Rozliczanie pracy konsultantów musi być proste i przejrzyste. Jednocześnie ma największy wpływ na trwałość biznesu. Wymagana jest struktura w procesie i nadzór nad etapami procesu - tworzenie, weryfikacja, dostosowanie, zatwierdzenie i wysyłka faktur. Specjalistyczne rozwiązania muszą zapewniać elastyczność w celu efektywnej recenzji i zatwierdzania faktur, które wpływają na odpowiedzialność, kontrolę i dokładność.
- Invoicing of consulting services
1. Challenges
2. Solutions - The Oraroo approach
1. Invoice Review
2. Invoice approval
3. Validation of the Invoice - The Oraroo advantage
1. Wyzwania
Fakturowanie usług doradczych można zdefiniować jako proces generowania faktur za usługi oparte na wiedzy, generujące przychody, wykonywane przez zespoły profesjonalnych usług doradczych. Fakturowanie usług doradczych może obejmować wiele branż, w tym usługi informatyczne i doradztwo technologiczne, firmy tworzące oprogramowanie, agencje kreatywne i interaktywne, doradztwo zarządzania, firmy księgowe i audytorskie, architekturę i inżynierię.
Na pierwszy rzut oka, fakturowanie usług doradczych może wydawać się proste. Pobierasz szablon faktury w Excelu, wprowadzasz godziny i stawki, generujesz fakturę za świadczone usługi profesjonalne i wysyłasz ją do klienta. W przypadku organizacji świadczących usługi profesjonalne za pośrednictwem zaledwie kilku konsultantów, często to wystarczy. Oczywiście, gdy zespoły przekraczają liczbę 15 konsultantów, firmy zaczynają skupiać się na skuteczniejszym procesie.
Jednakże, fakturowanie jest jedną z niewielu czynności w firmie doradczej, która ma największy wpływ na utrzymanie rentowności i zrównoważoności działalności. Nawet mały błąd może kosztować firmę duże sumy, często nie będąc tego świadomą.
Należy zatem uporządkować proces i nadzorować każdy krok – tworzenie, sprawdzanie, zatwierdzanie, dostosowywanie i wysyłanie faktur.
Jednak ręczne procesy wprowadzają nieefektywności i ograniczają widoczność najwyższego zarządu dotyczącą wyników firmy.
Często zdarzają się sytuacje, gdy bez struktury i kontroli niektóre czasopracowania lub koszty, które można pobrać od klienta, nigdy nie są uwzględniane na fakturach.
2. Rozwiązania
Fakturowanie za pracę konsultantów powinno być proste i przejrzyste. Jednak pierwszym krokiem jest zrezygnowanie z Excela i korzystanie z dedykowanej platformy online.
Największym błędem, jaki może popełnić firma, decydując się na rodzaj rozwiązania fakturowania, jest wybór takiego, w którym nie można dokładnie odwzorować swojej działalności.
Na przykład są firmy, które preferują, aby jedna osoba sprawdzała faktury przed wysłaniem ich do klienta. Inne rozumieją, jakie przeszkody mogą wystąpić, gdy ilość faktur się zwiększa. Wówczas dekentralizują ten proces, umożliwiając jego bardziej efektywne przeglądanie przez każdego kierownika projektu odpowiedzialnego za dany projekt. I w takich sytuacjach podejście oparte na minimalizowaniu ryzyka może prowadzić do ostatecznej walidacji przez menadżera hierarchicznego wszystkich faktur. Jednym ze sposobów zmniejszenia ilości faktur jest delegowanie kontroli dla faktur o wartości poniżej określonej kwoty. Innym podejściem jest przeglądanie tylko faktur, które miały zmiany o wartości powyżej określonej kwoty przez starszego menadżera.
W idealnym przypadku, dedykowana platforma online powinna zapewniać elastyczność w osiąganiu efektywnego procesu kontroli i zatwierdzania faktur. Oraz dostarczać odpowiedniego poziomu kontroli, aby promować odpowiedzialność i dokładność.
Utraty przychodów mają dwie główne formy:
- utracone w trakcie przesyłki (ręczne ponowne wprowadzenie do innego systemu lub sprawdzenie w celu ponownego załadowania w sposób nieprawidłowy)
- zapomniane (błąd człowieka)
Generowanie faktur z tego samego systemu, w którym zbierane są czas i wydatki, eliminuje brak szczelności w procesie fakturowania. To podejście z natury eliminuje pierwszą kategorię utraty przychodów. W przypadku 2. kategorii Oraroo wdraża funkcjonalności, które uniemożliwiają, aby czas i wydatki pozostały niezafakturowane zbyt długo lub być może na zawsze. Na przykład, śledzenie momentu osiągnięcia punktu odniesienia do fakturowania, ostrzeganie, gdy coś nie idzie zgodnie z planem, szczegółowy widok przewidywanego rozliczalnego czasu w określonym okresie czasu, itp.
Zespoły operacyjne i finansowe mogą zakończyć proces fakturowania w ciągu kilku godzin, zamiast dni, które zajmują procesy manualne. Co ważniejsze, ta struktura wpływa na odpowiedzialność w całym procesie fakturowania. Główne kierownictwo ma dokładny widok na to, co zostało zafakturowane i jak zostało skorygowane. Pomaga to skrócić proces końca miesiąca w firmie i zwolnić czas na realizację innych projektów o wysokiej wartości.
