İnsan Kaynakları Yönetimi, bir şirket içinde insan kaynaklarını yönetmek için izlenen süreçler ve prosedürlere odaklanır. Bu iş akışları, kuruluşun büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına bağlı olarak değişebilir, ancak genellikle dahil edilen bazı ortak unsurlar bulunur.
Herhangi bir insan kaynakları yolculuğunun ilk adımı, ihtiyaç duyulan işgücünün belirlenmesidir. Bu, gereken personel, sahip olmaları gereken yetenekler ve deneyimler ve sorumlu olacakları görevlerin yapılandırılmasını içerir. İşgücü belirlendikten sonra, işe alma süreci başlar ve gerçek çalışan işe almayı içerir.
Çalışanlar teklifi kabul ettiklerinde ve sözleşme imzalandığında, şirkete katılmaları gerekmektedir. Bu, gerekli envanter ve sistem erişimini sağlamanın yanı sıra, işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için eğitim ve oryantasyon da içerir. Ayrıca, işe alım süreci aynı zamanda şirketin politikaları ve prosedürlerinin de incelenmesini içermelidir.
Çalışanlar şirkete katıldıktan ve çalışmaya başladıktan sonra devamlı olarak yönetilmeleri gerekecektir. Bu, işini doğru bir şekilde yapabilmesi için genellikle işgörenin taleplerine hızlı yanıtlar verme yeteneğiyle başlar ve ayrıca performans değerlendirmeleri, koçluk ve gelişim gibi daha karmaşık unsurların yönetilmesi ve ortaya çıkabilecek herhangi bir disiplin sorununun yönetilmesini de içerir. Paralel olarak, yönetim ve İnsan Kaynakları ekibi, hızlı erişilebilen çeşitli çalışan performansı ve operasyonel göstergeleri izlemekten de sorumlu olacaktır.
Oraroo, insan kaynakları yönetimi faaliyetlerinin tüm spektrumu ile etkili bir şekilde başa çıkmaya olanak tanır ve şirketlere etkili ve verimli bir iş gücü oluşturma imkanı sunar.
Organizasyon Yapısı
Şirketler büyüdükçe ve operasyonlarını genişlettikçe, sıklıkla organizasyon yapılarını gözden geçirmeleri ve ayarlamaları gerekmektedir. Bir şirketin organizasyon yapısı, hedeflerine ulaşmak için nasıl kurulduğudur. Birçok farklı organizasyon yapısı türü vardır ve Oraroo onları destekler.
En yaygın organizasyon yapısı türü hiyerarşik bir yapıdır, burada açık bir komuta zinciri ve yetki bulunur. Bu tür bir yapı basit ve verimlidir ve iş bölümü açık olan şirketler için iyi çalışır. Ancak hiyerarşik yapılar esnek olmayabilir ve değişikliklere yavaş tepki verebilir.
Başka yaygın bir organizasyon yapısı türü ise matris yapısıdır. Matris yapısında birden fazla komuta zinciri ve çalışanlar birden fazla yöneticiye rapor verir. Bu tür bir yapı, hiyerarşik bir yapıdan daha esnektir ve şirketlere hızlı bir şekilde değişen pazar koşullarına tepki verme imkanı sağlar. Ancak matris yapıları kafa karıştırıcı ve yönetimi zor olabilir.
Bir şirket için en iyi organizasyon yapısı, belirli ihtiyaçlarına bağlıdır. Büyük şirketler genellikle karmaşık operasyonlara sahiptir ve hızlı şekilde değişikliklere tepki verebilme yeteneğine ihtiyaç duyarlar. Bu şirketler için matris yapı en iyi seçenek olabilir. Daha küçük şirketler daha basit bir hiyerarşik yapıyla idare edilebilir.
Sonuç olarak, bir şirket için en iyi organizasyon yapısı, büyüklüğüne, sektörüne ve hedeflerine bağlıdır ve aslında şirketin hedeflerini en iyi şekilde gerçekleştirmesine yardımcı olan yapısıdır.
Şirketinizin organizasyon şemasını, çeşitli seviyelerdeki (departman, bölüm, ofis, servis) yönetim yapıları olan organizasyon birimlerinin bir yapı olarak oluşturabilirsiniz.
Ekibinizin dolayısıyla şirketinizin organizasyon şemasına kalıcı bir görünürlüğü vardır, farklı perspektiflerle:
- Organizasyon birimleri hiyerarşisinden biri,
- Çeşitli organizasyon birimlerindeki mevcut veya meslektaşlarınız tarafından işgal edilen pozisyonlardan biri, bunların birim yöneticileriyle birlikte (grafiksel olarak işlev tablosuna benzer şekilde)
- Operasyonel ast/bağlılık hiyerarşisinden biri, eğer organizasyon birimleri hiyerarşisinden farklıysa.
