Plik pracownika zawiera wszystkie informacje związane z jego życiem zawodowym w Twojej firmie. W fizycznym pliku trudniej znaleźć potrzebne dane. Zamiast tego, w formacie elektronicznym zawsze można dokonać wyszukiwania i otrzymać wynik natychmiast. Informacje są już w systemie i masz do nich dostęp w dowolnym miejscu i czasie, bardzo łatwo, bezpiecznie i szybko. Zintegrowane podejście oznacza, że plik jest zawsze aktualizowany o nowe dokumenty generowane w przepływach HR. Mniej pracy dla Ciebie!
Wprowadzenie danych z pliku pracownika do platformy Oraroo ułatwia dostęp do informacji w nim zawartych. W przypadku fizycznego pliku trudniej jest znaleźć potrzebne dane. Natomiast w formacie elektronicznym zawsze możesz przeprowadzić wyszukiwanie i otrzymać wynik natychmiastowo. Informacje są już w systemie, a ty masz do nich dostęp w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca, bardzo łatwo, bezpiecznie i szybko.
Oraroo oferuje możliwość elektronicznej rejestracji i dostępu do tego pliku. Posiadanie wszystkich informacji o pracowniku widocznych w jednym miejscu ułatwia pracę jako menedżer zasobów ludzkich. Dokumenty, które tworzą plik, mogą być przesyłane w sekcji Dokumenty Załączone.
Dostęp do tych informacji odbywa się z ekranu Pracownicy. Zapewnia pełen obraz danych tego pracownika od początku umowy. Można znaleźć informacje takie jak numer i rodzaj Indywidualnej Umowy o Pracę, liczba dni wolnych (urlop) oraz grafik pracy.
Ponadto, tutaj można również uzyskać dostęp do danych osobowych tego pracownika. Często są to dane z dowodu osobistego, wykształcenie, dane kontaktowe, dane bankowe, itp.
Informacje o grafiku pracy są przykładem danych z umowy o pracę, które są częścią pliku pracownika. Uzupełniają sekcję Planu pracy w szczegółach pracownika. Dzięki integracji z funkcjonalnością arkuszy czasowych projektu można obliczyć dostępną pojemność dla każdego pracownika.
Dla każdego pracownika firmy, menadżer zasobów ludzkich przygotowuje plik zawierający zestaw niezbędnych dokumentów. Jest to obowiązek prawny, ustanowiony na podstawie Decyzji Rządu 905/2017.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów w tym pliku w bezpieczny sposób i na bieżąco ich aktualizowania. Przepisy prawne stanowią, że plik pracownika jest przechowywany w formie fizycznej w siedzibie pracodawcy. Musi on być stale aktualizowany o dokumenty potwierdzające wszelkie zmiany w życiu zawodowym pracownika w Państwa firmie. Plik ten będzie udostępniony inspektorom ITM w dowolnym momencie na żądanie. Podobnie będzie udostępniany pracownikom w przypadku potrzeby uzyskania kopii.
Plik praktycznie dokumentuje życie zawodowe pracownika w Państwa firmie. Każdy dokument dotyczący pracownika musi być dołączony do tego pliku. Plik ten, przygotowany zgodnie z wymaganiami prawymi, musi zawierać dokumenty związane z następującymi 4 kategoriami:
- Dokumenty wymagane do zatrudnienia: kopie dokumentów tożsamości, świadectwa naukowe, w tym zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniach lub kursach doskonalących, zatwierdzenie medycyny pracy.
- Indywidualna umowa o pracę wraz z ofertą pracy, opisem stanowiska pracy i raportem oceny zgodnie z ustalonymi kryteriami.
- Dodatkowe dokumenty dotyczące zawarcia, wykonania, zawieszenia, zmiany i rozwiązania indywidualnej umowy o pracę.
- Inne dokumenty: wnioski pracownika o urlop (płatny lub bezpłatny), oświadczenie o swojej odpowiedzialności za liczbę osób na utrzymaniu w celu uzyskania ulgi osobistej.
Wszystkie dokumenty i informacje zawarte w pliku pracownika muszą być chronione i przetwarzane zgodnie z wymaganiami prawno-ustawowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Zawartość dokumentów w pliku pracownika jest również przydatna w codziennych sytuacjach, w rozwiązywaniu problemów dotyczących pracowników. Na przykład, potwierdzenie miejsca zamieszkania za pomocą kopii dowodu osobistego jest przydatne przy wysyłce korespondencji do pracownika. Również wnioski o urlop lub zwolnienia lekarskie mają znaczenie przy obliczaniu wynagrodzenia.