Patrz na fakturowanie projektowe jako na kolejną usługę, którą Twoja firma świadczy klientom. W ten sposób dbasz o to, żeby faktury związane z projektami były tak dobre, jak usługi, które świadczyłeś. Zintegrowane rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy cyfrowej, śledzenia projektów i fakturowania wspierają dokładne, pełne i terminowe procesy fakturowania. Niedokładne faktury z błędami szkodzą przedsiębiorstwu. Dokładne, klarowne faktury mówią klientom, że firma ceni sobie profesjonalizm.
- "Ostatnie wrażenie"
- Przed rozliczeniem
- Podczas rozliczenia
- Po rozliczeniu / wysłaniu faktury
- Rozliczenie to usługa świadczona klientowi
- Podejście Oraroo
- Zaleta Oraroo
Firmy świadczące usługi profesjonalne polegają na silnych relacjach z klientami we wszystkich obszarach działalności. "Ostatnie wrażenie" - czyli faza fakturowania projektu - może być szczególnie istotne. Jeśli ten proces zostanie źle zarządzony, klient może stracić zaufanie do swojego dostawcy usług i zdecydować się przenieść swoją działalność gdzie indziej.
Szkody w relacjach biznesowych spowodowane problemami z fakturowaniem są głównie samowyrządzane. Dla niektórych firm faktury są traktowane jako coś dość powierzchownego. Często rachunek jest traktowany po macoszemu lub bez większego znaczenia. W rzeczywistości, faktury pełnią więcej funkcji niż informowanie klientów, ile mają do zapłacenia. Odzwierciedlają cały wizerunek dostawcy. Niechlujne faktury z błędami szkodzą firmie. Z drugiej strony, precyzyjne, klarowne faktury informują klientów, że firma ceni sobie profesjonalizm.
Firmy, które okazują szacunek klientom poprzez procedury fakturowania, kreują założenie, że zostaną potraktowane z równym szacunkiem.
W praktyce może to oznaczać płatności rachunków terminowo, bez żadnych problemów, na pełną należną kwotę.
Dobrze stosując najlepsze praktyki przed, w trakcie i po przygotowaniu faktur, organizacja świadcząca usługi profesjonalne może poprawić swój proces fakturowania projektów. W ten sposób możesz zdobyć kolejny poziom szacunku i zapewnić, że "ostatnie wrażenie" pozostawione u klienta będzie pozytywne.
Optymalny proces fakturowania projektów zaczyna się przed wystawieniem faktur i obejmuje odpowiedzi na kilka podstawowych pytań.
Kiedy fakturuję?
To pytanie odnosi się do podstawowych warunków projektu i kiedy faktura projektowa może być wystawiona. Może to być data kalendarzowa lub obejmować kryteria osiągnięcia porozumienia w sprawie momentu wystawienia faktury projektowej. Wystawianie i wysyłanie faktury w połowie projektu, gdy klient zakłada, że nie przyjdzie ona dopóki praca nie zostanie wykonana, może prowadzić tylko do napiętych rozmów. Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy klient oczekuje faktury za usługi.
Kto otrzymuje fakturę?
Osoba kontaktowa klienta dla projektu i osoba kontaktowa dla faktur nie muszą być koniecznie tą samą osobą. Wysłanie faktury na niewłaściwą osobę może spowolnić przepływ gotówki. Włożysz wysiłek w określenie "Kto dostaje rachunek?" na początku projektu. To właśnie wtedy stymulujesz szybkie płatności od klienta i unikasz nieodpowiedniego błędu w procesie.
Czy wymagane są inne dokumenty?
Niektóre faktury projektowe mogą wymagać dołączenia dokumentów pomocniczych. Mogą to być proste dokumenty, takie jak paragony lub raporty z wydatków. Jednak mogą również obejmować uzasadnienia dla wykonanej działalności (na podstawie arkuszy czasowych projektu) lub raport przekazania-akceptacji dla złożonych elementów dostarczanych. Podobnie jak w przypadku wysyłania faktury do niewłaściwej osoby, wysłanie faktury bez tych dokumentów sprawia, że twoja firma wygląda nieprofesjonalnie. I podobnie jak w poprzednim przypadku, może prowadzić do opóźnień w płatnościach.
Projektowanie faktur jest często spersonalizowane dla każdego dostawcy usług profesjonalnych. Ale bez względu na układ, każda faktura projektowa powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby klient mógł zrozumieć i przetworzyć fakturę skutecznie. Jeśli brakuje kluczowych szczegółów lub są one źle przedstawione, klient może się zdezorientować. Jeśli utrudniłeś klientowi, możliwe że go uraziłeś. Nie powinien być zaskoczony, gdy twoja faktura znajdzie się na końcu jego listy do zapłaty rachunków.
