Uzaktan veya karma iş modelleri ve esnek çalışma saatleri bağlamında, "çalışmada" ne anlama geldiğinin hem şirket hem de çalışan için net bir tanımının olması önemlidir.
Takım üyeleri ve yöneticiler, meslektaşlarının ne zaman çalışabileceğini, ofiste, evde veya müşteri yerlerinde çalışıp çalışmadıklarını ve işlerinin aslında ne zaman başladığını ve bittiğini önceden bilmek istemektedir.
Çalışanlar, iş programlarını düzgün bir şekilde dengelemek, profesyonel ve kişisel hayatı arasında net bir ayrım oluşturmak ve bu konuda daha fazla esneklik sahibi olmak istemektedir.
İş Yeri Varlığı
Çalışma şeklimiz değişiyor. Daha fazla insan uzaktan veya evden çalıştığı için, geleneksel ofis ortamı daha az yaygın hale geliyor. Birçok insan için bu olumlu bir değişiklik - iş yaşamlarında daha fazla esneklik ve özgürlük sağlıyor. Ancak, bazı dezavantajları da var, bazı insanlar ofisteyken bazıları değilken hibrit bir ortamda çalışmak.
Hibrit bir ortamda çalışmanın en büyük zorluklarından biri varlık duygusunu korumaktır. Ofiste olduğunuzda, kimin orada olduğunu ve kimin olmadığını görmek kolaydır. Ancak insanlar evden veya farklı yerlerden çalıştığında, kimin uygun olduğunu ve kimin olmadığını bilmek daha zor olabilir. Bu, projeler üzerinde işbirliği yapmayı veya sadece bir konuşma yapmayı zorlaştırabilir.
Oraroo, kullanıcılarının "işte" varlıklarını belirtmelerine (başlangıç, ara, bitiş) izin vererek ve ayrıca çevrimiçi erişim kontrol sistemleriyle entegre olabilme yeteneği sayesinde bunların tümünü çözüyor. Bu, meslektaşlarının veya yöneticilerinin "işte" olup olmadıklarını, "işte" gerçekte ne anlama geldiğinden bağımsız olarak bilebilmelerini sağlar.
Uzaktan çalışma koşullarında esnek saatler altında, çalışanların gerçek çalışma planının başlangıç ve bitişini, ayrıca alınan araları bildirmeleri önerilir.
Oraroo'da, bu gerçek çalışma durumunu kaydetmek için hızlı ve sezgisel bir yöntem (başlatma düğmesi, duraklatma, durdurma) uyguladık. Bu şekilde, birlikte çalışılan takım yöneticisi ve ekip, bir meslekî tartışma için aynı ekibe ulaşılıp ulaşılamayacağını veya kişisel zamanında olup olunmadığını "Benim Takvimim" ekranında hızlıca öğrenebilir.
Kuruluşlar güvenliği ve güvenliği artırmayı, aynı zamanda maliyetleri azaltmayı hedeflerken, otomatik erişim sistemlerine dönüşmektedirler. Bu sistemler, bu hedeflere ulaşmalarına yardımcı olabilecek değerli varlık verileri sağlayabilir. . Bu sistemler ayrıca ek araştırmalar için yönetim tarafından bildirilen zaman cetvelleri, fazla mesailer vb. ile karşılaştırılmak üzere Oraroo'ya yüklenen böyle bir verinin standart İçe Aktarım özelliği kullanılarak yüklenebileceğini, Kolezyum Planı'nın bir parçası olarak, böyle bir verinin Oraroo'ya yakın gerçek zamanlı olarak ulaşabileceği şekilde otomatikleştirilebileceğini belirtmek önemlidir. Aynı zamanda, meslektaşlara varlık ve hemen işbirliği fırsatları sunarak, Oraroo'ya yakın gerçek zamanlı olarak ulaşabileceği şekilde otomatikleştirilebileceğini belirtmek önemlidir.
Çalışma Yeri
Modern iş yerleri konumla sınırlı olmadığından daha esnek bir çalışma alanıdır. Teknoloji gelişmeleri sayesinde, daha çok işçi uzaktan çalışabilmektedir evden yararlanarak, bir kahve dükkanından ya da bir çalışma alanından.
Esnek bir çalışma ortamına sahip olmanın birçok faydası vardır. Çalışanlar için daha iyi bir iş-yaşam dengesi, daha büyük bağımsızlık ve özgürlük, dünyanın herhangi bir yerinden çalışma olanağı anlamına gelebilir. İşverenler için ise daha düşük maliyetler, artan üretkenlik ve en iyi yetenekleri çekme imkanı anlamına gelebilir. Daha fazla şirket esnek çalışma ortamlarını benimsedikçe, bu çalışmanın geleceği olduğu açıktır.
