İşletmeniz büyüdükçe, iş için seyahat etmesi gereken çalışanlarınız mutlaka olacaktır. Müşteri görüşmeleri, konferanslar veya eğitimler olsun, iş seyahatleri şirketiniz için önemli bir maliyet olabilir. Neyse ki, çalışan giderlerini kontrol etmenin ve iş seyahatlerini daha etkili hale getirmenin yolları vardır.
İşte birkaç ipucu:
1. Bir seyahat ve gider politikası belirleyin
Çalışan giderlerini kontrol etmenin en iyi yollarından biri, bir seyahat ve gider politikası belirlemektir. Politikanız, uçak bileti, konaklama, yemekler ve diğer masraflar için yönergeler içermelidir.
Oraroo, böyle politikaları uygulamanızı sağlar ve seyahatlerin ve harcamaların organize edilmesi ve onaylanması için esnek iş akışları sağlar.
2. Bir seyahat acentesinin hizmetlerinden yararlanın
Çalışanlarınızın sık sık seyahat etmesi gerekiyorsa, içeride seyahatleri düzenlemek için bir kişiye görevlendirmeyi veya kurumsal bir seyahat acentesinin hizmetlerini kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu, otel, havayolu ve araç kiralama şirketleriyle indirimler için pazarlık yapmanıza olanak sağlar. Şirketteki tüm seyahatleri düzenleyen bir kişi veya acente, kendi araca binebilme, daha avantajlı bir havaalanına uçma veya daha ucuz bir uçuş elde etmek için ek bir gece konaklama gibi tasarruf fırsatlarını da fark edebilir.
Oraroo, bir kişinin veya acentenin dahil edilebileceği iç onay iş akışlarına izin verir, seyahatleri düzenlemek ve iş akışında yer alan tüm taraflara hızlı ve güvenilir cevaplar sunar. Bu sayede yöneticiler, seyahatin sadece gerektiği zaman, şirket politikalarına uygun olarak onaylanan bütçeyle gerçekleşeceğinden emin olabilir.
3. Teknolojiden faydalanın
Tasarruf etmenize ve zaman kazanmanıza yardımcı olacak birçok harika seyahat uygulaması ve web sitesi vardır. Bununla birlikte, yöneticiler, iç seyahat politikalarının takip edildiğinden ve bütçelerin aşılmadığından emin olmak istemektedir. Ayrıca, ofise döndüklerinde, çalışanların seyahat ilk düzenlendiğinde zaten onaylanmış olan kalemler için ayrıntılı açıklamalar içeren masraf raporları hazırlamak için zaman harcamak istemezler.
Oraroo, onaylanmış Bir Seyahat Talebinden sonraki Masraf Raporuna veri akışını sorunsuz sağlar. Tüm ek masraflar o sırada kaydedilebilir ve çalışanlar cep telefonlarının kamerasını kullanarak hızlı bir şekilde masrafların fotoğraflarını çekebilir ve gerekli açıklamaları daha sonra sağlayabilir. Bu esnada, makbuz veya fatura bilgileri, otomatik bir metin-görüntü tanıma (OCR) süreci kullanarak masraf raporlarına otomatik olarak ön tanımlanmış şekilde girilebilir.
İş Seyyahliği
İş seyahatlerinin maliyetleri kontrol altında tutularak hızlı bir şekilde düzenlenmesi için birçok unsarın hizalanması gerekmektedir. Bu puzzle'ın en önemli parçalarından biri, açık ve öz bir onay sürecine sahip olmaktır.
İyi tanımlanmış bir onay süreci olmadan, kimin neyi imzalaması gerektiğini ve ne zaman yapılması gerektiğini takip etmek zor olabilir. Bu, seyahat planlarınızda maliyetli gecikmelere ve aksaklıklara neden olabilir.
Oraroo'da iş seyahati onay süreci aşağıdaki adımları içermektedir:
1. Çalışan, seyahat talebini, tarihler, varış noktası ve seyahatin amacı gibi tüm ilgili detaylarla birlikte gönderir.
2. Müdür, bu talebin fırsatını gözden geçirir ve onaylar veya reddeder. Bu adımda, şirket politikaları ve bütçe kısıtlamaları dahilinde bir maliyet sınırı belirlenir.
