Żaden system nigdy nie pozostanie doskonałym rozwiązaniem. Z czasem wady rozwiązania zaczynają stawać się widoczne. Kiedy to nastąpi, czas poważnie rozważyć nowe rozwiązanie. Uściślanie wymagań organizacji, ocena alternatyw, wybór rozwiązania i podjęcie decyzji implementacyjnej to proces, który wymaga czasu i zaangażowania. W implementacji ważne jest zarządzanie zmianą danych i migracją, podobnie jak zespół odpowiedzialny za implementację.
Wiele firm prawdopodobnie ma pewien system zasobów ludzkich. Bardzo prawdopodobne jest, że obejmuje on tylko część pełnego zakresu podstawowych procesów związanych z zasobami ludzkimi.
Nieobjęte procesy
Dla procesów nieobjętych przez system używane są e-maile, arkusze kalkulacyjne i różne rozmowy przekazywane przez systemy komunikacji natychmiastowej. Wysiłek w celu kontrolowania procesów przeprowadzanych w tej formie jest duży, stały i trwały, co sprawia, że w czasie staje się on niewykonalny.
W takich przypadkach decyzja dotycząca wdrożenia jest praktycznie już podjęta za Ciebie.
Objęte procesy
Jednak gdy zastępujesz oprogramowanie, sytuacja jest inna. Ponieważ już masz zainstalowany system i prawdopodobnie działa. Dlatego musisz dowiedzieć się, co nie działa i gdzie są możliwości, których teraz nie wykorzystujesz.
Na przestrzeni czasu, zwłaszcza w rozwijających się firmach, zmieniają się potrzeby. Żaden system nigdy nie będzie idealnym rozwiązaniem. A z biegiem czasu, niedoskonałości rozwiązania zaczynają się ujawniać.
Jednym z najbardziej oczywistych znaków potencjalnych niedoskonałości jest to, gdy pracownicy nie korzystają z systemu. Czasami system jest zbyt skomplikowany lub trudny, dlatego wysiłek w jego użytkowaniu jest zbyt wielki i przestaje przynosić jakąkolwiek wartość.
Inne oznaki mogą obejmować brak aktualizacji prawnych tam, gdzie jest to konieczne. Na przykład Rozporządzenie RODO wywołało wiele dyskusji na temat tego, w jakim terytorium przechowywane są dane. Aplikacje hostowane poza UE wymagają specjalnych ustaleń, a pracownicy mogą mieć zastrzeżenia co do ochrony swoich danych. Przechowywanie danych w UE łatwo rozwiązałoby ten problem. Brak rozwiązania zamienia trudności w niedoskonałość.
Kiedy niedoskonałości istniejącego rozwiązania stają się oczywiste, wtedy przyszedł czas na poważne rozważenie nowego rozwiązania.
Wymagania
Pierwszym krokiem jest opracowanie analizy kosztów i korzyści specyficznej dla Twojej organizacji w celu zastąpienia jednego systemu innym.
Wiąże się to z szerokim zakresem wymagań. Analiza wymagań oceny systemu powinna wykraczać poza implementację. Należy również uwzględnić, jakie wymagania istniałyby w okresie po implementacji.
Ważne jest także priorytetyzowanie wymagań, tak zwanych "musi" i "miłoby mieć". Ramy priorytetowe struktury, której można użyć dla sukcesu tego podejścia, to MoSCoW.
Dopiero w tym momencie rozpoczyna się analiza i ocena dostępnych rozwiązań pod względem priorytetowych wymagań dotyczących konkretnej sytuacji Twojej organizacji.
Zarezerwuj czas na Wymagania i Oceny
Uściślenie wymagań Twojej organizacji, ocena alternatyw, dokonywanie wyboru i podjęcie decyzji o wdrożeniu to proces, który wymaga zaangażowania. Przede wszystkim aspekty te mają charakter organizacyjny oraz odnoszą się do sposobu pracy (aktualnego i po wdrożeniu). Dlatego konieczne jest przeznaczenie odpowiedniego czasu zarówno na okres czasu, jak i ilość czasu pracy kluczowych osób w organizacji, zainteresowanych stron w wdrożeniu/zmianie.
"Spersonalizowanie" w ramach Oceny
W trakcie oceny systemów często dyskutuje się o dostosowywaniu - zmienianiu zestawu danych lub domyślnego zachowania systemu w ramach funkcjonalności.
Może to stać się pułapką! Elastyczność dostosowywania zwiększa złożoność wdrożenia i wymaga osób w Twojej organizacji z zaawansowanym szkoleniem w tym systemie, aby osiągnąć początkowe konfiguracje oraz utrzymać i rozwijać je z biegiem czasu.