Organizasyon birimini kurarken, bileşende pozisyonları tanımlayabilir ve onaylı bütçeye göre pozisyon sayısını belirleyebilirsiniz. Ayrıca, organizasyon biriminin liderinin rolünü taşıyan pozisyon burada belirlenir.
Genel olarak, bir şirket çeşitli türlerde istihdam sözleşmelerini yönetebilir. İnsan Kaynakları Ekibi Oraroo'da tam zamanlı, yarı zamanlı ve esnek zamanlı çalışma sözleşmelerini yönetebilir. Her çalışanın kendi ayrıntı ekranı bulunmaktadır. Bu ekran üzerinden istihdam verileri, çalışma programı, pozisyon veya tatil günleri ile ilgili bilgilere erişilebilir.
Şirketlerin faaliyet dinamikleri, belirli bir uzmanlığa sahip insan kaynaklarının geçici dönemler için sağlanmasını gerektirir. Bu nedenle Oraroo'da, çalışanların yanı sıra, sınırlı bir süre (örneğin kiralanmış personel, harici danışmanlar) şirketin projelerine destek olan Hizmet Ortaklarının da takibi yapılabilir.
Hizmet Ortaklarına Oraroo'da bilgi görüntüleme yetkisi verebilirsiniz, sadece aşağıdaki bölümlere erişim sağlama imkanına sahip olacak şekilde.
- Zaman Çizelgem: mevcut atamalarla gerçekleşen projelerde çalışılan zamanı kaydeder;
- Takvimim: proje atamalarını kontrol eder veya izin günleri talep eder;
- Masraflarım: finans ekibine iletilmek üzere kayıtlı masrafları gönderir.
Grupların aynı sistemleri paylaşma eğilimi artıyor . Bu yaklaşımın başlıca avantajları maliyetleri azaltmak ve verimliliği artırmaktır . Farklı iş birimleri ve süreçlerin birleştirilerek tekrarının ve tümleşmesinin önlenmesine yardımcı olur , bu da önemli maliyet tasarruflarına neden olur .
Ayrıca , sistemlerin paylaşılması farklı departmanlar ve iş birimleri arasındaki iletişimi ve işbirliğini önemli ölçüde iyileştirecektir . Herkesin aynı platformu kullanması durumunda ,
Çalışan Sözleşmeleri ve Belgeler
Çalışan sözleşmeleri ve belge yönetimi konusunda akılda tutulması gereken birkaç önemli nokta bulunmaktadır. İlk olarak ve en önemlisi, işveren ve çalışanın beklentilerini belirten açık ve özlü bir sözleşmenin olması önemlidir. Sözleşme, iş tanımları, maaş ve yan haklar gibi şeyleri içermelidir.
Sözleşme dışında dosyalarda tutulması gereken birkaç önemli belge daha bulunmaktadır. Bunlar, çalışanın görev tanımını belirleyen, işveren tarafından talep edilen yasal belgeler ve çalışanın taleplerini, gerekçelerini, pozisyon değişikliklerini yansıtan diğer belgelerdir.
Çalışan belgelerini takip etmek ve yönetmek için bir sistem oluşturmanız çok önemlidir. İyi bir sistem, gerekli belgelerin kolayca erişilebilir olmasını ve kaybolmasını önleyecektir. Bu belgelerin düzenli bir şekilde gözden geçirilip güncellenmesi, işveren ve çalışanın kolayca erişebileceği merkezi bir konumda tutulması önemlidir.
Oraroo, çalışan belgelerinin elektronik bir deposu olabilir, böylece çalışan sözleşmeleri ve belge yönetiminiz verimli ve etkili olabilir.
Oraroo, çalışan belgelerinin uygun bir şekilde sınıflandırılmasına ve gizlilik düzeylerinin belirlenmesine izin veren belge tiplerini tanımlamanıza olanak sağlar. Çalışanın erişimine izin verilecek belgeleri ve direkt yöneticinin erişebileceği belgeleri belirleyebilirsiniz.
Oraroo, çalışanların dosyalarını elektronik olarak kaydetme ve erişme olanağı sunar. Bir çalışan hakkındaki tüm bilgilerin tek bir yerde görülebilmesi, İnsan Kaynakları yöneticisi olarak işinizi çok daha kolay hale getirir.
