Zarządzanie portfelem projektów (PPM) to strategiczny proces, którego organizacje używają do dostosowywania inwestycji projektowych do celów biznesowych. Celem PPM jest wybór odpowiedniej kombinacji projektów, która maksymalizuje wartość dla organizacji.
PPM to proces podejmowania decyzji, który pomaga organizacjom priorytetyzować i wybierać projekty, które będą miały największy wpływ na biznes. Celem PPM jest zapewnienie, że organizacje inwestują w odpowiednią kombinację projektów, a te projekty są zgodne z strategicznymi celami organizacji.
Oraroo może uczynić PPM kluczową funkcją w organizacjach, ponieważ dostarcza ramy do podejmowania decyzji dotyczących inwestowania w projekty i alokacji zasobów. PPM pomaga organizacjom podejmować przemyślane decyzje dotyczące projektów, które będą miały największy wpływ na biznes i które są najbardziej prawdopodobne do osiągnięcia sukcesu.
Zarządzanie portfelem projektów to proces, który może być wykorzystywany przez organizacje, aby poprawić dostosowanie inwestycji projektowych do celów biznesowych. PPM może pomóc organizacjom podejmować lepsze decyzje dotyczące inwestycji w projekty i alokacji zasobów. Korzystając z PPM, organizacje mogą zwiększyć swoje szanse na sukces i maksymalizować wartość inwestycji projektowych.
Planowanie projektów
Niewiele projektów jest realizowanych bez jakiejś formy planowania. Wielkość i złożoność projektu określa niezbędne do tego stopień planowania. Dla małych projektów kilka notatek na tablicy lub w zeszycie może być wystarczające. Większe, bardziej złożone projekty wymagają szczegółowej dokumentacji w postaci planów projektów.
W Oraroo tworzenie planu projektu wymaga wykonania następujących podstawowych kroków:
1. Określenie zakresu projektu. Obejmuje to identyfikację osiągnięć, czyli tego, co projekt wyprodukuje, oraz wymaganych działań, które trzeba podjąć w tym celu.
2. Przydzielenie zasobów. Obejmuje to identyfikację osób, które będą pracować nad poszczególnymi osiągnięciami, oraz sprzętu lub materiałów, których będą potrzebować.
3. Utworzenie harmonogramu i budżetu. Biorąc pod uwagę dostępność zasobów, zależności między działaniami oraz szacowane nakłady i koszty dla każdego z nich, zespół projektowy może określić, kiedy zostaną ukończone poszczególne osiągnięcia, oraz ile to będzie kosztować.
4. Utworzenie planu zarządzania ryzykiem. Obejmuje to identyfikację potencjalnych ryzyk i sposobów ich łagodzenia. Oraroo nie jest w stanie wyeliminować wszystkich ryzyk, ale umożliwia kierownikom projektów szybkie zrozumienie, kiedy zdolność realizacji zespołu projektowego jest zagrożona przez czynniki zewnętrzne, takie jak nieobecności, opóźnienia w innych projektach lub zmiany priorytetów w stosunku do innych projektów.
Tak więc, plany projektów można tworzyć przy użyciu Oraroo w sposób klarowny, zwięzły i łatwy do zrozumienia. Po utworzeniu planu projektu można go łatwo udostępnić zarządowi w celu uzyskania zatwierdzenia i akceptacji.
Po zatwierdzeniu projektu, kierownik projektu może omówić plan projektu z zespołem i upewnić się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki, ustalić plan komunikacji i procesy monitorowania.
Monitorowanie projektów firmy
W miarę rozwoju Twojego biznesu rośnie liczba projektów i menedżerów projektów. Próba śledzenia wszystkich tych projektów i menedżerów może szybko stać się przytłaczające, zwłaszcza jeśli wciąż korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych lub poczty elektronicznej do zarządzania wszystkim. Tutaj wchodzi w grę zcentralizowane oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Oraroo.
Oraroo daje Ci jedno miejsce do śledzenia rozwoju i wyników wszystkich Twoich projektów, oraz zapewnia ogólny przegląd przydziału zespołów, ich obciążenie pracą i faktyczne nakłady. To nie tylko ułatwia posiadanie wszechstronnego widoku na postęp we wszystkich projektach, umożliwiając doprowadzenie całej organizacji do porozumienia, ale również ułatwia identyfikację wąskich gardeł i potencjalnych problemów.
Niemal wszystkie zalety, które oferuje Oraroo jako zcentralizowana platforma do zarządzania projektami:
Zarządzanie czasem na poziomie firmy: możliwość organizowania, planowania i śledzenia spędzonych minut na różnych projektach każdego dnia. Firmy consultingu doskonale wiedzą, że dostępna godzina można wykorzystać na dwa sposoby: do generowania przychodu lub ponoszenia kosztów. Dlatego podejście Oraroo do dokładnego śledzenia czasu jest kluczowe dla solidnego zarządzania projektami. To tworzy podstawę do zwiększenia efektywności, produktywności i rentowności, oraz umożliwia podejmowanie poinformowanych decyzji w zakresie planowania i priorytetów.
Identyfikacja odpowiednich zasobów, które są dostępne we właściwym czasie, aby dostarczyć wymagane rezultaty projektu. Oraroo pozwala Ci szybko znaleźć personel mający dostępny czas i dodać go do Twojego projektu. Po przydzieleniu zespołów do projektu, Oraroo pozwala łatwo monitorować, czy członkowie zespołu są nadmiernie obciążeni czy niedostatecznie wykorzystani, co zwiększa zdolność menedżera projektu do kontrolowania harmonogramu projektu, budżetu i dostawy, a także zapewnia kierownikom liniowym najlepsze narzędzia do zapewnienia równowagi między pracą a życiem prywatnym członków zespołu.
Monitorowanie kosztów, przychodów i rentowności projektów. Oraroo umożliwia menedżerom projektów szybkie ustalenie źródła nieefektywności, ale także pozwala wyższym kierownikom lepiej ocenić, którzy klienci i projekty przynoszą najlepszą wartość dla organizacji, a które projekty generują największe marnotrawstwo i powinny być przedmiotem analizy potencjalnej anulacji.