Raporty wydatków, Temat zasobów ludzkich

1. Proces zarządzania raportami wydatków

1. Tworzy administracyjną pracę dla pracowników
2. Wymaga nieprzyjemnej pracy dla pracowników i niskiej produktywności
3. Może tworzyć napięcia między zespołami
4. Tworzy presję finansową na niektórych kolegów z pracy

2. Jak poprawić zarządzanie wydatkami pracowników?

1. Uwzględnienie potrzeb wszystkich stron
2. Eliminowanie papierowych oświadczeń
3. Wykorzystanie telefonu komórkowego do rozliczeń
4. Inne usprawnienia procesowe

3. Niewłaściwe procesy wewnętrzne powinny obchodzić HR

Raporty wydatków są zwykle uważane za czysto księgowe kwestie. Dyrektor finansowy tworzy proces i ustala zasady, których pracownicy muszą przestrzegać.

Gdy przepływ przetwarzania oświadczeń w firmie jest trudny, wiąże się z formularzami papierowymi i wieloma niejasnymi zasadami, albo ogólnie sprawia pracownikom dużo kłopotów, staje się to tematem związanym z działem personalnym.

1.1 Tworzy pracę administracyjną dla pracowników

Dodanie wydatku do raportu wydatków może zająć od 2 do 5 minut. Ten czas mnoży się za każdym dodanym wydatkiem. Zatwierdzenie przez kierownika również może zająć od 2 do 5 minut. Kontrola zgodności finansowej (z wewnętrznymi zasadami lub przepisami podatkowymi lub księgowymi) raportu wydatków może zająć 10 minut. Szacuje się, że cały proces może zużywać co najmniej 20 minut na konto na poziomie firmy.

1.2 Wymaga nieprzyjemnej pracy dla pracowników i niskiej produktywności

Dla pracowników i kierowników jest to nudny, męczący i żmudny proces. Nawet jeśli zasady wydatkowania ogólnie tworzą osoby zespołu finansowego/księgowego, nie cieszą się one nimi. Szczególnie w okresie zamknięcia, okresie (miesiąc, rok) gdy zapewnia się, że konta zawierają wszystkie paragony lub poprawia się różne błędy.

Będąc nieprzyjemnym zadaniem dla wszystkich uczestników procesu, trudno uwierzyć, że zostaje wykonane z najwyższą produktywnością.

1.3 Może tworzyć napięcia między zespołami

Raporty wydatków angażują wielu uczestników: wnioskodawcę (pracownika), zatwierdzającego (kierownika) i przetwarzającego (finansowe/księgowe). Aby raport wydatków przeszedł przez całą łańcuch, potrzebne są emaile ze wszystkimi uczestnikami, a czasami nawet w formie papierowej.

Czasami zasady nie są jasne lub niewystarczająco zrozumiane przez wnioskodawców. Wszystkie wymiany wymagają jasnej komunikacji i empatii, aby przynieść procesowi pomyślne zakończenie. Często jednak prowadzi to do sprzecznych dyskusji i nieporozumień.

1.4 Sprawia, że niektórzy koledzy odczuwają presję finansową

W przypadkach, w których mamy do czynienia z okazjonalnymi i małymi wydatkami, problem jest znacznie łagodniejszy. Dla ról, w których są one częste i o dużym wartości (na przykład pracowników podróżujących prawie co tydzień), dokonywanie wydatków ze swoich środków może przynajmniej stwarzać poczucie niepewności finansowej. Mogą wystąpić sytuacje, gdy nierozliczone lub spłacone konta gromadzą się przez długi okres czasu. W takim przypadku mamy do czynienia z realną presją finansową na pracowników.

Podsumowując, w najlepszym przypadku proces zarządzania oświadczeniami tworzy dodatkową pracę z pracą administracyjną - nieproduktywną i nieskuteczną, co często oznacza stres. W innych przypadkach może stwarzać napięcia między współpracownikami. W jeszcze innych przypadkach może tworzyć rzeczywiste presje finansowe na pracowników.

Dlatego ustalanie inteligentnych procesów raportowania wydatków to nie tylko cel zespołu finansowego — powinien być to również cel działu personalnego. Oto dlaczego poprawa zarządzania wydatkami pracowniczymi powinna być celem działu personalnego.

Optymalna implementacja uwzględniałaby potrzeby wszystkich uczestników, a także szereg (dobrych) praktyk, takich jak sporządzanie raportów wydatków w formie cyfrowej i korzystanie z telefonów komórkowych.