3. Talep onaylandığı takdirde, seyahat organizatörü seyahati düzenler ve başlangıç çalışanına maliyet kısıtlamalarını dikkate alarak bir veya birkaç seçenek sunar.
4. Çalışan, uygun seçeneği kabul eder veya seçerken, buna ilişkin maliyet sınırlamasının üzerinde olan durumlar için yöneticiden bütçe yeniden onayı gerekebilir.
5. Seyahat organizatörü, seçilen seçenek için ulaşım ve konaklama rezervasyonunu gerçekleştirir.
6. Seyahat sırasında, çalışan, makbuz ve faturaları toplar ve fotoğraflarını kendi mobil telefonuyla Oraroo'ya kaydeder.
Büyük Kuruluşlar için, böyle bir iş akışı, organizasyonun ihtiyaçlarına uyacak şekilde özelleştirilebilir. Örneğin, müdür, bir proje yöneticisinin fikrini almak isteyebilir veya üst düzey bir yöneticiden veya yönetim kurulundan onay almak isteyebilir. Bunun yanı sıra, Oraroo, bu sürecin sonunda Fatura Raporu başlatarak, seyahat organizatörü tarafından yönetilen faturaların veya makbuzların muhasebe amaçlı olarak eklenmesini otomatik olarak yapabilir.
Oraroo'da seyahat talebini başlatan çalışan, kendi seyahatini (uçak bileti, otel, ulaşım, vb. rezervasyonu) organize etme seçeneğine sahiptir veya seyahat yöneticileri tarafından seyahat düzenlenmesini isteyebilir.
- Çalışanın iş seyahatini kendisi organize etmesi durumunda : talebi sadece yönetici onaylar, seyahat yöneticileri herhangi bir düzenleme işlemine dahil olmaz.
- Çalışanın iş seyahatini kendisi organize etmemesi durumunda : talebi yönetici onaylar ve daha sonra seyahat yöneticileri, maliyet kısıtları dikkate alınarak seyahati düzenlemek ve çalışana bir veya daha fazla seçenek önermek üzere bildirim alır.
Çalışanın kendi seyahatini organize etmediği bir durumda, talebin başlatılması, Benim Takvim Ekranı'ndan mümkündür. Çalışan, takvimden "+" düğmesine basar veya başlangıç tarihini ve bitiş tarihini seçer, ardından başlatmak istediği talep türünü "İş Seyahat Talebi" olarak seçer. Daha sonra aşağıdaki bilgileri tamamlamak gerekecektir:
- Bir görevin kısa açıklaması;
- Seyahatin amacı: amaçlar seyahat yöneticileri tarafından önceden tanımlanmış olup, çalışanın açılır listeden bir seçenek seçmesi gerekmektedir (örn: Müşteri Ziyareti, Konferans, Eğitim, vb.);
- Hedef adres;
- Seyahat süresi: hareket ve varış tarihi;
- Seyahat Sipariş Numarası (isteğe bağlı): çalışan tarafından alanın yanındaki büyüteç düğmesine tıklanarak oluşturulur.
Yukarıdaki bilgileri tamamladıktan sonra, çalışan onay talebini doğrudan yöneticiye ileterek talebin uygunluğunu analiz eder ve onaylar veya reddeder.
Şirket için bir iş seyahati onay sürecine sahip olmak önemlidir, çünkü şirketin bütçelerini ve bunların nasıl kullanıldığını takip etmeye yardımcı olur;
- çalışanlarınızın yakın gelecekte çeşitli şirket projelerinde veya etkinliklerinde ne kadar uygun olduklarını bilmek;
Çalışanlar, Oraroo platformunu kullanarak nerede olurlarsa olsunlar, iş seyahati için uzaktan onay talebinde bulunabilirler.
