W miarę rozwoju Twojej firmy, nieuchronnie będziesz miał pracowników, którzy będą musieli podróżować służbowo. Bez względu na to, czy są to spotkania z klientami, konferencje czy szkolenia, podróże służbowe mogą stanowić znaczny wydatek dla Twojej firmy. Na szczęście istnieją sposoby, aby kontrolować wydatki pracowników i uczynić podróże służbowe bardziej efektywnymi.
Oto kilka wskazówek:
1. Ustal politykę podróży i wydatków
Jednym z najlepszych sposobów kontrolowania wydatków pracowników jest ustalenie polityki podróży i wydatków. Twoja polityka powinna zawierać wytyczne dotyczące kosztów lotów, noclegów, posiłków i innych wydatków.
Oraroo pozwala Ci egzekwować takie polityki, zapewniając elastyczne mechanizmy do organizowania i zatwierdzania zarówno podróży, jak i wydatków.
2. Skorzystaj z usług dedykowanego agenta podróży
Jeśli Twoi pracownicy muszą często podróżować, warto rozważyć zatrudnienie osoby do organizowania podróży wewnętrznie lub skorzystanie z usług agencji podróży korporacyjnej. Pozwoli Ci to negocjować rabaty w hotelach, liniach lotniczych i wypożyczalniach samochodów. Osoba dedykowana lub agent organizujący podróże w firmie może również dostrzec możliwości oszczędności, takie jak wspólne podróżowanie samochodem, lot do lepiej usytuowanego lotniska lub pozostanie dodatkowej nocy, aby skorzystać z tańszego lotu.
Oraroo umożliwia uwzględnienie osoby dedykowanej lub agenta w wewnętrznych mechanizmach zatwierdzania, organizowania podróży oraz udzielania szybkich i wiarygodnych odpowiedzi wszystkim zaangażowanym stronom. Dzięki temu menedżerowie mogą mieć pewność, że podróż odbędzie się tylko wtedy, gdy jest to konieczne i zgodnie z zatwierdzonymi politykami firmy.
3. Wykorzystaj technologię
Istnieje wiele świetnych aplikacji i stron internetowych podróżniczych, które mogą pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze. Niemniej jednak, menedżerowie chcą mieć pewność, że wewnętrzne polityki podróży są przestrzegane i budżety nie są przekraczane. Ponadto, gdy pracownicy wracają do biura, nie chcą tracić czasu na przygotowywanie raportów wydatków z szczegółowymi uzasadnieniami dla przedmiotów, które zostały już zatwierdzone podczas organizacji podróży.
Oraroo umożliwia płynne przeniesienie danych z zatwierdzonego wniosku o podróż do następnego raportu wydatków. Wszelkie dodatkowe wydatki mogą być rejestrowane na bieżąco, a pracownicy mogą szybko robić zdjęcia swoich wydatków za pomocą aparatu w ich telefonie komórkowym i później dostarczać niezbędne uzasadnienia. Tymczasem istotne dane z paragonów lub faktur mogą być automatycznie wprowadzane do raportów wydatków za pomocą procesu automatycznego rozpoznawania tekstu z obrazu (OCR).
Podróże służbowe
Istnieje wiele elementów, które należy dopasować, aby szybko zorganizować podróże służbowe, jednocześnie kontrolując koszty. Jednym z najważniejszych elementów tego puzzle jest posiadanie jasnego i zwięzłego procesu zatwierdzania.
Bez dobrze zdefiniowanego procesu zatwierdzania może być trudno śledzić, kto musi zatwierdzić co i kiedy. Może to prowadzić do kosztownych opóźnień i zakłóceń w planach podróży.
W Oraroo, proces zatwierdzania podróży służbowych obejmuje następujące kroki:
1. Pracownik składa prośbę o podróż służbową, zawierającą wszystkie istotne dane, takie jak daty, cel podróży i miejsce docelowe.
2. Menadżer ocenia możliwość realizacji tej prośby i ją zatwierdza lub odrzuca. W tym kroku, na podstawie polityki firmy i ograniczeń budżetowych, ustalany jest limit kosztów.
3. Jeśli prośba zostanie zatwierdzona, organizator podróży organizuje podróż i proponuje jedno lub kilka opcji początkowemu pracownikowi, uwzględniając ograniczenia kosztów.
4. Pracownik akceptuje lub wybiera dogodną opcję, podczas gdy może być konieczna ponowna zatwierdzanie budżetu przez menadżera w przypadku przekroczenia limitu ustalonego kosztami.
5. Organizator podróży dokonuje rezerwacji transportu i zakwaterowania dla wybranej opcji.
6. Podczas podróży pracownik zbiera paragony i faktury, przechowując ich zdjęcia w Oraroo, wykonane za pomocą telefonu komórkowego.
