W kontekście modeli pracy zdalnej, hybrydowej oraz elastycznych grafików pracy, istotne jest zarówno dla firmy, jak i dla pracownika, posiadanie klarownej definicji tego, co oznacza "bycie w pracy".
Członkowie zespołów oraz menedżerowie chcą wiedzieć z wyprzedzeniem, kiedy ich koledzy są dostępni do pracy, gdy są w biurze, w domu czy pracują na miejscu u klienta, oraz kiedy ich praca faktycznie się zaczyna i kończy.
Pracownicy pragną mieć możliwość elastycznego dostosowywania swojego grafiku pracy, aby odpowiednio zrównoważyć życie zawodowe i osobiste oraz stworzyć wyraźne oddzielenie między nimi.
Obecność w pracy
Sposób, w jaki pracujemy, się zmienia. Coraz więcej ludzi pracuje zdalnie lub z domu, tradycyjne biurowe środowisko staje się coraz mniej powszechne. Dla wielu osób jest to pozytywna zmiana - daje im większą elastyczność i swobodę w kwestii życia zawodowego. Jednak praca w hybrydowym środowisku, gdzie jedni są w biurze, a inni nie, ma także pewne wady.
Jednym z największych wyzwań pracy w hybrydowym środowisku jest utrzymanie poczucia obecności. Kiedy jesteś w biurze, łatwo zobaczyć, kto jest obecny, a kto nie. Ale gdy ludzie pracują z domu lub z różnych miejsc, może być trudniej stwierdzić, kto jest dostępny, a kto nie. Może to utrudniać współpracę przy projektach lub nawet rozmowę.
Oraroo rozwiązuje ten problem, pozwala swoim użytkownikom określić swoją obecność w pracy (rozpoczęcie, przerwa, zakończenie), ale także może być integrowane z systemami internetowego kontroli dostępu. Dzięki temu ich koledzy lub przełożeni mogą być świadomi, czy są w "pracy" czy nie, bez względu na to, co "praca" właściwie oznacza.
W warunkach pracy zdalnej w elastycznych godzinach, zaleca się, aby pracownicy sygnalizowali rozpoczęcie i zakończenie rzeczywistego grafiku pracy, a także przerwy.
W Oraroo wprowadziliśmy szybki i intuicyjny sposób (przycisk start, zatrzymaj, zatrzymaj timer), aby rejestrować rzeczywistą obecność w pracy. W ten sposób kierownik linii i zespół mogą szybko sprawdzić na ekranie "Kalendarz mojego zespołu", czy kolega jest dostępny do rozmowy związaną z pracą, czy jest na czasie prywatnym.
Jak organizacje dążą do poprawy bezpieczeństwa i ochrony przy jednoczesnym obniżaniu kosztów, sięgają po zautomatyzowane systemy dostępu, które pomogą im osiągnąć te cele. Takie systemy mogą dostarczać cenne dane dotyczące obecności, które można wykorzystać do poprawy bezpieczeństwa, ochrony i efektywności, jednocześnie obniżając koszty.
Korzystając z standardowej funkcji Import, takie dane można przesłać do Oraroo, a następnie wykorzystać do dodatkowej analizy przez zarząd w celu weryfikacji z raportami z kart obecności, czasem nadgodzin itp. W ramach planu Enterprise, import takich danych może być również zautomatyzowany, tak aby mogły przychodzić do Oraroo w czasie zbliżonym do rzeczywistego, zapewniając współpracownikom widoczność obecności i natychmiastowe możliwości współpracy.
Miejsce pracy
W współczesne miejsce pracy nie jest już ograniczone lokalizacją. Dzięki postępowi w technologii, coraz więcej i więcej pracowników może pracować zdalnie, czy z domu, ze sklepów z kawą, lub nawet z przestrzeni do współpracy -coworkingowej.
Istnieje wiele korzyści płynących z elastycznej lokalizacji pracy. Dla pracowników oznacza to lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym, większą niezależność i wolność oraz możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie. Dla pracodawców oznacza to zmniejszenie kosztów ogólnych, zwiększenie produktywności oraz możliwość przyciągnięcia najlepszych talentów. Z coraz większą liczbą firm przyjmujących elastyczne lokalizacje pracy, staje się jasne, że jest to przyszłość pracy.
