Plik pracownika zawiera wszystkie informacje związane z jego życiem zawodowym w Twojej firmie. W fizycznym pliku trudniej znaleźć potrzebne dane. Zamiast tego, w formacie elektronicznym zawsze można dokonać wyszukiwania i otrzymać wynik natychmiast. Informacje są już w systemie i masz do nich dostęp w dowolnym miejscu i czasie, bardzo łatwo, bezpiecznie i szybko. Zintegrowane podejście oznacza, że plik jest zawsze aktualizowany o nowe dokumenty generowane w przepływach HR. Mniej pracy dla Ciebie!
Wprowadzenie danych z pliku pracownika do platformy Oraroo ułatwia dostęp do informacji w nim zawartych. W przypadku fizycznego pliku trudniej jest znaleźć potrzebne dane. Natomiast w formacie elektronicznym zawsze możesz przeprowadzić wyszukiwanie i otrzymać wynik natychmiastowo. Informacje są już w systemie, a ty masz do nich dostęp w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca, bardzo łatwo, bezpiecznie i szybko.
Oraroo oferuje możliwość elektronicznej rejestracji i dostępu do tego pliku. Posiadanie wszystkich informacji o pracowniku widocznych w jednym miejscu ułatwia pracę jako menedżer zasobów ludzkich. Dokumenty, które tworzą plik, mogą być przesyłane w sekcji Dokumenty Załączone.
Dla każdego pracownika firmy, menadżer zasobów ludzkich przygotowuje plik zawierający zestaw niezbędnych dokumentów. Jest to obowiązek prawny, ustanowiony na podstawie Decyzji Rządu 905/2017.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów w tym pliku w bezpieczny sposób i na bieżąco ich aktualizowania. Przepisy prawne stanowią, że plik pracownika jest przechowywany w formie fizycznej w siedzibie pracodawcy. Musi on być stale aktualizowany o dokumenty potwierdzające wszelkie zmiany w życiu zawodowym pracownika w Państwa firmie. Plik ten będzie udostępniony inspektorom ITM w dowolnym momencie na żądanie. Podobnie będzie udostępniany pracownikom w przypadku potrzeby uzyskania kopii.
Plik praktycznie dokumentuje życie zawodowe pracownika w Państwa firmie. Każdy dokument dotyczący pracownika musi być dołączony do tego pliku. Plik ten, przygotowany zgodnie z wymaganiami prawymi, musi zawierać dokumenty związane z następującymi 4 kategoriami:
- Dokumenty wymagane do zatrudnienia: kopie dokumentów tożsamości, świadectwa naukowe, w tym zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniach lub kursach doskonalących, zatwierdzenie medycyny pracy.
- Indywidualna umowa o pracę wraz z ofertą pracy, opisem stanowiska pracy i raportem oceny zgodnie z ustalonymi kryteriami.
- Dodatkowe dokumenty dotyczące zawarcia, wykonania, zawieszenia, zmiany i rozwiązania indywidualnej umowy o pracę.
- Inne dokumenty: wnioski pracownika o urlop (płatny lub bezpłatny), oświadczenie o swojej odpowiedzialności za liczbę osób na utrzymaniu w celu uzyskania ulgi osobistej.
Wszystkie dokumenty i informacje zawarte w pliku pracownika muszą być chronione i przetwarzane zgodnie z wymaganiami prawno-ustawowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Zawartość dokumentów w pliku pracownika jest również przydatna w codziennych sytuacjach, w rozwiązywaniu problemów dotyczących pracowników. Na przykład, potwierdzenie miejsca zamieszkania za pomocą kopii dowodu osobistego jest przydatne przy wysyłce korespondencji do pracownika. Również wnioski o urlop lub zwolnienia lekarskie mają znaczenie przy obliczaniu wynagrodzenia.