Örneğin, Justin, Bükreş'te çalışıyor, bir müşterinin yerinde bir eğitime destek vermek için farklı bir şehirde bir eğitimci. İş seyahat talebini Oraroo'da, Takvimim bölümünden başlatır, seyahat detaylarını doldurur ve daha sonra yöneticisi, talebi onaylama veya reddetme görevi alır. Yönetici onaylarsa, kullanılabilecek bir bütçe temelinde bir seyahat planı ve programı düzenlemek üzere Seyahat Yöneticisi bir görev alır. Plan hazır olduğunda, çalışana sunulacaktır. Çalışan kabul ederse, Seyahat Yöneticisi gerekli hazırlıkları tamamlayacaktır. Aksi takdirde, planı reddedebilir ve seyahati için farklı bir plan talep edebilir.
Çalışanlar, her zaman takvimim bölümünde seyahat taleplerinin durumunu kontrol edebilirler.
Harcama Raporları
İşiniz büyüdükçe, çalışanlarınızın masrafları da artar. Çalışanların masraflarını yönetmek zaman alıcı ve sinir bozucu olabilir, ancak işinizin sorunsuz bir şekilde devam etmesi için önemli bir parçadır.
Çalışanların masraflarını yönetmek için bazı ipuçları şunlardır:
1. Geri ödeme için hangi masrafların uygun olduğunu belirleyin.
Çalışanlarınızın geri ödeme için hangi masrafların uygun olduğunu bilmesini sağlayın. Bu, harcamalarını takip etmelerine yardımcı olacak ve uygun olmayan masrafların gönderilmesini önleyecektir. Ayrıca, geri ödeme için hangi fişlerin gerektiği konusunda net bir politikanız olmalıdır.
2. Harcama raporlama yazılımı olarak Oraroo'yu kullanın.
Entegre edilmiş harcama raporlama yazılımı olan Oraroo, size birçok zaman ve baş ağrısı tasarrufu sağlayabilir. Harcamaları takip etmenize, harcamalar raporu oluşturmanıza ve geri ödeme sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.
3. Masrafları düzenli olarak gözden geçirin.
Çalışanlarınızın masraflarını yıl sonuna kadar beklemeyin. Masrafları düzenli olarak gözden geçirerek düzensizlikleri tespit edebilirsiniz. Bu, sahtekarlığı önlemenize ve hataları erken yakalamanıza yardımcı olacaktır.
4. Harcama sınırlamaları uygulayın.
Çalışanların harcamalarını kontrol etmenin bir yolu, harcama sınırlamaları getirmektir. Bu, çalışanların iş masraflarında aşırı harcamalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir. 5. Çalışanlara rehberlik sunun. Masrafları yönetme konusunda yenilikçi olan çalışanlarınız varsa, onlara rehberlik sunun. Harcamalarını nasıl takip edeceklerini ve geri ödeme için masraflarını nasıl göndereceklerini öğretin. Bu ipuçlarını takip ederek, çalışanların masraflarını yönetme sürecini kolaylaştırabilirsiniz. Bu, size zaman ve para kazandıracak ve işinizi sorunsuz bir şekilde devam ettirmenize yardımcı olacaktır.
5. Çalışanlara rehberlik sağlayın.
Harcamaları yönetme konusunda yenilikçi olan çalışanlarınız varsa, onlara rehberlik sağlayın. Harcamalarını nasıl takip edeceklerini ve geri ödeme için masraflarını nasıl göndereceklerini öğretin. Bu ipuçlarını takip ederek, çalışanların masraflarını yönetme sürecini basitleştirebilirsiniz. Bu, size zaman ve para kazandıracak ve işinizi sorunsuz bir şekilde devam ettirmenize yardımcı olacaktır.
Çalışanlar artık gider belgelerini kendi Oraroo hesaplarına e-posta ile gönderebilirler. Belgelerin gönderildiği e-posta adresi, her bir şirket için yapılandırılmıştır.
Oraroo'da tanımlanan bir e-posta adresi olan bir çalışan, o e-posta adresinden şirket için yapılandırılmış olan e-posta adresine dosya ekli bir e-posta gönderebilir. Aktarılan dosyaların sayısına bağlı olarak, giderler Benim Giderlerim - Bildirilmeyen Giderler bölümüne eklenir.
- Her bir e-postaya eklenen her bir dosya için bir gider oluşturulacak;
- Bu e-posta ile gönderilebilecek dosya türleri: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .docx, .tsx.