W Oraroo, oprócz tradycyjnych biur, lokacją pracy może być dowolne inne miejsce o adresie. Może to obejmować własny dom, dom współlokatora, dom przyjaciela lub krewnego, przestrzeń coworkingową, a nawet biuro klienta, jeśli projekt tego wymaga.
Polityka firmy może określać, że niektóre rodzaje lokalizacji pracy są dozwolone tylko po uzyskaniu zgody. Na przykład, istnieją przypadki, w których normalne jest pracowanie w biurze, podczas gdy praca z domu może być dozwolona tylko po zatwierdzeniu przez przełożonego. Jednak istnieją inne przypadki, w których biura firmy są małe, a ich użytkowanie jest ograniczone przez liczbę biurek, które mogą wymagać wcześniejszej rezerwacji.
Wszystkie te przypadki są w pełni obsługiwane przez Oraroo.
Miejsce pracy pracowników może być w siedzibie pracodawcy, u klientów lub w domu (telepraca)
Kierownik może planować miejsce pracy według konkretnych potrzeb:
- u klienta, gdy jest to odpowiednie;
- w jednym z biur firmy, biorąc pod uwagę ich pojemność (w trybie elastycznego biurka lub zarezerwowanego biurka);
- w domu, na podstawie deklarowanych adresów domowych pracownika
Ponadto, pracownicy sami mogą zgłosić prośbę o zmianę planowania miejsca pracy, a firmy mogą zdecydować, czy takie działania podlegają zatwierdzeniu przez ich przełożonego.
Elektroniczny formalny proces w Twojej firmie umożliwiający pracownikom zgłaszanie prośby o pracę zdalną ma wiele korzyści. Pomoże zespołowi działu Zasobów Ludzkich w łatwiejszym i szybszym przetwarzaniu wniosków o "Pracę zdalną" oraz w posiadanu zawsze aktualnych informacji o tym, kto jest w biurze, kto pracuje u klienta, a kto pracuje zdalnie. Pracownicy i menedżerowie docenią również przejrzystość i łatwość tego procesu.
Oraroo pomaga firmom w uproszczeniu takiego procesu. Aby zgłosić prośbę o pracę zdalną, pracownicy powinni postępować według poniższych kroków:
- wejść w sekcję Moje Kalendarz;
- kliknąć przycisk "+" lub bezpośrednio z kalendarza wybrać pożądany okres;
- wybrać rodzaj wniosku "Planowanie miejsca pracy";
- jeśli pracownicy mają wiele adresów domowych (np. w Buzău jest miejsce zamieszkania pracownika, ale wynajmuje mieszkanie w Bukareszcie i czasami pracuje z obu tych miast), mogą wybrać odpowiedni adres z listy dostępnych. Lista domowych adresów, z których pracownicy mogą pracować zdalnie, jest wcześniej ustalana przez zespół Zasobów Ludzkich, w zależności od sytuacji każdego pracownika;
- wysłać wniosek do zatwierdzenia.
Wnioski o pracę zdalną zazwyczaj są zatwierdzane przez bezpośrednich menedżerów, ale jeśli potrzebują dodatkowej opinii przed podjęciem decyzji, mogą poprosić o zgodę innego członka zespołu, członka projektu itp.
Wiadomości do pracowników
Aby z budować i zachować spójność i efektywność zdecydowanie ważna jest dobra komunikacja, zwłaszcza gdy członkowie z zepsołu pracy pracują odlegle.
Komunikując się z pracownikami pracującymi zdalnie, bardzoważne jest być jasnym i zwięzłym w swojej komunikacji, aby uniknąć zagubienia lub niedopowiedzenie, aletakże aby zrozumiano ją w łatwy sposób, podkreślając ważne słowa i korzystając z punktów aby zorganizować dłuższe tematy.
Lepiej jest wysłać wiadomość do większej ilości osób niż z zbytnim ograniczeniem .To pomoże zapewnić, że wszyscy są na tym samym poziomie i nikt nie czuje się wykluczony lub wciąż w niepewności. Zinnej strony, ważne jest, aby takie wiadomości były skoncentrowane
Badania klimatu wśród pracowników.