Dla dużych przedsiębiorstw taki proces można dostosować do potrzeb organizacji. Na przykład menadżer może chcieć zasięgnąć opinii kierownika projektu lub uzyskać zatwierdzenie od wyższego menadżera lub zarządu. Dodatkowo, Oraroo może automatycznie zainicjować raport o wydatkach na końcu procesu, tak aby rachunki lub paragony zarządzane przez organizatora podróży mogły być również dodane dla celów księgowych.
Pracownik, który inicjuje żądanie podróży w Oraroo, ma opcję zorganizowania własnej podróży (rezerwacja biletów lotniczych, hotelu, transportu itp.) lub zlecenia organizacji podróży Travel Administrators.
- Pracownik sam organizuje podróż służbową : jego wniosek zostanie zatwierdzony tylko przez kierownika, Travel Administrators nie będą uczestniczyć w żadnych procedurach organizacyjnych.
- Pracownik nie organizuje sam podróży służbowej : jego wniosek będzie zatwierdzony przez kierownika, a następnie Travel Administrators zostaną powiadomieni w celu zorganizowania podróży i zaproponowania jednej lub kilku opcji pracownikowi, uwzględniając ograniczenia kosztowe.
W przypadku, gdy pracownik nie organizuje własnej podróży, inicjacja wniosku jest możliwa z ekranu "Mój kalendarz". Pracownik naciska przycisk "+" lub wybiera datę rozpoczęcia i datę zakończenia z kalendarza, a następnie wybiera typ wniosku, który chce zainicjować "Wniosek o podróż służbową". Następnie będzie konieczne uzupełnienie:
- Krótkiego opisu misji;
- Cel podróży: cele są predefiniowane przez Travel Administrators, a pracownik może wybrać jedną z opcji z listy rozwijanej (np. Wizyta u klienta, konferencja, szkolenie itp.);
- Adres miejsca docelowego;
- Czas trwania podróży: data wyjazdu i przyjazdu;
- Numer zamówienia podróży (opcjonalnie): generowany przez pracownika po kliknięciu przycisku lupy obok pola.
Po uzupełnieniu powyższych informacji pracownik przekazuje wniosek o zatwierdzenie bezpośredniemu kierownikowi, który analizuje odpowiedniość wniosku i go zatwierdza lub odrzuca.
Posiadanie procesu zatwierdzania podróży służbowych jest ważne dla firmy, ponieważ pomaga w:
- śledzeniu i kontrolowaniu budżetów oraz sposobu, w jaki są wykorzystywane;
- wiedzeniu, jaka dostępność mają Twoi pracownicy w różnych projektach lub działaniach firmy w najbliższej przyszłości.
Pracownicy mogą zdalnie żądać zatwierdzenia podróży służbowej z dowolnego miejsca, korzystając tylko z platformy Oraroo.
Na przykład Justyn pracuje w Bukareszcie, jest trenerem i musi wesprzeć szkolenie w lokalizacji klienta, w innym mieście. Inicjuje swoje żądanie podróży w Oraroo, w sekcji Mój Kalendarz, wypełnia szczegóły dotyczące swojej podróży, a później jego manager otrzymuje zadanie zatwierdzenia lub odrzucenia prośby. Jeśli manager się zgadza, Administrator Podróży otrzymuje zadanie organizacji planu podróży i trasy na podstawie podanego budżetu. Kiedy plan jest gotowy, zostanie przedstawiony pracownikowi. Jeżeli pracownik się zgadza, Administrator Podróży zakończy niezbędne przygotowania. W przeciwnym razie może odrzucić plan i poprosić o inny dla swojej podróży.
Pracownicy mogą w dowolnym momencie sprawdzić status swoich żądań podróży w sekcji Mój Kalendarz.
Raporty wydatków
W miarę rozwoju firmy, rosną również koszty pracowników. Zarządzanie kosztami pracowników może być czasochłonne i frustrujące, ale stanowi istotną część utrzymania płynności działania firmy.
Oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania kosztami pracowników:
1. Określ, jakie koszty podlegają zwrotowi.
Upewnij się, że pracownicy wiedzą, jakie koszty podlegają zwrotowi. Pomoże to im śledzić swoje wydatki i uniknąć składania nieuprawnionych kosztów. Powinieneś również mieć jasną politykę dotyczącą wymaganych potwierdzeń do zwrotu kosztów.
2. Korzystaj z programu do raportowania wydatków Oraroo.
Oraroo, jako zintegrowane oprogramowanie do raportowania wydatków, może zaoszczędzić dużo czasu i niepotrzebnych kłopotów. Pomaga śledzić wydatki, tworzyć raporty wydatków i automatyczne zwroty kosztów.