Oraroo'da, geleneksel ofis alanlarının yanı sıra, bir çalışma yeri adresi olan herhangi başka bir yerdir. Bu, sizin kendi eviniz, bir ortağın, arkadaşınızın veya akrabanızın evi, bir ortak çalışma alanı, hatta bir projede bunun gerektiği durumlarda müşterinin ofisi de dahil olabilir.
Şirket politikası bazı çalışma yerlerinin sadece birinin onayıyla kullanılmasını gerektirebilir. Örneğin ofisten çalışmanın norm olduğu bazı durumlar vardır, evden çalışma sadece üstün tarafından onaylanırsa mümkün olabilir. Bununla birlikte, bazı durumlarda şirket ofisleri küçük olabilir ve kullanımları masa rezervasyonlarına tabi olabilir.
Tüm bu durumlar, Oraroo tarafından tam olarak desteklenmektedir.
Çalışanların çalışma yeri işverenin işyerinde, müşterilerin işyerinde veya evde (uzaktan çalışma) olabilir.
Yönetici, özel ihtiyaçlara göre işyerini planlayabilir:
- müşterinin yerinde uygun olduğunda;
- şirket ofislerinden birinde, kapasitelerini dikkate alarak (esnek masa veya rezerve masa modunda);
- çalışanın beyan edilen ev adresine dayanarak evde.
Ayrıca, çalışanlar kendileri de işyeri planlamasında değişiklik isteyebilir ve şirketler bu gibi eylemlerin astlarının onayına tabi olup olmadığına karar verebilir.
Şirketinizde çalışanların evden çalışma taleplerini elektronik olarak yapabilecekleri bir prosedür, birçok faydası bulunmaktadır. Bu, İnsan Kaynakları ekibinin "Evden Çalışma" taleplerini daha kolay ve hızlı bir şekilde işlemesine yardımcı olacak ve ofiste kimin olduğu, müşterinin ofisinde çalışanların veya evden çalışanların her zaman güncel kanıtlarını bulunmasını sağlayacaktır. Çalışanlar ve yöneticiler de bu süreçteki şeffaflık ve kolaylığı takdir edeceklerdir.
Oraroo, böyle bir prosedürü basitleştirmek için şirketlere yardımcı olur. Evden çalışma talebi başlatmak için çalışanlar aşağıdaki adımları takip eder:
- Kendi takvim bölümüne erişin;
- "+" düğmesine tıklayın veya takvimden doğrudan istenen dönemi seçin;
- "Çalışma Yeri Planlama" talep türünü seçin;
- Eğer çalışanların birden fazla ev adresi varsa (ör. bir çalışanın ikametgahı Buzău'da olabilir, ancak Bükreş'te kiralık bir yerde yaşıyor olabilir. Bazen her iki şehirden de çalışabilir). Çalışanlar evden çalışabilecekleri ev adreslerini İnsan Kaynakları ekibinin belirlediği bir liste üzerinden seçebilirler, duruma göre her çalışan için belirlenen liste evlerinden çalışabilecekleri ev adreslerini içermektedir;
- Onay için talebi gönderin.
Evden çalışma talepleri genellikle doğrudan yöneticiler tarafından onaylanır, ancak karar vermekte ikinci bir görüşe ihtiyaç duyarlarsa, diğer bir takım üyesinden, proje üyesinden vb. ek bir onay isteyebilirler.
Çalışanlara Mesajlar
Bir takım oluşturup sürdürmek için iyi iletişim çok önemlidir ve özellikle, takım üyelerinin uzaktan çalışıyor olması değil.
Uzaktan çalışan çalışanlarla iletişim yaparken, iletişim iyi anlaşılan ve açık olmak çok önemlidir. Mesajı mümkün olduğunca kolay okunur yapmak için anahtar kelimeleri vurgulayıp, daha uzun konuları liste şeklinde yapılandırarak söz karışıklığından veya yanlış anlamadan kaçınmanıza yardımcı olur.
Fazla iletişim-aşırı iletişimdeney ziyade: İhtiyacınızdan fazla kişiye mesaj göndermek, gereğinden az kişiye göre daha iyidir. Bu, herkesin aynı sayfada olduğundan ve kimse kendini dışlanmış veya bilgisiz hissetmediğinden emin olmanıza yardımcı olacaktır. Öte yandan, böyle mesajların tek bir fikre odaklanması önemlidir, böylece herkes niye okuması ve anlaması gerektiğini anlar.
Oraroo'da mesajları istediğiniz kadar güzel yapabilirsiniz, çeşitli yazı tipleri, vurgular hatta emojiler kullanabilirsiniz, ayrıca çalışanların gerçekten konuya ilgi duyduklarında daha fazla ayrıntı bulabilecekleri belgeleri de ekleyebilirsiniz.