Çalışan Dosyasına, şirkette işe alınan her kişi için mevcut olan Çalışan Detay Ekranından erişilebilir. Bu, çalışma sözleşmesinin başlangıcından itibaren çalışanın verilerinin tam bir resmini sağlar.
İşe alım belgeleri (kimlik kartı kopyası, İş Sağlığı ve Güvenliği beyanı, çeşitli çalışan beyanları, doğum belgesi, evlilik belgesi, iş tanımı, CV vb.), iş sözleşmesi, iş sözleşmesine ek sözleşme, eğitim veya kurs diploması veya şirket tarafından istenen ve ilgili diğer belgeler, Ekler - Çalışan Dosyası bölümünde saklanabilir. Oraroo tarafından kabul edilen çeşitli dosya formatları arasında pdf, excel, word, jpg, png vb. yer alan harici web sitelerine veya belgelere bağlantılar yükleyebilirsiniz.
Oraroo'da, Çalışanları doğrudan ilgilendiren farklı akışlar tetiklenebilir (izin taleplerini onaylama, masraf raporlarını onaylama, iş yeri planlamasını onaylama vb.) ve yönetici veya insan kaynakları sorumlusu olarak, duruma bağlı olarak çalışanlardan belirli belgeler isteyebilirsiniz.
Yaygın bir durum, hasta izninin onaylanmasıdır. Şirketin böyle bir izni onaylamak için destek belgelerine (tıbbi raporlar) ihtiyacı olacaktır. Çalışanlar, izin talepleri onay akışı sırasında istenen belgeleri yükleyebilir ve daha sonra bu belgeler her çalışanın detaylarında, Ekler - Diğer belgeler bölümünde kaydedilir. Bu şekilde, insan kaynakları sorumluları veri ve belgelere hızlı erişime sahip olur ve yüklenen belgelerin kaybolma riski önemli ölçüde azaltılmış olur.
Oraroo ile İnsan Kaynakları Yönetimi ekipleri, istihdamla ilgili ayrıntıları yönetebilirler:
- Sözleşmeyle ilgili bilgiler - işe alınma tarihi, imza tarihi, sözleşme numarası, sona erme tarihi veya nedeni;
- İşin yeri ve türüyle ilgili bilgiler - pozisyon, çalışma noktası, uzaktan çalışma maddelerinin varlığı, norm ve çalışma saatleri;
- Maaş ve yan haklar - maaş, tatil günleri veya diğerleri;
- Çalışan dosyası: kimlik kopyası, evlilik belgeleri, doğum belgeleri, iş beyanları vb. gibi tüm insan kaynakları ile ilgili belgeler;
- Yeterlilikler: mesleki beceriler, bilgi veya yetenekler;
- Şirketteki karlılığı ve masrafları belirlemek için çeşitli göstergeler, belirli bir çalışan için;
Her çalışan için yukarıda tanımlanan ayrıntılara sahip ayrı bir ekran bulunmaktadır ve bu ekrana sadece İnsan Kaynakları Yönetimi ekipleri erişebilir.
Raporlar ve Hesaplanmış Göstergeler
Operasyonel ve performans göstergeleri, işletmelerin çalışanların faaliyetlerini daha iyi anlamaları ve üretkenliklerini ölçmeleri için kullandıkları araçlardır. Bu göstergeleri izleyerek işletmeler, çalışanların geliştirilmesi gereken alanları belirleyebilir ve üretkenliği artırmak için değişiklikler yapabilir.
İşletmelerin takip edebileceği çeşitli operasyonel ve performans göstergeleri bulunmaktadır; bazı yaygın olanlar şunlardır:
-Yapılan satış telefonlarının sayısı
-Gönderilen e-postaların sayısı
-Tamamlanan görevlerin sayısı
-Çözülen destek taleplerinin sayısı
Çalışanın operasyonel ve performans göstergelerinin takibi manuel olarak veya yazılım kullanarak yapılabilir.
Oraroo, her tür çalışan iş akışı için ilişkili operasyonel göstergeleri takip etmektedir, bu göstergeler aynı zamanda çalışanın performansını ölçmek için de kullanılabilir. Doğrudan yöneticiler yanı sıra üst yönetim ve insan kaynakları bu çalışan göstergelerini izleyebilir ve zaman içindeki değişimlerini takip edebilir.
Harici bir sistemde bu tür göstergeler hesaplandığında, değerleri Oraroo'ya aktarılabilir ve çalışan katılım düzeylerini anlamaya yardımcı olacak ilişkili bir görünüm sağlayabilir, aynı zamanda profesyonel gelişim programlarını yönlendirebilir.