- Eğer pdf dosyalarında birden fazla sayfa varsa, her sayfa için bir gider oluşturulacak;
Çalışanlar bu giderlere erişebilir ve ödemeleri açıklamak için bilgi veya diğer ekler ekleyebilir veya düzenleyebilirler. Daha sonra bu giderler gider raporlarına eklenebilir.
Şirketin amacı için veya yararlar olarak kabul edilen harcamalar yapıldığında, çalışanlar/hizmet ortakları harcama raporları hazırlar.
Harcama raporlarını başlatmadan önce, harcamalar yüklenmeli ve detaylandırılmalıdır. Oraroo ile çalışanlar/hizmet ortakları, daha sonra yöneticilere ve harcama yöneticilerine onay için gönderilecek olan harcama raporlarında yer alacak olan harcamalarını yönetebilirler.
Her çalışan/hizmet ortağının ayrı bir harcama yönetimi bölümü olan Benim Harcamalarım adında bir bölümü bulunmaktadır. Bu bölüm 2 bölüme ayrılmıştır:
- Bildirilmemiş Harcamalar : yüklenmiş ancak henüz herhangi bir harcama raporuna dahil edilmemiş harcamalar;
- Benim Harcama Raporlarım : onay için gönderilmiş, onaylanmış veya taslak durumunda olan harcama beyanları.
Çalışan/hizmet ortağı, Benim Harcamalarım bölümüne erişir ve harcamalarla ilgili belgeleri aşağıdaki yöntemleri kullanarak yükler:
Harcamalar, bilgisayardan veya hemen yapıldıktan sonra cep telefonumla fotoğraf çekerek yüklenebilir. Ve ofise geri döndüğümde, Oraroo'nun arkaplanda yaptığı OCR metin çıkarımının sonuçlarını kontrol edebilirim.
- Harcamalar bilgisayardan yüklenir: yeni bir harcamayı eklemek için "+" düğmesini tıklayın (birkaç bilgisayar eki seçilirse, bunlar aynı harcamaya ait olacak - örnek: Bir Fatura ve bu Fatura ile ilgili bir makbuz seçersek, her iki belge de aynı harcamaya ait olacak ve aslında aynı ödeme ile ilgili olacak);
- Oraroo cep telefonundan kullanılıyorsa, kullanıcılar hemen yerinde makbuzun fotoğrafını çekebilir. Bu durumda da aynı kural geçerli olur, birkaç bilgisayar eki seçilirse, bunlar aynı harcamaya ait olacak;
- Eğer çalışan/hizmet ortağının Oraroo'da tanımlanmış bir e-posta adresi varsa, o adresten diğer dahili olarak tanımlanmış bir e-posta adresine eklerle birlikte bir e-posta gönderebilir ve e-postadaki her bir mevcut ekiye bir harcama Benim Harcamalarımda oluşturulur.
Daha sonra, her bir harcama herhangi bir harcama raporuna dahil edilmeden önce detaylandırılır.
Her şirket, Oraroo'da kendi Kategori ve Harcama Türü kataloğunu ayarlayabilir. Katalog, çalışanlar tarafından yapılan harcamaların sınıflandırmasında kullanılabilir. Bu sayede şirket, kaydedilen harcamaların en sık yapılan türlerini analiz edebilir veya bilgileri diğer raporlar veya dahili olarak kullanılan yazılımlar için içe aktarım için kullanabilir.
- Harcama Kategorileri - harcamaların yapılma amacına göre sınıflandırma. Örnek: Seyahat, İdari Harcamalar, Diğer Avantajlar, Müşteri Geri Ödenebilir Harcamaları, vb.
- Harcama Türleri - her harcama türü bir harcama kategorisine karşılık gelir (ör: harcama türü : Ulaşım - harcama kategorisi : Seyahat, harcama türü : Mesleki eğitim kursları - harcama kategorisi : Diğer Faydalar vb.)
