Esnek çalışma saatleri, şirketlerin çalışanlarına daha iyi bir iş-yaşam dengesi sunmaya çalıştığından dolayı giderek daha popüler hale gelmektedir. Esnek bir çalışma programı, işveren ile çalışan arasında yapılan bir anlaşmadır ve çalışanın başlangıç ve bitiş saatlerini, ayrıca gün içinde ihtiyaç duyduğu takdirde mola almasını sağlar.
Esnek çalışma programlarının hem çalışanlar hem de işverenler için birçok avantajı vardır. Esnek çalışma programına sahip olan çalışanlar genellikle iş ve özel hayatlarını daha iyi dengeleyebildiklerini fark ederler. Bu, işte artan verimlilik ve memnuniyet, aynı zamanda azalan stres seviyeleriyle sonuçlanabilir. Esnek çalışma programları sunan işverenler genellikle çalışanlarının işlerine daha bağlı ve kendilerini daha çok adadıklarını görürler.
Şirketinizde esnek çalışma saatleri uygulamayı düşünüyorsanız, akılda tutmanız gereken birkaç şey vardır. İlk olarak, anlaşmanın beklentilerini ve kurallarını tüm çalışanlara açıkça iletmek önemlidir. İkinci olarak, çalışanların ihtiyaçlarını karşılamak için kendiniz de esnek olmanız gerekecektir. Son olarak, anlaşmanın hem çalışanların hem de şirketin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için düzenli olarak değerlendirme yapmanız önemlidir.
Oraroo, ekibinizin esnek çalışma saatlerini çalışana faydalı, şirket içinde ise herkes tarafından anlaşılan ve kabul edilen bir şekilde düzenlemek için yardımcı olabilir.
Çalışma Programı
Ne tür bir çalışma programının en iyisi olduğu konusunda herkese uygun bir yanıt yoktur. En iyi çalışma programı, bireysel ihtiyaçlarınıza ve tercihlerinize bağlı olarak değişir ve Oraroo bu konuda çoğu seçeneği destekler.
Değerlendirilecek dört yaygın çalışma programı türü aşağıda verilmiştir, avantajları ve dezavantajlarıyla birlikte.
1. Tam zamanlı. Bir tam zamanlı çalışma programı genellikle haftada 40 saat çalışmayı içerir. Tam zamanlı çalışmanın avantajları düzenli bir maaş, çalışan avantajlarına erişim ve kariyerinizde ilerleme fırsatıdır. Dezavantaj ise tam zamanlı çalışmanın talepkar olabileceği ve başka bir şey için az zaman bırakabileceğidir.
2. Yarı zamanlı. Bir yarı zamanlı çalışma programı, tam zamanlı bir programa göre daha az saat çalışmayı içerir. Yarı zamanlı çalışmanın avantajları esnek bir program, diğer taahhütlerin etrafında çalışabilme ve azaltılmış stres düzeyleridir. Dezavantaj ise yarı zamanlı çalışmanın genellikle tam zamanlı çalışmadan daha az ödeme yapması ve bulunması daha zor olabilmesidir.
3. Esnek. Esnek bir çalışma programı, haftanın her günü çalıştığınız başlangıç ve bitiş saatini değiştirmenizi sağlar. Esnek bir çalışma programının avantajları diğer taahhütlerin etrafında çalışabilme ve boş zamandan faydalanabilme imkanıdır. Dezavantaj ise esnek bir çalışma programının düzenli bir çalışma programından daha az istikrarlı olabileceği ve kariyer ilerleme fırsatları sunmadığı algılanabileceğidir.
4. Özel endüstriler, 24 veya 48 saatlik ara ile 12 saat çalışma, esnek vardiyalarla çalışma vb. gibi farklı çalışma programları gerektirebilir.
Çoğu şirketin standartlaştırılmış bir çalışma programı vardır. Aynı zamanda, şirketler çalışanlarına çalışma programlarını tanımlamada daha fazla esneklik sunmak istemektedir, hem başlama/bitirme saatleri açısından hem de belirli günlerde çalışılan saatler açısından.
Bu, İK ekipleri veya yöneticiler için büyük bir baş ağrısı olabilir, ancak böyle durumlar Oraroo ile çok kolay bir şekilde yönetilebilir.
Oraroo'da normal tam zamanlı programın yanı sıra şu tür programları da çalışanlarınız için kullanabilirsiniz:
- yarı zamanlı program,
- esnek başlama/bitirme,
- düzensiz program.
