büyüyenlere kişiselleştirmeye çok fazla önem vermelerini önermeyiz. Henüz optimal işletim modeline ulaşmamışlardır, ani ve bazen daha radikal değişikliklere tabidirler, süreçleri ölçmeye ve ardışık şekilde geliştirmeye alışık değillerdir, kaynakları sınırlıdır. Bu bağlamda, platformların işlevlerine zaten yerleştirilmiş olan süreçlerden gelen verimlilikten daha çok fayda sağlarlar ve çabalarını ve kaynaklarını işin büyümesine ve adaptasyonuna odaklarlar (destek fonksiyonlarının ince optimizasyonuna değil). Burada kuruluşun sistem tarafından belirlenen şekle uyması daha mantıklıdır.
İkinci bağlamda, seçilen sistem sağlayıcısının gelecekteki gelişmeler için bir ortaklık rolü üstlenmesi faydalı olacaktır. Olgunlaşan bir işletim modelinden kaynaklanan potansiyel yeni gereksinimlerin kristalleşmesiyle, kuruluşunuzun isteği, bunları iyi uygulama süreçlerine dahil etmek ve ardından platform üzerinden bunları sunmaktır. Böyle bir ortaklıkla her iki taraf da kazanır ve kuruluşunuzun sistemle birlikte yeni gereksinimlerle evrim garantisi altına alınmış olur.
Uygulama ekibi
Bir çözüm seçmekle birlikte, onu üretime koymak ayrı bir şeydir. Tedarikçinin uygulama ekibinin yardımı, uygulamanın başarısı ve hızı için ana unsurdur. Küçük bir şirket için uygulama süresi 2-3 hafta olabilir. Orta veya büyük bir şirket için uygulama süresi ise 6-8 haftaya kadar çıkabilir.
Veri göçü
Uygulama projesinin temel noktası veri göçüdür. Ve bu alanda çok fazla uygulama süresi harcanır.
En yaygın sorunlar kaynak verinin kalitesidir - veri eksik veya doğru değildir. Bunlar, kaynak sistemlerde veya şu ana kadar sürdürülen elektronik tablolarda tekrarlanan güncellemeler ve yeniden güncellemeler gerektirir.
Başka bir sorun, doğru veri göçünün yeni hedef sisteminde doğrulanmasıdır. Veri kümesi, nesnel bir doğrulamanın imkanlarını aştığında, otomatizasyonu içeren bir sistemli doğrulama yaklaşımı elde etmek gereklidir. Örneğin, eksiksizlik - tüm giriş verileri yüklenmiştir. Başka bir örnek, kalite - kaynak sistemler ve hedef sistemi arasında sonuçların setler üzerinde toplamlar yapma ve sonuçlar arasında karşılaştırmalar yapma ve/veya örnekleme doğrulaması yapma.
Yetenekli ve deneyimli bir uygulama ekibi, veri göçünü ve doğrulamasını tasarlayacak ve organizasyonunuzun özel durumuna (organizasyon sistemlerinden veri almak, organizasyon sistemlerindeki alanların yeni yazılımda anlam karşılığı oluşturmak vb.) özelleştirecektir.
Değişim yönetimi
Organizasyonunuzun boyutundan bağımsız olarak, bir bilgi sistemini uygulamak aslında bir süreç değişikliğidir ve BT uygulama altyapısı tarafından desteklenen bir dijital dönüşümdür. Bir değişiklik olduğu için yönetilmelidir. Değişimden sorumlu bir kişi belirlenmeli ve yetkilendirilmeli ve bu değişimin sahibi gibi hareket etmelidir. Avantajları iletişim kurarak, organizasyonunuz için optimum süreçlerin tasarlanmasını ve uygulanmasını kolaylaştırarak, dirençle mücadele ederek bu rolü yönetmenin ana unsurlarıdır.
Başlangıçta tanımlanan gereksinimler için öncelik hiyerarşisini yakından takip etmek ve sürdürmek için, değişimden sorumlu kişi geri döngü yapmak zorundadır.
Sistem uygulaması bir BT veya İK projesi değildir. Tüm organizasyonun yararına yöneliktir.