Çalışanlar belgeleri Kendi Harcamalarım bölümüne yükleyecek ve Oraroo'daki önceden tanımlanmış alanlara dayanarak her bir harcamayı açıklayacaklar. Bir harcamanın düzenleme ekranı 4 bölüme ayrılmıştır:
- Temel bilgiler : Harcama Kimlik Bilgisi, Açıklama, Harcama tarihi, Harcama Kategorisi ve Türü, Toplam Değer, Para Birimi ve KDV Değeri;
- Diğer ek harcama bilgileri : Çalışanın Payı, Şirketin Payı, Döviz Kuru, Ödeme Süresi, Tedarikçi, İlgili İş Seyahati;
- Müşterilere, Projelere ve Sözleşmelere İlişkin Diğer Ek Bilgiler : harcama, Oraroo'da mevcut olan belirli bir Müşteri, Proje veya Sözleşme ile ilişkilendirilebilir. Aynı zamanda harcamanın Müşteriye Geri Ödenebilir mi yoksa Müşteri Tarafından Kapatılması gerektiği belirlenebilir (duruma bağlı olarak isteğe bağlı adım);
- Ekler : harcamanın kanıtı olarak yüklenen belgeler ve bunların türü. Aynı ödemeyi yansıtan birkaç ek ekleyebilir (örnek: Euro para biriminde fatura, çalışanın kredi kartı ile ödenen ve ödemenin yapıldığı döviz kuru Banka Hesap Ekstresi).
Bu bilgi setini tamamladıktan sonra, harcama diğer harcamalarla birlikte bir harcama raporuna dahil edilebilir ve onay için gönderilebilir.
Bir giderin detaylandırılması sırasında, ödemeyi kanıtlayan belgelerin türlerini belirtmek gerekir. Oraroo'da mali veya mali olmayan belge türlerinin bir kataloğu ayarlanabilir. Sonrasında, çalışanlar giderle ilişkili her belge için belge türünü belirleyebilir.
Vergi faturaları, fişler, vergi makbuzları mali belge olarak kabul edilirken, hesap ekstreleri, ödeme emirleri mali olmayan belgelerdir. Bunlar sadece belge türlerine örneklerdir, şirket iç prosedürlere bağlı olarak kendi listesini belirleyebilir.
Oraroo'ya eklenen bir masraf, birden fazla ek ekleyebilir. Örnek: EUR para birimiyle kredi kartımla ödeme yaptım, ancak paramı RON para biriminde geri almak istiyorum. Harcadığım para miktarını ve kullanılan döviz kuru bilgisini kanıtlamak için Fatura ve banka dekontunu (2 ek) ekleyebilirim.
Yüklenen her ek için belge türü aşağıdaki gibi belirlenir:
- Masraf Düzenleme Ekranı - Ekler bölümünden: her ek için bir belge türü, açılır listeden seçilebilir - kalın harflerle yazılan belge türleri mali belgeleri, normal harflerle yazılan belge türleri mali olmayan belgeleri temsil eder;
- Ek temsil eden resmin üstünde, sol tarafta, belge türlerine ait bir açılır liste bulunur ve buradan bir belge türü seçilebilir - kalın harflerle yazılan belge türleri mali belgeleri, normal harflerle yazılan belge türleri mali olmayan belgeleri temsil eder;
Çalışanlar ve finans takımları için tam bir masraf raporu onay sürecini yönetmek için özel araçlar bulunmaktadır. Oraroo'da, çalışanlar masraf raporu oluşturur, yönetici onayını alır ve başvuruyu tamamlar ve birkaç saniye içinde finans ekibine gönderir.
Bir veya daha fazla masraf yapıldıktan sonra, çalışan bu masraflarla ilgili belgeleri yükler ve gerekli bilgileri doldurur. Sonraki adımlar, masraf raporuna dahil edilecek masrafları seçmek, masraf raporu oluşturmak ve onay sürecini başlatmaktır.
Masraf raporu önce çalışanın doğrudan yöneticisine ulaşır. Yönetici, görevler listesindeki masraf raporu onay talebini görür ve onaylarını belirler. Aynı zamanda, masraf raporunu ve tüm ilişkili masrafları görüntüleyebilir.
Yöneticinin onayı gerçekleştirdikten sonra finans ekibi bilgilendirilir. Ekip, eklenen belgeleri kontrol edebilir ve masraf raporunun muhasebeye kaydedilip ödenip ödenmeyeceğine karar verebilir. Eğer masraf raporu reddedilirse, başlatıcısı bir düzeltme bildirimi alacak ve düzelttikten sonra doğru versiyonunu geri gönderecektir.