Bu nedenle, artık bu gibi durumlarla uğraşmak için büyük çaba harcamanıza gerek yok.
Eksiklikler
Çalışan izinleri söz konusu olduğunda, akıcı bir iş akışı sağlamak için akılda tutulması gereken bazı şeyler vardır.
İlk olarak, İK'nın farklı amaçlar için farklı türde yoklukları tanımlayabilmesi önemlidir: hak edilen tatillerden, hastalık ve yeni doğan bakımıyla ilgilenmeye, çalışanın yaşamındaki özel etkinliklere veya bazı kamu görevlerine katılmak için yasal olarak istenebilen izinlere kadar.
Sonra, mevcut tatillerle ilgili net bir politikanın olması önemlidir. Bu, çalışanlar ve yöneticiler arasında herhangi bir karışıklığı veya hayal kırıklığını önlemeye yardımcı olacaktır. Oraroo'da, çalışanlar iş kanununa bağlı olarak, mevcut veya geçmiş yıllardan kalan izin günlerini görüntüleyebilirler.
Son olarak, esnek ve basit bir iş akışına sahip olmak önemlidir. Oraroo, çalışanların yöneticilerine ve takımlarına hızlı bir şekilde uygun olmadıklarını bildirebilmelerini ve sonradan gerekli belgeleri sunabilmelerini sağlayan bir yokluk iş akışı uygular.
Oraroo'yu izin taleplerini yönetmek için kullanarak, herkesin akıcı ve stressiz bir izin süreci yaşamasını sağlayabilirsiniz.
Oraroo, çalışanlarınızın tatil planlarını yapmaları için ilk adımdır. Kendi takvimlerinde, yok olacakları dönemi seçerler ve talep hemen onay akışına geçer.
Eğer başka bir şey için yok olmaları gerekiyorsa, İK tarafından belirlenen kurallara göre yok olma türünü seçmeleri gerekecektir. Eğer bu kurallar destekleyici belgelerin de eklenmesini gerektiriyorsa, bunu hemen veya daha sonra, mevcut olduklarında yapabilirler. Ayrıca, çalışanlar yok olma dönemi boyunca yerlerine geçecek kişiyi belirtebilirler ve bu durum hemen bildirilir.
Talep başlatıldıktan hemen sonra, ekip takviminde yok olma görünür hale gelir, böylece tüm meslektaşlar ekibin o gün tam olarak tamamlanmadığını hemen bilebilir ve kendilerini hızlıca organize edebilirler.
Oraroo'daki herhangi bir iş akışında olduğu gibi, doğrudan yönetici talebi görev listesinde alır, burada onaylayabilir, başka bir meslektaştan onay isteyebilir veya başlatıcıdan açıklama talep edebilir.
Oraroo ile yasal olarak gereken tatilleri ve özel izin politikalarını yönetebilirsiniz.
Kanunlara göre yasal tatillere veya asgari ücretli tatil hakkına ek olarak, takımınıza çeşitli sebeplerle ek izin günleri sunabilirsiniz.
Hatta kendi tatil türlerinizi hızlıca oluşturabilirsiniz, bunlar sınırlı bir süreyle, yıllık veya hatta saat bazında etkinleştirilebilir.
Oraroo, çalışanların her yıl kullanılabilir tatil süresini otomatik olarak günceller ve sadakatleriyle artan tatil politikalarını da dikkate alır.
Takımınız, herhangi bir zamanda kaç gün izinlerinin kaldığını bilmek istiyor.
Oraroo ile çalışanlarınız bunu kendi başlarına hesaplamak zorunda kalmaz ve aynı zamanda insan kaynakları çalışanlarının zamanını da almaz.
Oraroo ile çok basit: Her çalışan, zaten hesaplanmış olan tüm kullanılabilir ve kullanılan izin günleri kategorilere göre hesaplandığı platformda bir bölümü kontrol edebilir.
Aynı zamanda, yöneticiler ve insan kaynakları ekibi, güncel tatil günlerini tüm takım için görüntüleyebilir. Bu sayede çalışanlarının iş hayatı dengesini korurken projelerini daha iyi planlayabilirler ve başarılarını sağlayabilirler.
Mesai ücreti
Zaman aşımı genellikle işyerinde gerekli bir kötülük olarak görülür. Çalışanlar için ek gelir kaynağı olabilir, ancak aynı zamanda yorgunluğa ve tükenmişliğe neden olabilir.
