Arkusze kalkulacyjne są bardzo łatwe w użyciu i elastyczne. Jednak firmy mają tendencję do przeciążania arkuszy kalkulacyjnych poza ich granice. I stają się one zbyt trudne do zarządzania. Dedykowana platforma online przynosi procesy oparte na najlepszych praktykach, aktualizowane zgodnie z zmianami legislacyjnymi, a także pojedynczą wersję "prawdy". Ułatwia również zespołom współpracę i zmniejsza wysiłek związany z utrzymaniem danych. Jest to rozwiązanie dla firm, które są gotowe do wzrostu i potrzebują automatyzacji.
- Dlaczego lubimy arkusze kalkulacyjne?
- Kiedy arkusze kalkulacyjne zawodzą?
- 1. Praca w zespole jest niepraktyczna
- 2. Brak jednego źródła prawdy
- 3. Utrzymanie arkuszy kalkulacyjnych staje się szybko dużym problemem
- 4. Czy istnieją inne powody, dla których arkusze kalkulacyjne zawodzą?
3. Podejście firmy Oraroo
Arkusze kalkulacyjne są bardzo łatwe w użyciu i elastyczne. To są ich mocne strony.
Są także tanie w wdrożeniu i łatwe w użyciu. Nawet użytkownicy niezwiązani z IT mogą łatwo wdrożyć proste funkcje zarządzania biznesem.
Nawet obecnie widzimy wiele "startupów oprogramowania" na początkowym etapie, które zaczynają swoje pomysły używając arkuszy kalkulacyjnych. To świetny sposób na rozpoczęcie i funkcjonowanie. Może pomóc zweryfikować pomysł startupu przed zaangażowaniem się w rzeczywistą konstrukcję oprogramowania.
Jednak firmy mają tendencję do przekraczania granic arkuszy kalkulacyjnych. I szybko stają się one zbyt trudne do zarządzania.
2.1 Wspólna praca jest niepraktyczna
Klasycznym przykładem jest sytuacja, w której dwóch użytkowników otwiera ten sam arkusz kalkulacyjny i wprowadza w nim zmiany. Arkusz kalkulacyjny jest zazwyczaj projektowany tak, aby mógł być aktualizowany przez jednego użytkownika na raz. Który z nich pierwszy przekaże zmiany na dysk? Czy zmodyfikowane zbiory danych są takie same? Czy będą w konflikcie?
Być może można używać wersji online arkuszy kalkulacyjnych, które rozwiązują wymienione powyżej problemy z konfliktami danych? Jednak w miarę wzrostu arkuszów kalkulacyjnych online, ich użytkowanie staje się coraz trudniejsze. Coraz trudniej znaleźć odpowiednie informacje w dużej ilości danych. Czasami również istotną rolę odgrywa połączenie, a czas dostępu się wydłuża. Ale co się stanie, jeśli ktoś usunie plik udostępniony online?
Używanie arkusza kalkulacyjnego do zarządzania procesem, który ma mniej niż pięciu użytkowników, jest najprawdopodobniej wykonalne, ale tylko dla prostych procesów i małej ilości danych do utrzymania. Powyżej tej liczby, zarówno pod względem złożoności, jak i liczby użytkowników, staje się to problematyczne.
Jakie są ryzyka?
- Konflikt danych
- Powielanie czasu i wysiłku
- Koszty związane z konserwacją lub interwencją specjalisty IT, nawet dla prostych wymagań dotyczących danych
Jakie są korzyści z zastosowania specjalistycznej platformy online?
- Wiele użytkowników może jednocześnie utrzymywać dane, z możliwością śledzenia zmian
- Kontrole IT zapobiegające przypadkowemu nadpisaniu danych
- Prawidłowe zarządzanie procesami o większej złożoności i dużej liczbie użytkowników.
2.2 Brak jednego punktu odniesienia
Arkusze kalkulacyjne mogą być połączone z centralnymi repozytoriami danych, ale najczęściej tak nie jest.
Doświadczenie mówi nam, że kończy się na tworzeniu wielu kopii danych, które często są obsługiwane niezależnie przez różne osoby. Stąd wynika, że implementacja i projektowanie arkuszy kalkulacyjnych stają się bardzo "osobiste". Czasami dużo informacji trafia do pól "tekstu wolnego". Inne razy manipulowane dane faktycznie mogą mieć różne znaczenia dla różnych użytkowników i arkuszy kalkulacyjnych.