2.1 Uwzględnienie potrzeb wszystkich uczestników

Sprawiedliwy proces uwzględnia potrzeby każdego uczestnika

Wnioskodawca (Pracownik) - Moje Wydatki / Raporty wydatków

• Importowanie dokumentów potwierdzających
• Tworzenie i wysyłanie raportu wydatków
• Sledzenie statusu zwrotu

Osoba zatwierdzająca (Kierownik) - Wydatki mojego zespołu / Raporty wydatków

• Alarmowanie, gdy zespół wysyła nowy raport wydatków
• Sprawdzanie i odrzucanie raportów wydatków
• Informowanie pracowników o ich obowiązkach

Przetwarzacz (Dział Finansowo-Księgowy) - Analiza

• Przeglądanie raportów wydatków firmy
• Przeglądanie wydatków konkretnej osoby lub grupy pracowników / zespołów
• Filtrowanie wydatków wg kategorii

2.2 Eliminacja papierowych raportów wydatków

Większość problemów administracyjnych wynika z faktu, że niektóre firmy korzystają (nadal) z papierowych dokumentów. A prawdziwym powodem jest to, że takie raporty wydatków zawsze wyglądały.

Pomyśl o drobnych etapach, jakie wiążą się z każdym wnioskiem:

• Pracownicy muszą znaleźć, wydrukować i wypełnić szablon raportu wydatków.
• Muszą również zeskanować i wysłać te dokumenty wraz z papierowymi paragonami lub fizycznie umieścić je w systemie dokumentacji. (Co jest niewygodne, gdy pracuje się zdalnie...).
• Dział finansowy musi wprowadzić te same dane do własnego systemu.
• Jeśli coś jest niepoprawne lub brakuje, cały proces jest powtarzany. A informacje są zawsze niepoprawne lub niekompletne.

Tworzenie raportu wydatków jest dość nieprzyjemne. Ale jeśli przetwarzasz dziesiątki lub setki raportów miesięcznie, papier stanowi poważną przeszkodę.

Jeśli skupiasz się na tym, aby zespoły czuły się szczęśliwe i szanowane w pracy, usprawnienia operacyjne przynoszą duże korzyści. Zmniejszenie dokumentów papierowych jest świetnym osiągnięciem w tym kontekście. A technologia to ułatwia.

2.3 Użycie telefonu komórkowego do wydatków

Proces oparty na papierowych dokumentach można łatwo zastąpić cyfrowym. Można wprowadzić te same informacje, w tym paragony / dokumenty potwierdzające korzystając z oprogramowania na telefonie komórkowym. Szybciej i z mniejszą ilością błędów.

Zamiast czekać do końca miesiąca, aby wprowadzić paragony, pracownicy mogą to zrobić od razu. W momencie dokonania zakupu po prostu zapisują go w aplikacji i robią zdjęcie paragonu. A potem nie muszą się tym martwić.

Taki podejście niesie kilka korzyści:

• Informacje są bardziej dokładne, a aplikacja prowadzi pracowników przez cały proces
• Pracownicy przesyłają paragony natychmiast, zanim zaginą lub zostaną uszkodzone
• Każde wprowadzenie wydatku zajmuje trochę czasu
• Raport wydatków jest całkowicie elektroniczny

W ten sposób zmniejszasz stres administracyjny dla każdego uczestnika. A otrzymujesz bardziej wydajną firmę jako bonus.

2.4 Inne usprawnienia procesowe

Wcześniejsze zwrot kosztów poniesionych przez pracowników jest możliwy dzięki wprowadzeniu wydatków zaraz po ich zrealizowaniu. Raporty wydatków mogą być robione częściej, a tym samym zwrot kosztów. Jest to temat, w którym HR musi wyraźnie określić oczekiwania dla zespołu finansowo-księgowego. A ten z kolei musi znaleźć rozwiązania automatyzacji płatności, które umożliwią te częste zwroty.

Kierownicy HR powinni również być katalizatorem, który zachęca zespoły finansowo-księgowe do szukania rozwiązań, które minimalizują ponoszenie wydatków przez pracowników i tylko okazjonalnie korzystają z ich środków pieniężnych. Może to oznaczać szersze wykorzystanie kart firmowych lub bezpośrednie opłacanie faktur przez firmę.

Nowoczesne zespoły HR mają wiele odpowiedzialności. Ale niezależnie od tego, czy skupiają się na warunkach pracy zdalnej, korzyściach, rozwoju kariery czy po prostu terminowej wypłacie wynagrodzenia, główna misja jest taka sama: utrzymanie satysfakcji i spełnienia członków zespołu w pracy.

Co wraca do podstawowej tezy tego artykułu: Niewystarczające (złe) procesy są problemem HR. Jeśli wpływają one na morale i obniżają produktywność, są problemem działu zasobów ludzkich. A jeśli powodują problemy finansowe dla pracowników, jest to na pewno problem działu zasobów ludzkich.