Bu tür mesajlar, geleneksel e-postalardan farklıdır çünkü Oraroo onları kimin okuduğunu veya anladığını belirleyebilir, bu nedenle düzenleyici nitelikteki mesajları iletmek için de çok değerli bir araç haline gelir.
Çalışan İklim Anketleri
İklim anketleri çalışanların tatminini ve bir pozitif veya negatif çalışma ortamına katkıda bulunan faktörleri anlamak için
Bir organizasyon içerisinde, anketler pazar araştırma departmanı, iletişim departmanı, pazarlama ekibi, insan kaynakları ekibi gibi farklı departmanlar veya gruplar tarafından oluşturulabilir.
Oraroo bu ekiplere aşağıdaki konularda yardımcı olur:
- Çoklu veya açık uçlu sorular ve çoktan seçmeli cevaplarla kişiselleştirilmiş anketlerin tanımlanması;
- Bu anketlerin organizasyon içerisindeki çalışanlara dağıtılması;
- Anket yanıtlarının otomatik olarak toplanması. Bu yanıtlar bir veritabanında depolanır ve daha sonra raporlar aracılığıyla analiz edilebilir;
- Çalışanlara bildirimler gönderme gibi belirli süreçlerin otomatikleştirilmesi, bu sayede organizasyonun zaman ve çaba tasarrufu sağlanır.
Oraroo'da yeni bir anket nasıl tanımlanır?
Başlangıçta, ankete ilişkin minimum bilgiler belirtilir.
- İK Yöneticisi bölümünde bulunan Anketler bölümüne erişin;
- Yeni bir anket eklemek için "+" düğmesine tıklayın;
- Dahili İsim, Başlık ve Açıklama gibi temel bilgileri belirtin;
- Yanıtları tamamlarken çalışanın adının gizli kalması gerekiyorsa, "Anonim" alanını işaretleyin. Aksi takdirde, yanıtları kontrol ettiğinizde çalışanların adlarını göreceksiniz;
- Anketin durumunu seçin: Devam Ediyor – geliştirme veya çalışanlara uygulanma süreci hala devam ediyorsa, Yayınlanmış – çalışanlar erişebilir ve soruları yanıtlayabilir. Bilgilerin işlenmesi ve yanıtların doldurulması henüz tamamlanmamışsa veya Kapatılmış – soruların yanıtları işlenmiş ve çalışanlar artık soruları yanıtlamak için erişemez.
- Temel anket bilgilerini kaydetmek için Kaydet düğmesine tıklayın.
Temel bilgileri ekledikten sonra, Anket Ayrıntıları sayfasına yönlendirileceksiniz. Bu sayfada oluşturmak istediğiniz anketin sorularını Anket Soruları bölümünde ekleyebilirsiniz. Bir soru eklemek için:
- Anket Soruları bölümünde "+" düğmesine tıklayın;
- Sorunun adını belirtin;
- Cevap seçeneklerinin sayı ve adını belirleyin. Aksi takdirde, soru açık uçlu bir yanıt alacak;
- Yeni sorunun anket içinde görüntülenmesine bağlı olan soruları ve cevapları belirleyebilirsiniz;
- Sorunun anket içinde görüntülenme sırasını belirleyin;
- Soruyu eklemek için Kaydet düğmesine tıklayın.
Soruyu kaydettikten sonra, Anket Ayrıntıları sayfasına yönlendirileceksiniz. Bu şekilde, ankete daha fazla soru eklemek için ya mevcut soruları kopyalayabilir ve isimlerini değiştirebilir ya da tüm soruları eklemeyi bitirene kadar yukarıda listelenen adımları takip edebilirsiniz.
Otomatik Erişim Sistemlerinden Varlık Verileri Yakalama
Organizasyonlar güvenliği ve güvenliği iyileştirmeye ve maliyetleri düşürmeye çalışırken otomatik erişim sistemlerine başvurmaktadırlar, bunlar bu hedefleri hakkında değerli varlık verisisunabilir. Bu sistemler güvenliği geliştirmek , güvenliği ve verimliliği artırmasını ve maliyetleri azaltmak için kullanılabilir. Bu veri, raporlanan zaman sayımı, mesai süreleri ile kontroledilmek için eklemenin ardından
Oraroo'da kullanılabilir. Standart İthalat özelliği kullanılarak, böyle bir veri Oraroo'ya yüklenir ve ardından yönetim tarafından raporlanan zaman çizelgeleri, fazla mesai vb. ile çapraz kontrol için kullandırılabilir. Enterprise Planının bir parçası olarak, böyle bir veri impor edilmek için otomatikleştirilebilir, böylece Oraroo'ya neredeyse gerçek zamanlı olarak ulaşır ve işbirliği için ekibin mevcudiyeti ve hemen fırsatlara sahip olması sağlanır.