3. Regularnie sprawdzaj wydatki.
Nie czekaj do końca roku, aby sprawdzić wydatki swoich pracowników. Regularnie sprawdzaj wydatki, aby wykryć ewentualne nieprawidłowości. Pomoże to zapobiec oszustwom i wczesne wykrycie błędów.
4. Wprowadź ograniczenia wydatków.
Jednym ze sposobów kontroli wydatków pracowników jest wprowadzenie ograniczeń wydatków. Pomoże to zapobiegać nadmiernemu wydawaniu przez pracowników na koszty biznesowe.
5. Udzielaj pracownikom wsparcia.
Jeśli masz pracowników, którzy są nowi w zarządzaniu wydatkami, udziel im wsparcia. Naucz ich, jak śledzić wydatki i składać wnioski o zwrot kosztów. Korzystanie z tych wskazówek ułatwi proces zarządzania kosztami pracowników. Zaoszczędzi ci to czas i pieniądze oraz pomoże w utrzymaniu płynności działania firmy.
6. Zapewnij wsparcie dla pracowników.
Jeśli masz pracowników, którzy są nowi w zarządzaniu wydatkami, udziel im wsparcia. Naucz ich, jak śledzić swoje wydatki i składać wnioski o zwrot kosztów. Korzystając z tych wskazówek, można uprościć proces zarządzania kosztami pracowników. Zaoszczędzi to czas i pieniądze, a także pomoże w utrzymaniu płynności działania firmy.
Pracownicy mogą teraz wysyłać dokumenty wydatków pocztą elektroniczną do swojego konta Oraroo. Adres e-mail, na który są wysyłane dokumenty, jest konfigurowany dla każdej indywidualnej firmy.
Pracownik, który ma zdefiniowany adres e-mail w Oraroo, może wysyłać e-maile z załączonymi plikami z tego adresu e-mail na adres e-mail skonfigurowany dla firmy. W zależności od liczby przesyłanych plików, wydatki są dodawane do sekcji Moje Wydatki - Wydatki niezgłoszone .
- Za każdy plik załączony do e-maila będzie tworzone wydatki;
- Typy plików, które można wysyłać za pomocą tego e-maila: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .docx, .tsx.
- Jeśli pliki pdf mają kilka stron, dla każdej strony będzie tworzony wydatek;
Pracownicy mają dostęp do tych wydatków i mogą edytować, dodawać informacje lub inne załączniki, aby opisać dokonane płatności. Później te wydatki można dodać do raportów wydatków.
Gdy wydatki są ponoszone w celu firmy lub uważane są za korzyści, pracownicy/partnerzy usługowi przygotowują raporty z wydatków.
Przed rozpoczęciem raportów z wydatków, należy wgrać i dokładnie opisać koszty. Dzięki Oraroo, pracownicy/partnerzy usługowi mogą zarządzać swoimi wydatkami, które później mogą być uwzględnione w raportach z wydatków, które zostaną przesłane do zatwierdzenia przez menedżerów i administratorów wydatków.
Każdy pracownik/partner usługowy ma swoją sekcję zarządzania wydatkami, zwaną Moje Wydatki, podzieloną na 2 sekcje:
- Nieodebrane Wydatki : wydatki, które zostały wgrane, ale jeszcze nie zostały uwzględnione w żadnym raporcie z wydatków;
- Moje Raporty z Wydatków : oświadczenia o wydatkach przesłane do zatwierdzenia, zatwierdzone lub wciąż w stanie szkicu.
Pracownik/partner usługowy ma dostęp do sekcji Moje Wydatki i wysyła dokumenty dotyczące wydatków, korzystając z następujących metod:
Wydatki można wgrać z mojego komputera lub natychmiast po ich dokonaniu, po prostu wykonując zdjęcie przy użyciu mojego telefonu komórkowego. I kiedy jestem z powrotem w biurze, mogę przejrzeć wyniki ekstrakcji tekstu z OCR, które Oraroo przeprowadza w tle dla tego paragonu.
- Wydatki można przesłać z komputera: kliknij przycisk "+" aby dodać nowy wydatek (jeżeli wybrane jest kilka załączników z komputera, będą one należeć do tego samego wydatku - na przykład, jeżeli wybierzemy fakturę i paragon związany z tą fakturą, oba dokumenty będą należeć do tego samego wydatku, gdyż są one w rzeczywistości powiązane z tym samym płatnością);
- Gdy Oraroo jest używane z telefonu komórkowego, użytkownicy mogą zrobić zdjęcie paragonu na miejscu. Ta sama zasada obowiązuje również w tym przypadku, jeżeli wybrane jest kilka załączników z komputera, będą one należeć do tego samego wydatku;
- Jeżeli pracownicy/partnerzy usługowi mają zdefiniowany adres e-mail w systemie Oraroo, mogą wysłać z tego adresu e-mail wiadomość z załącznikami na inny wewnętrznie zdefiniowany adres e-mail i dla każdego istniejącego załącznika w wiadomości zostanie utworzony wydatek w Moich Wydatkach.