Każda faktura projektowa powinna zawierać te niezbędne elementy, które przyczynią się do dobrej woli klienta, co prawie zawsze przekłada się na natychmiastową zapłatę faktury:
- Profesjonalny nagłówek - Nazwa firmy, adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail i strona internetowa
- Informacje kontaktowe klienta - nazwa, adres i numer telefonu odbiorcy rachunku
- Numer i data faktury - numer faktury, data wystawienia, termin płatności
- Szczegółowa lista - Opis usług/produktów, data zakończenia/zakupu, ilość dostarczona (godziny / pozycje), stawka (za godzinę / pozycję) oraz szczegóły finansowe (suma linii, sumy częściowe, podatki i suma ogólna)
- Sposób płatności - konto bankowe dostawcy
Oczywiście, cyfrowy proces fakturowania to świetny sposób na prowadzenie działalności.
Ale faktury muszą być wysyłane na czas i do odpowiednich osób, a konkretnie na poprawne adresy e-mail.
Ważne jest również zarejestrowanie ich w systemie księgowym w celu śledzenia płatności przez klienta.
Aby zagwarantować, że "Ostatnie Wrażenie" twoich klientów o firmie będzie pozytywne, utrzymuj równy rytm w ostatniej fazie. Traktuj fakturację projektów jako kolejną usługę, jaką twoje profesjonalne usługi firmowe świadczą dla klientów. W ten sposób upewnisz się, że faktury związane z projektami będą tak dobre jak usługi, które świadczyłeś. Przepływ gotówki oraz lista przyszłych projektów u klientów pozostaną wysokie.
W fazie "przed rozliczeniem" Oraroo pozwala Ci przeglądać usługi, które można rozliczyć na odpowiednim kontrakcie (np. usługi, których okres rozliczeniowy minął). Można dokonać wyboru usług do uwzględnienia w fakturze.
Przed przystąpieniem do procesu wystawiania faktury zaleca się sprawdzenie istnienia adresu e-mail do przesyłania faktur oraz ewentualne zweryfikowanie go.
Podczas wystawiania faktury można wybrać różne rodzaje szablonów/formatów faktur. Na przykład, niektórym klientom wysyłana jest tylko faktura.
Innym klientom faktura jest wysyłana wraz z szczegółami (na przykład raportem z działalności).
Także w fazie wystawiania faktur Oraroo umożliwia sprawdzenie danych rozliczeniowych klienta oraz zebranie informacji na temat usług. W tej podglądzie linii faktury wprowadzane są również zmiany (które mogą być również poddane procesowi zatwierdzania).
Po zakończeniu procesu wystawiania faktury, faktura może zostać wysłana do klienta drogą elektroniczną. Status faktury można sprawdzić na ekranie faktur.
Integracja funkcjonalna między operacjami projektowymi a umowami pozwala na bezpośrednie przejęcie czasu pracy i osiągniętych wyników przy obliczaniu faktury. Ta integracja zapewnia kompletną integralność danych między monitorowaniem operacyjnym a komercyjnym. Jest to podstawowe założenie dla procesu, który stale dostarcza poprawnych, kompletnych i terminowych faktur.
Integracja techniczna Oraroo z rozwiązaniami e-mailowymi umożliwia natychmiastową transmisję faktur do klientów, jak tylko zostaną one zwalidowane w procesie. Automatyzacja tego procesu eliminuje manualne wysiłki związane z identyfikacją adresów rozliczeniowych i wysyłką e-maili i jest założeniem dla wysyłki faktur na czas.
Model pracy zdalnej w firmach z sektora kreatywnych i profesjonalnych usług wymaga rozwiązań dla zarządzania pracą.
W czasach, gdy tak wiele firm szuka zwiększenia produktywności poprzez scentralizowanie informacji w jednym spójnym i czasu rzeczywistego widzeniu, eliminuje się ryzyko nadmiernego przydzielania zasobów i umożliwia kierownikom projektów podejmowanie świadomych decyzji.
W tym samym kontekście pracy zdalnej, pracownikom należy zapewnić łatwy dostęp do informacji związanych z pracą, a także szybkie i cyfrowe procesy zarządzania w celu utrzymania wysokiego poziomu zaangażowania.
Oraroo, mając na uwadze powyższe potrzeby, ma na celu poprawę wyników operacyjnych i finansowych firm świadczących profesjonalne usługi, integrując w jednym systemie zarządzanie projektami, zarządzanie zasobami, wycenę i rozliczanie kontraktów, administrację pracą, inteligencję biznesową oraz integrację z istniejącymi systemami.
Wypróbuj za darmo Oraroo lub obejrzyj dema tutaj!