Zaman aşımını yönetme konusunda anahtar nokta bir denge kurmaktır. Çalışanlardan aşırı saatler çalışmaları beklenmemeli, ancak aynı zamanda zaman aşımı, ek personel istihdamını önlemek için bir koltuk değil olarak kullanılmamalıdır.
İşverenlerin çalışanlar ve işletme için adil bir şekilde zaman aşımını yönetmek için yapabilecekleri birkaç şey vardır:
1. Çalışanların çalışmaya başlamadan önce zaman aşımı politikalarının farkında olmalarını sağlayın.
2. Zaman aşımının ne zaman ve nasıl çalışılabileceği konusunda net kurallar belirleyin.
3. Son dakika zaman aşımı taleplerinden kaçının. Mümkün olduğunda, önceden planlayın ve çalışanlara mümkün olduğunca fazla bildirim verin.
4. Esnek çalışma saatleri veya evden çalışma gibi zaman aşımı yerine diğer seçenekler sunun.
5. Uzun süreli zaman aşımı dönemlerinde çalışanların mola vermelerini teşvik edin.
6. Zaman aşımı yapabilecekleri süreyi sınırlayın.
7. Düzenli olarak zaman aşımı yapan çalışanlara ek tazminat sağlayın.
8. Çalışanların iş yükünü aşırı yüklenmediklerinden emin olmak için çalışmalarını izleyin.
9. Çalışanların aşırı saatler çalıştıktan sonra iyileşmek için zaman alması gerektiğinde anlayışlı olun.
10. Beklenmedik iş yükü artışlarıyla başa çıkmak için bir planınız olsun.
İşverenler tarafından istismar edilmemek için zaman aşımı, işin çok fazla belge işi gerektirdiği için çalışmanın sıkı bir şekilde düzenlenen bir yönüdür. Birçok işletme, bu süreci mümkün olduğunca azaltmayı tercih etmek veya personelin hedeflerine ulaşmak için uzun saatler çalışması gerektiği gerçeğini basitçe görmezden gelmeyi tercih eder.
Oraroo, iş yasalarına uyumlu olmanın yanı sıra bu süreci mümkün olduğunca kolay hale getirerek, zaman aşımını işletmeler için değerli bir araç haline getirir. Bu şekilde, zaman aşımı hem çalışanlara değer katarken hem de onların iş-yaşam dengesini etkilemeden kullanılabilinir.
Projelerde veya günlük faaliyetlerde beklenmedik durumlar fazla mesaiye yol açabilir. Fazla mesai talepleri yönetici tarafından hızlı bir şekilde yapılmalı, ancak aynı zamanda yasalara göre resmileştirilmelidir.
Oraroo'da, her yönetici takım üyelerinin fazla mesai taleplerini hızlı bir şekilde yapabilir. Bu talepler çalışanlara hemen ulaşacak ve aynı hızda talepleri onaylama veya reddetme seçeneğine sahip olacaklar.
Onaylanan ve yapılan fazla mesai, yasalarla belirlenen süre içinde çalışanın kişisel takviminde izin zamanıyla telafi edilmesi için görüntülenecektir.
Sonrasında, maaş bordrosu ihracatı hem çalışanların yaptığı fazla mesaiyi hem de yasalarla izin verilen serbest zaman veya diğer yöntemlerle yapılan telafi edici uygulamaları doğru bir şekilde yansıtacaktır.
Ek mesai geri kazanımını yönetmek genellikle zaman alıcı bir süreçtir.
Bu aşağıdaki varsayımları içermektedir:
- Geri kazanılacak saatlerin operasyonel kaydı ve geri kazanma süresi
- Geri kazanılmaların/kompansasyonların kaydedilmesi, maaş bordrosuna etkisiyle birlikte
Oraroo'da hem İK ekipleri hem de yöneticiler fazla mesai konusunda açık bir duruma sahiptir:
- Çalışanların fazla mesaiyi geri kazanabilecekleri yasal süre
- Ne kadar fazla mesainin bedelsiz zamanla telafi edildiği, ayrıca çeşitli nedenlerle geri kazanılamayanlar da dahil.
Tüm bu durum maaş bordrosunda da vurgulanır, bu da yasal süre içinde fazla mesainin geri kazanılamadığı durumlar için maaş kompanzasyonunun kolayca hesaplanabilmesini sağlar.