Jakie są ryzyka?
- Powielanie wysiłków
- Brak "jedynego źródła prawdy"
- Trudność w analizie danych z pól "tekstu wolnego"
- Podejmowanie złych decyzji na podstawie niedokładnych danych
Jakie korzyści przynosi specjalistyczna platforma online?
- Unikalna baza danych i eliminacja duplikatów
- Jedyne prawdziwe źródło informacji na poziomie firmy
- Podejmowanie rentownych decyzji na podstawie poprawnych danych o tym samym znaczeniu na poziomie firmy
2.3 Utrzymanie arkuszy kalkulacyjnych szybko staje się dużym problemem
Arkusze kalkulacyjne, które mają podstawowe zastosowanie, są albo całkowicie izolowane, albo tworzone i używane przez jedną osobę. Jeśli są używane przez wiele osób przez długi czas, zwykle mają wielu autorów.
Branża ewoluuje, procesy zmieniają się. Prawo się zmienia. Od czasu do czasu są potrzebne zmiany.
Jeśli oryginalny autor arkusza kalkulacyjnego już nie jest obecny, bardzo trudno jest wprowadzać zmiany lub utrzymać funkcjonalność arkusza kalkulacyjnego.
Zmiany wprowadzane przez różne osoby z czasem wymagają niestandardowych podejść, definicji, opisów i formuł. Mogą powodować niezgodności w danych, co sprawia, że wyniki są trudne do użycia lub pogodzenia.
Ostatni, ale nie mniej ważny, ręczne wprowadzanie danych i wielokrotne operacje kopiuj-wklej mogą generować błędy. Niektóre błędy są oczywiste, inne zupełnie niezauważalne, a właśnie te które umykają są najbardziej niebezpieczne, ponieważ mogą być powielane dalej i w innych arkuszach kalkulacyjnych.
Jakie są ryzyka?
- Istnienie kilku autorów (i różnych sposobów interpretacji informacji) sprawia, że dane są trudne w użyciu i pogodzeniu
- Brak oryginalnych autorów utrudnia utrzymanie arkuszy kalkulacyjnych
- Błędy mogą łatwo wkradać się i powtarzać
Jakie korzyści przynosi specjalistyczna platforma online?
- Unikalny design oparty na procesach opartych na najlepszych praktykach i aktualizowany z uwzględnieniem zmian legislacyjnych
- Eliminacja błędów danych poprzez sprawdzanie danych w ekranach aplikacji oraz logiki procesu jednostkowego
- Dostęp do danych na podstawie praw dostępu (odczyt/modyfikacja)
2.4 Istnieją inne powody, dla których arkusze kalkulacyjne zawodzą
- Czasami konieczne jest, aby klienci mieli dostęp do informacji w arkuszach kalkulacyjnych - są potrzebne mechanizmy dostępu do danych
- Czasami proces musi otrzymać dane z innych źródeł - na przykład dane z innych systemów lub nawet zewnętrznych (dostępne za pośrednictwem API). Chociaż jest to również możliwe w arkuszach kalkulacyjnych, jest to skomplikowane i trudne do obsługi i utrzymania
- Często użytkownicy procesów obsługiwanych chcą lub muszą mieć dostęp z dowolnego miejsca, może nawet na urządzeniach mobilnych
- Firma jest gotowa do wzrostu, a arkusze kalkulacyjne stają się coraz trudniejsze
Wszystkie te powody skłaniają firmy do przenoszenia swoich procesów biznesowych na specjalistyczne platformy online.
Oraroo to wyspecjalizowana platforma dostępna online w chmurze (SaaS), która wdraża procesy oparte na najlepszych praktykach i aktualizowanych przepisach, mających na celu zwiększenie efektywności i zyskowności firm konsultingowych i outsourcingowych.
Poprzez wdrożenie Oraroo, uzyskuje się jedno źródło prawdy w zakresie operacji, aspektów handlowych oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Na podstawie tych danych można podejmować odpowiednie decyzje, niezbędne dla rozwoju biznesu.