Dla pracowników, proces przetwarzania raportów kosztowych nie zawsze jest znany lub klarowny. Zespoły finansowe często otrzymują oświadczenia ze szkicowymi błędami, a zatwierdzenia i przetwarzanie wymagają dużej ilości pracy manualnej. Najlepszym rozwiązaniem dla obu kategorii uczestników procesu jest automatyzacja. Nawet najlepsza polityka wydatkowania nie może zapobiec nieco męczącym rachunkom. Ale skuteczne zarządzanie procesem za pomocą aplikacji może znacznie ułatwić sprawy.
- Trudności w śledzeniu zwrotu kosztów pracowników
- Rozwiązanie
- Raporty kosztów uproszczone za pomocą Oraroo
- Zaleta Oraroo
Dla większości firm trudne nie jest zdefiniowanie typów wydatków, za które pracownicy mogą ubiegać się o zwrot kosztów. Są to głównie klasyczne kategorie firmowe (wydatki na podróże, transport, zakwaterowanie, protokół klienta, itp.) i pracownicy będą w stanie użyć zdrowego rozsądku, aby je zidentyfikować.
Trudność polega - zarówno dla pracowników, jak i dla całej firmy - na kontrolowaniu tych kosztów.
Dla pracownika
Dla pracowników jest to trudne z kilku powodów:
- Sposób płacenia w pracy różni się od sposobu płacenia w życiu prywatnym
- Koszty mogą być małe i nieregularne, dlatego łatwo o nich zapomnieć
- Pracownicy muszą zrozumieć prawidłowy sposób zgłaszania wydatków, a zwłaszcza jakie dokumenty są wymagane
W ogólności, największym problemem jest to, że proces nie zawsze jest dobrze formalizowany i komunikowany, a większość pracowników nie jest z nim zaznajomiona.
Dla firmy
W tym przypadku mówimy o zespole finansowym. To oni muszą zajmować się każdym wnioskiem o zwrot kosztów pracownika.
Dla nich problemy są bardziej dotkliwe:
- Raporty kosztowe często są niekompletne i pełne błędów
- Rachunki mogą przychodzić w dowolnym momencie miesiąca lub kwartału, a pracownicy oczekują szybkiego zwrotu pieniędzy
- Przetwarzanie oświadczeń wymaga dużego wysiłku związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, co jest jeszcze bardziej utrudnione przy wystąpieniu błędów
Aby pokonać te wyzwania, należy wprowadzić zmiany. Najlepszym sposobem na poprawę przetwarzania raportów wydatków zarówno dla pracowników, jak i zespołów finansowych jest automatyzacja.
Ten podejście zaczyna się od dobrego narzędzia do zarządzania wydatkami, które pomaga pracownikom składać roszczenia. Większość z nich zaczyna się od aplikacji mobilnej, która prowadzi pracownika przez proces. Istnieją obowiązkowe wymagania, aby upewnić się, że nie brakuje żadnych informacji.
Pracownik może po prostu zrobić zdjęcie swojego paragonu. Nie musi grzebać w portfelu raz w miesiącu i próbować pamiętać, za co była każda płatność. Co jest doskonałe.
Ale główną korzyścią tych systemów jest ich wpływ na zespoły finansowe. Po pierwsze, nie ma już ręcznego wprowadzania danych. Pracownik już wypełnił wszystkie informacje.
Kierownik, a także osoby odpowiedzialne za finanse, mogą szybko sprawdzić oświadczenie pracownika, a następnie zatwierdzić do płatności (lub odrzucić). Ten proces zajmuje kilka sekund.
Nie ma potrzeby przeszukiwania skrzynki odbiorczej i otwierania załączników.
Paragony są cyfrowo dołączone do raportów wydatków.
Zatwierdzone raporty wydatków są następnie wysyłane do płatności i rejestracji w aplikacjach księgowości.
To budzi niepokój, gdy pomyślimy o ilości godzin spędzonych na procesach manualnych. Przetwarzanie raportów wydatków prawdopodobnie już kosztuje pracowników i zespół finansowy cenny czas, po prostu dlatego, że obecny proces jest niewygodny.
Niestety, nawet najlepsza polityka dotycząca wydatków nie może zapobiec temu, że raportowanie wydatków jest pewną niedogodnością - dla działu finansów stanowi to duże obciążenie administracyjne, podczas gdy pracownicy często muszą długo czekać na zwrot kosztów.
Jednak skuteczne zarządzanie procesem może znacznie zminimalizować trudności.
Stworzyliśmy specjalne narzędzia w Oraroo do zarządzania całym procesem raportowania wydatków dla pracowników i zespołów finansowych. Pracownicy mogą tworzyć raporty wydatków, uzyskiwać zatwierdzenie menedżera i w kilka sekund przesyłać kompletną prośbę do zespołu finansowego.
Po poniesieniu wydatku pracownik może zrobić zdjęcie za pomocą swojego telefonu komórkowego i przesłać je do swojej "galerii" wydatków w Oraroo, aby uwzględnić je w raporcie wydatków.
Po poniesieniu wydatku pracownik może zrobić zdjęcie za pomocą swojego telefonu komórkowego i przesłać je do swojej "galerii" wydatków w Oraroo, aby uwzględnić je w raporcie wydatków.
Po powrocie z podróży służbowej, pracownik decyduje się sporządzić odpowiedni raport wydatków. W Oraroo może stworzyć oświadczenie i wybrać koszty, które do niego należą. Następnie rozpoczyna się proces zatwierdzania raportu wydatków.
Po powrocie z podróży służbowej, pracownik decyduje się sporządzić odpowiedni raport wydatków. W Oraroo może stworzyć raport wydatków i wybrać koszty, które do niego należą. Następnie rozpoczyna się proces zatwierdzania raportu wydatków.
Ponad ogólnymi aspektami związanymi z przetwarzaniem raportów kosztowych w każdej firmie, istnieją te związane z ponownym fakturowaniem (przynajmniej części) kosztów dla klientów, w firmach usługowych.
Zintegrowane podejście do aspektów operacyjnych projektu wraz z aspektami handlowymi zapewnia bardzo dobrą śledzalność kosztów projektu oraz na poziomie umów.
Oraroo umożliwia ponowne fakturowanie kosztów na projekt. Naciśnij przycisk "Ponowne fakturowanie", ręcznie wybierz koszty do ponownego fakturowania i utwórz fakturę.
Następnie następuje przepływ przeglądu. Wygenerowaną fakturę można przeglądać w szczegółach umowy.