Istnieją organizacje, które mogą sobie pozwolić na koszty takich ekspertów i mają dojrzały model operacyjny i kulturę, dzięki czemu są przyzwyczajone do zarządzania i doskonalenia procesów jako część codziennych działań. W takim przypadku złożoność dostosowywania jest zarządzana, a staje się ono rzeczywiście zaletą elastyczności. Wtedy ma sens, aby system mógł dostosować się do sposobu działania organizacji.
Jednak nie zalecamy małym organizacjom, tym na początku drogi lub tym, które szybko rosną, aby zbytnio przywiązywały uwagę do dostosowywania. Nie osiągnęły jeszcze optymalnego modelu operacyjnego, wręcz są poddane nagłym i czasami bardziej radykalnym zmianom, nie są przyzwyczajone do pomiaru i sekwencyjnego doskonalenia procesów, zasobów jest niewiele. W tym kontekście bardziej korzystają z efektywności płynącej z procesów już zawartych w funkcjonalnościach platformy, które pozwalają im skupić wysiłki i zasoby na wzroście i adaptacji biznesu (a mniej na drobnym optymalizowaniu funkcji wsparcia). Tutaj ma większy sens, aby organizacja dostosowała się do sposobu działania systemu.
W drugim kontekście korzystne jest, aby wybrany dostawca systemu działał jako partner w przyszłych rozwojach. Wraz z wykrystalizowaniem potencjalnych nowych wymagań wynikających z dojrzewającego modelu operacyjnego, żądaniem Twojej organizacji może być uwzględnienie ich w procesach dobrej praktyki, które będą następnie dostępne poprzez platformę. Dzięki takiej współpracy obie strony zyskują, a Twoja organizacja ma gwarancję rozwoju systemu z nowymi wymaganiami.
Zespół implementacyjny
To jedno, wybrać rozwiązanie, a zupełnie inną kwestią jest wprowadzenie go do produkcji. Pomoc zespołu implementacyjnego dostawcy jest kluczowym elementem sukcesu i szybkości wdrożenia. Dla małych firm czas implementacji może wynosić 2-3 tygodnie. Dla średnich i dużych firm może to trwać nawet 6-8 tygodni.
Migracja danych
Kluczowym punktem projektu implementacyjnego jest migracja danych. Duża część czasu wdrożenia jest poświęcana na ten obszar.
Najczęstsze problemy dotyczą jakości danych źródłowych - dane są niekompletne lub nieprawidłowe. Wymagają one wielokrotnych aktualizacji i ponownych aktualizacji w systemach źródłowych lub w arkuszach kalkulacyjnych, w których były dotychczas przechowywane.
Inny problem to walidacja poprawności migracji danych w nowym systemie docelowym. Gdy zbiór danych jest tak duży, że celem przekracza możliwości manualnej weryfikacji, konieczne jest wprowadzenie systematycznego podejścia w celu przeprowadzania weryfikacji, które mogą obejmować automatyzację. Na przykład w przypadku kompletności - sprawdzenie czy wszystkie dane wejściowe zostały załadowane. Innym przykładem jest jakość - dokonywanie sum na różnych zestawach wartości danych oraz porównania wyników między systemami źródłowymi a systemem docelowym, lub weryfikacja na próbach.
Kompetentny i doświadczony zespół implementacyjny zaprojektuje migrację danych i jej weryfikację, dostosowując je do konkretnej sytuacji Twojej organizacji (wydobywanie danych z systemów Twojej organizacji, dopasowanie znaczenia pól w systemach Twojej organizacji z tymi w nowym oprogramowaniu itp.)
Zarządzanie zmianą
Niezależnie od wielkości Twojej organizacji, wdrażanie systemu informatycznego jest tak naprawdę transformacją cyfrową, która polega na zmianie procesów, wspieranej przez infrastrukturę aplikacji IT. Jako zmiana musi być zarządzana. Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie zmianą i umocnić ją, a ta osoba musi działać jako właściciel tej zmiany. Komunikowanie korzyści, ułatwianie projektowania i wdrażania optymalnych procesów dla Twojej organizacji, jak również zwalczanie oporu, są kluczowymi elementami zarządzania tym obszarem.
Aby wrócić do początku, osoba odpowiedzialna za zmianę musi ścisłe i konsekwentnie trzymać się hierarchii priorytetów zdefiniowanych na początku, aby móc prowadzić lub arbitrować w razie potrzeby, w trakcie wdrażania.
Wdrażanie systemu to nie jest projekt IT lub kadrowy. Jest to dla dobra całej organizacji.