Przepływ wystawiania faktury może być uruchomiony tylko przez Administratorów Projektu. Osoba posiadająca tę rolę uzyskuje dostęp do kontraktu, który chce zgłosić do faktury. Następnie naciska przycisk WYSTAW FAKTURĘ, po czym wybiera usługi, które chce uwzględnić na fakturze.
W Oraroo proces fakturowania odbywa się w 3 krokach: Sprawdzenie faktury (opcjonalne), Zatwierdzenie faktury i Walidacja faktury. Będą one wyświetlane w sekcji Moje Zadania, pod nagłówkiem Sprawdź/Zatwierdź/Zweryfikuj Fakturę, jeśli jest to odpowiednie.
1. Sprawdzenie faktury
Wykonują to Kierownik Kontraktu lub Kierownik Projektu, od którego zależy kontrakt.
W tym kroku osoba przeglądająca fakturę może wyświetlać następujące informacje lub wykonywać następujące czynności:
- Sprawdzenie informacji, które zostaną uwzględnione na fakturze: nakład (jeśli jest zastosowany), zastosowana stawka, okres, na jaki ma być wystawiona faktura, podatki i ostateczna kwota;
- Weryfikacja danych dotyczących fakturacji firmy i klienta, na której jest wykonywana faktura;
- Usunięcie lub dodanie linii na fakturze;
- Modyfikacja istniejących informacji na liniach faktury (opis linii faktury, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa, procent podatku);
- Zmiana daty wystawienia i terminu płatności;
- Zmiana kursu walutowego (jeśli jest zastosowany);
- Dodanie lub edycja komentarzy na fakturze;
- Dodanie załączników i komentarzy do strumienia;
- Anulowanie faktury.
Sprawdzenie faktury jest opcjonalnym etapem. Na poziomie kontraktu można zdecydować, czy przeglądać lub nie faktury wystawione na ten kontrakt po naciśnięciu przycisku WYSTAW FAKTURĘ. Jeśli opcja przeglądania faktury nie jest włączona na poziomie kontraktu, faktura zostanie przekierowana bezpośrednio do etapu Walidacji.
Jednocześnie dla etapu rewizji faktury można ustawić minimalną wartość płatną na poziomie firmy, dla której nie jest wymagana rewizja. Na przykład, jeśli ustawimy minimalną wartość na 1000 RON, faktury o wartości mniejszej niż 1000 RON lub równej 1000 RON nie będą przechodziły przez etap przeglądu lub zatwierdzenia, a zostaną przekierowane bezpośrednio do etapu Walidacji Faktury.
2. Zatwierdzenie faktury
Wykonuje je bezpośredni kierownik osoby, która wystawia lub przegląda fakturę (w przypadku włączonego etapu przeglądu).
Ważne jest, aby faktura została przekierowana do etapu Zatwierdzenia tylko wtedy, gdy osoba wykonująca Przegląd Faktury dokonała zmian w początkowej informacji (na przykład zmieniła opis linii na fakturze, oryginalną cenę, datę wystawienia, dodała komentarze lub załączniki itp.).
W etapie Zatwierdzenia faktury można wyświetlać następujące informacje lub wykonywać następujące czynności:
- Sprawdzenie informacji zawartych na Fakturze: nakład (jeśli jest zastosowany), zastosowana stawka, okres, na jaki ma być wystawiona faktura, opłaty i ostateczna kwota, załączniki, komentarze;
- Dodanie komentarzy do strumienia;
- Zatwierdzenie faktury: po zatwierdzeniu faktury trafia ona do etapu Walidacji;
- Odrzucenie faktury: po odrzuceniu faktury trafia ona do osoby, która dokonała zmian w etapie Przeglądu Faktury (Kierownik Kontraktu lub Kierownik Projektu) w etapie Przeglądu.
3. Walidacja faktury
Wykonuje to osoba posiadająca uprawnienia Administratora Fakturowania w Oraroo.
Ten etap jest bardzo ważny, ponieważ właśnie w tym momencie przypisywany jest numer faktury z zakresu faktur. Faktury są uważane za wystawione dopiero po przypisaniu im numeru faktury i zatwierdzeniu przez Administratora Fakturowania. W tym etapie można wyświetlać następujące informacje lub wykonywać następujące czynności:
- Sprawdzenie informacji, które zostaną uwzględnione na fakturze: nakład (jeśli jest zastosowany), zastosowana stawka, okres, na jaki ma być wystawiona faktura, podatki i ostateczna kwota;
- Modyfikacja istniejących informacji na liniach faktury (tylko opis linii faktury, ilość w przypadku fakturowanych godzin i procent podatku);
- Zmiana daty wystawienia (tylko wtedy, gdy nie przypisano numeru faktury) i terminu płatności;
Zmiana kursu walutowego (jeśli jest zastosowany); - Dodanie lub edycja komentarzy na fakturze;
- Wyświetlanie załączników i komentarzy w strumieniu;
- Przypisanie numeru faktury zgodnie z serią faktur ustawioną na poziomie firmy lub jednostki organizacyjnej;
- Zatwierdzenie faktury – faktura może być zatwierdzona tylko po przypisaniu numeru faktury; jeśli jest zatwierdzona, uważana jest za WYSTAWIONĄ.
- Odrzucenie faktury – po odrzuceniu faktury trafia ona do etapu Przeglądu do kontroli przez Kierownika Kontraktu lub Kierownika Projektu (nawet jeśli na poziomie kontraktu opcja przeglądania faktur jest początkowo wyłączona).
Faktury, dla których został uruchomiony proces wystawiania, można znaleźć na liście Faktur Kontraktowych.