Następnie, każdy wydatek będzie szczegółowo opisany, zanim zostanie uwzględniony w jakimkolwiek raporcie z wydatków.
Każda firma może ustawić własny katalog Kategorii i Typów Wydatków w Oraroo. Katalog ten może być używany do klasyfikacji wydatków dokonywanych przez pracowników. Dzięki temu firma może analizować, które typy zarejestrowanych wydatków są najczęstsze, lub po prostu wykorzystywać te informacje do innych raportów lub importów do wewnętrznie używanych oprogramowań.
- Kategorie Wydatków - klasyfikacja wydatków według celu ich dokonania. Przykład: podróże, wydatki administracyjne, inne korzyści, wydatki refundowane przez klienta, itp.
- Typy wydatków - każdy typ wydatku odpowiada kategorii wydatków (np. typ wydatku : transport - kategoria wydatku : podróże, typ wydatku : kursy szkoleniowe zawodowe - kategoria wydatku : inne korzyści, itp.)
Pracownicy będą przesyłać dokumenty do sekcji Moje Wydatki i opisywać każdy poszczególny wydatek na podstawie predefiniowanych pól w Oraroo. Ekran edycji wydatku podzielony jest na 4 sekcje:
- Podstawowe informacje : Identyfikator wydatku, Opis, Data wydatku, Kategoria i Typ Wydatku, Łączna Wartość, Waluta i Wartość VAT;
- Inne dodatkowe informacje o wydatkach : Udział pracownika, Udział firmy, Kurs wymiany, Termin płatności, Dostawca, Powiązana podróż służbowa;
- Inne dodatkowe informacje o Klientach, Projektach i Umowach : Wydatek może być powiązany z określonym Klientem, Projektem lub Umową, istniejącymi w Oraroo. Jednocześnie można ustalić, czy wydatek jest do refakturowania dla klienta czy też musi zostać spłacony przez klienta (opcjonalnie, w zależności od sytuacji);
- Załączniki : dokumenty przesłane jako dowód wydatku i ich typ. Można dodać kilka załączników, odzwierciedlających tę samą płatność (np. fakturę w walucie euro, opłaconą kartą kredytową pracownika oraz wyciąg bankowy potwierdzający kurs wymiany, po którym dokonano płatności).
Po uzupełnieniu tego zestawu informacji, wydatek można dołączyć do raportu wydatków, wraz z innymi wydatkami, i przesłać do zatwierdzenia.
Podczas szczegółowego opisywania wydatku konieczne jest określenie rodzajów dokumentów, które służą do potwierdzenia płatności. W Oraroo można ustawić katalog rodzajów dokumentów finansowych lub niefinansowych. Następnie pracownicy mogą określić rodzaj dokumentu dla każdego dokumentu związa
Istnieją specjalne narzędzia do zarządzania całym procesem zatwierdzania raportów kosztów dla pracowników i zespołów finansowych. W Oraroo pracownicy tworzą raport kosztów, otrzymują zatwierdzenie kierownika i w kilka sekund wysyłają pełne żądanie do zespołu finansowego.
Po złożeniu jednego lub więcej wydatków, pracownik wysyła dokumenty związane z tymi wydatkami i wypełnia niezbędne informacje. Kolejnymi krokami są wybór wydatków, które zostaną uwzględnione w raporcie kosztów, stworzenie raportu kosztów i rozpoczęcie procesu zatwierdzania.
Raport kosztów najpierw trafia do bezpośredniego przełożonego pracownika. Jest on powiadomiony i identyfikuje żądanie zatwierdzenia raportu kosztów na liście zadań. Jednocześnie może przeglądać raport kosztów i wszystkie powiązane wydatki oraz zdecydować o jego zatwierdzeniu.
Zespół finansowy jest informowany, gdy nastąpiło zatwierdzenie przez kierownika. Zespół może teraz sprawdzić dołączone dokumenty i zdecydować, czy raport kosztów można zaksięgować i dalej wypłacić. Jeśli raport kosztów zostanie odrzucony, jego inicjator otrzyma informację o poprawkach, a po dokonaniu poprawek wyśle prawidłową wersję raportu kosztów.