Çalışma Programı İşlemleri
İş programı operasyonları, herhangi bir işletmenin başarılı bir şekilde çalışması için kritiktir. İyi düzenlenmiş çalışma programları, işletmelerin hedeflerine ulaşmasına ve alt satırını iyileştirmesine yardımcı olabilir. İş programı operasyonlarıyla ilgili bazı ipuçları aşağıdaki gibidir:
1. Çalışan saatlerini takip edin. Çalışanlarınızın haftada kaç saat çalıştığını bilmek, işletmenizin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlamak için önemlidir. Çalışan saatlerini takip etmek için zaman takip yazılımlarını kullanabilir veya çalışanların her gün giriş ve çıkış yapmasını isteyebilirsiniz.
2. Çalışanların zamanını düzgün şekilde planladıklarından emin olun. Çalışanlarınızın kaç saat çalıştığını bildikten sonra, onları buna uygun şekilde planlamaya başlayabilirsiniz, böylece uygun dinlenme süresini alabilirler ve işletmeniz sorunsuz bir şekilde çalışabilir.
3. Çalışanlarla iletişim kurun. Bir çalışma programınız olduğunda, onlarla iletişim kurmanız önemlidir. İşe ne zaman gelmeleri gerektiğini, görevlerinin ne olduğunu ve bilmeleri gereken diğer her şeyi bildirin. İyi iletişim, çalışanlarınızın işlerini doğru şekilde yapabilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
4. Esnek olun. Şeyler değişir ve iş programınızın da onlarla birlikte değişebilmesi önemlidir. Programınızda değişiklik yapmanız gerekiyorsa, bunu çalışanlarınıza iletişim kurarak bildirmeniz önemlidir. Esneklik ayrıca çalışanların kişisel konularıyla ilgilenmelerine ve kaybedilen program saatlerini daha sonra telafi etmelerine izin vermek anlamına gelir.
5. Yedek planınız olsun. Şeyler kaçınılmaz bir şekilde ters gidecektir, bu yüzden yedek bir planınız olması önemlidir. Bir çalışan programına gelemiyorsa, yerine geçebilecek biri olmalıdır. Bu, işletmenizin şeyler ters gittiğinde bile sorunsuz bir şekilde çalışmasına yardımcı olacaktır.
Platform üzerinden seçilen ay ve şirkete bağlı olarak direkt olarak Excel formatında dışa aktarılabilir.
Aktarılan belgede aşağıdaki bilgiler yer almaktadır: çalışma planına göre çalışılan süre ve günlük çalışma ücreti, çalışılan zamana göre zaman aralığı, kullanılan tatil türleri.
Belge genellikle maaş bordrosu hizmetleri ortağına bilgi iletmek için bir yol olarak kullanıldığından, bir dizi ek bilgi de dışa aktarılır:
- kullanılmayan ya da önceden kullanılan izin günleri;
- gerçekleşen iş seyahatleri;
- çalışanların atanmış olduğu pozisyonlar, departmanlar ve maliyet merkezleri;
- ödeme için gerekli bilgiler (örneğin hesaplar) ve maaş çeklerinin elektronik iletimi için (örneğin e-posta adresleri);
- türlerine bağlı olarak fazla mesai saatleri (normal çalışma saatleri, gece saatleri, resmi tatil saatleri, hafta sonu saatleri) ve bunların karşılığı.
Ayın kapanması, maaş hesaplamaları için istikrarlı bir teminat sağlamak amacıyla devamsızlık verilerini "dondurma" sürecidir.
Aslında, ay sonundan sonra, çalışma programı veya tatillerle ilgili kayıtlar değiştirilemez. Maaş bordrosu ihraç edildikten sonra başka değişikliklere tabi tutulamadan gerçekleştirilir.
Çalışanların düğmelere tıklama eylemlerine dayanarak, Oraroo, bir devam durumu kaydı tutar.
Alternatif olarak, kurulmuş çalışma programına dayanarak otomatik olarak doldurulabilir.
Platform, kayıt temelinde Toplu Devam Raporu'nun içeriğini oluşturur. Bu şekilde, organizasyon içinde devam yönetiminden sorumlu kişinin yaptığı çaba azaltılır.
Elde edilen Toplu Devam Raporu şunları içermektedir:
- programın başlama ve bitiş saati;
- mola süresi;
- kaç saat gerçekten harcandı