Badania klimatyczne są cennym narzędziem do pomiaru satysfakcji i zrozumienia czynników przyczyniających się do tworzenia pozytywnego
W ramach organizacji ankiety mogą być tworzone przez różne departamenty czy zespoły, takie jak dział badań rynkowych, dział komunikacji, zespół marketingowy, zespół zasobów ludzkich.
Oraroo pomaga tym zespołom w:
- definiowaniu spersonalizowanych ankiet z pytaniem wielokrotnego wyboru, pytaniami otwartymi oraz odpowiedziami wielokrotnego wyboru;
- dystrybucji ankiet do pracowników wewnątrz organizacji;
- automatycznym zbieraniu odpowiedzi na ankietę. Przechowywane są one w bazie danych i mogą być później analizowane dzięki raportom;
- automatyzacji pewnych procesów, takich jak wysyłanie powiadomień do pracowników, oszczędzając czas i wysiłek dla organizacji.
Jak można zdefiniować nową ankietę w Oraroo?
Na początku wymieniane są pewne najważniejsze szczegóły dotyczące ankiety.
- Przejdź do sekcji poświęconej ankietom w obszarze Administratora ds. Zasobów Ludzkich - Sekcja Ankiet ;
- Kliknij przycisk "+" w celu dodania nowej ankiety;
- Określ podstawowe informacje, takie jak wewnętrzna nazwa, tytuł i opis;
- Jeśli nazwa pracownika ma pozostać anonimowa podczas uzupełniania odpowiedzi, zaznacz pole "Anonimowa". W przeciwnym razie, gdy sprawdzisz odpowiedzi, będziesz widział nazwy pracowników;
- Wybierz status ankiety: W toku – gdy proces tworzenia lub administrowania ankietą wśród pracowników jest nadal trwający, Opublikowane – gdy pracownicy mają do niej dostęp i mogą udzielać odpowiedzi. Przetwarzanie informacji i wypełnianie odpowiedzi nie zostało jeszcze zakończone lub Zamknięte – gdy odpowiedzi na pytania zostały przetworzone i pracownicy nie mogą już uzyskać do nich dostępu, aby odpowiadać na pytania.
- Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać podstawowe informacje o ankiecie.
Po dodaniu podstawowych informacji zostaniesz przekierowany na stronę Szczegóły Ankiet , gdzie będziesz mógł dodać pytania, które będą stanowić tę ankietę, w sekcji Pytania Ankietowe . W celu dodania pytania należy:
- Kliknąć przycisk "+" w sekcji Pytania Ankietowe;
- Określić nazwę pytania;
- Ustawić liczbę i nazwę opcji odpowiedzi. Jeśli nie, pytanie to będzie miało otwartą odpowiedź;
- Można ustawić, które pytania i odpowiedzi zależą od pojawienia się nowego pytania w ankiecie;
- Wybrać kolejność pojawienia się pytania w ankiecie;
- Kliknąć przycisk Zapisz, aby dodać pytanie.
Po zapisaniu pytania zostaniesz przekierowany na stronę Szczegóły Ankiet , na której dodałeś także pierwsze pytanie. Następnie, aby dodać więcej pytań do ankiety, albo zduplikuj istniejące pytania i zmień ich nazwy, albo postępuj zgodnie z wymienionymi wcześniej krokami, aż dodasz wszystkie pytania.
Pobieranie danych obecności z automatycznych systemów dostępu
W miarę jak organizacje dążą do poprawy bezpieczeństwa i ochrony oraz redukcji kosztów, korzystają z automatycznych systemów dostępu, które mają pomóc im w osiągnięciu tych celów. Te systemy mogą dostarczać cenne dane dotyczące obecności, które mogą być wykorzystane do poprawy bezpieczeństwa, ochrony i efektywności, jednocześnie redukując koszty.
Korzystając z standardowej funkcji importu, takie dane mogą zostać załadowane do Oraroo, a następnie wykorzystane do dodatkowej analizy przez zarząd w celu sprawdzenia zgodności z raportowanymi kartami pracy, nadgodzinami itp. Jako część planu Enterprise, import takich danych może być również zautomatyzowany, dzięki czemu mogą one przychodzić do Oraroo w czasie zbliżonym do rzeczywistego, zapewniając współpracownikom widoczność obecności i natychmiastowe możliwości współpracy.