Elastyczne harmonogramy pracy stają się coraz bardziej popularne, gdyż firmy dążą do zapewnienia lepszego równowagi między pracą a życiem prywatnym swoim pracownikom. Elastyczny harmonogram pracy to ustalenie między pracodawcą a pracownikiem, które pozwala pracownikowi zmiennie określać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także korzystać z przerw w ciągu dnia, w miarę potrzeby.
Istnieje wiele korzyści płynących z elastycznego harmonogramu pracy zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pracownicy, którzy mają elastyczny harmonogram pracy, często stwierdzają, że są w stanie lepiej łączyć pracę i życie osobiste. Może to prowadzić do zwiększonej produktywności i satysfakcji w pracy, a także obniżenia poziomu stresu. Pracodawcy, którzy oferują elastyczne harmonogramy pracy, często stwierdzają, że ich pracownicy są bardziej zaangażowani i oddani swojej pracy.
Jeśli rozważasz wprowadzenie elastycznego harmonogramu pracy w swojej firmie, istnieje kilka rzeczy, o których należy pamiętać. Po pierwsze, ważne jest jasne komunikowanie oczekiwań i zasad dotyczących ustaleń wszystkim pracownikom. Po drugie, będziesz musiał sam być elastyczny, aby sprostać potrzebom pracowników. Wreszcie, regularnie oceniaj ustalenie, aby upewnić się, że spełnia ono potrzeby zarówno pracowników, jak i firmy.
Oraroo może zaplanować elastyczne harmonogramy pracy Twojego zespołu tak, aby były satysfakcjonujące dla pracownika, a zarazem dobrze zrozumiane i akceptowane przez wszystkich w firmie.
Harmonogram pracy
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, jaki rodzaj harmonogramu pracy jest najlepszy. Najlepszy harmonogram pracy dla Ciebie zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i preferencji, a Oraroo obsługuje większość z nich.
Oto cztery powszechne rodzaje harmonogramów pracy do rozważenia, wraz z ich zaletami i wadami.
1. Pełny etat. Pełny etat zwykle obejmuje pracę 40 godzin tygodniowo. Zalety pracy na pełny etat to regularne wynagrodzenie, dostęp do świadczeń pracowniczych i możliwość awansu w karierze. Wadą pracy na pełny etat jest to, że może być wymagająca i pozostawiać niewiele czasu na cokolwiek innego.
2. Praca w niepełnym wymiarze godzin. Harmonogram pracy w niepełnym wymiarze godzin polega na pracy krótszej niż w pełnym wymiarze godzin. Zalety pracy w niepełnym wymiarze godzin to elastyczny harmonogram, możliwość dostosowania pracy do innych zobowiązań oraz mniejszy poziom stresu. Wadą pracy w niepełnym wymiarze godzin jest często niższe wynagrodzenie w porównaniu do pracy na pełny etat oraz trudniejsze znalezienie takiej pracy.
3. Elastyczny. Elastyczny harmonogram pracy pozwala na zmianę czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu tygodnia. Zalety elastycznego harmonogramu pracy to możliwość dostosowania pracy do innych zobowiązań i korzystanie z czasu wolnego. Wadą elastycznego harmonogramu pracy może być mniejsza stabilność w porównaniu do regularnego harmonogramu pracy oraz brak takich samych możliwości rozwoju kariery.
4. W specjalistycznych branżach występują inne rodzaje harmonogramów pracy, takie jak praca 12 godzin ze 24 lub 48 godzinną przerwą, praca w elastycznych zmianach itp.
Większość firm ma ustalony harmonogram pracy. Jednocześnie, coraz częściej firmy chcą oferować swoim pracownikom większą elastyczność w określaniu harmonogramu pracy, zarówno pod względem godzin rozpoczęcia/zakończenia, jak i liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dniach.
Może to być dużym problemem dla zespołów HR lub menedżerów, ale takie sytuacje są bardzo łatwe do rozwiązania dzięki Oraroo.
Oprócz normalnego pełnego harmonogramu, w Oraroo można również mieć pracowników z:
- programem niepełnoetatowym,
- elastycznym rozpoczęciem/zakończeniem,
- nieregularnym harmonogramem.
Dlatego już nie musisz podejmować dużo wysiłku, żeby poradzić sobie z takimi sytuacjami.
Nieobecności
Jeśli chodzi o urlopy pracownicze, istnieje kilka rzeczy, o których trzeba pamiętać, aby zapewnić płynny przebieg pracy.
Po pierwsze, dział HR musi być w stanie zdefiniować różne rodzaje nieobecności do różnych celów: od zasłużonych wakacji, przez zwalczanie choroby i opiekę nad noworodkiem, do czasu wolnego na specjalne wydarzenia w życiu pracownika, jak również zgodnie z prawem, aby umożliwić uczestnictwo w publicznym obowiązku.
Następnie, ważne jest, aby mieć jasno określoną politykę dotyczącą dostępnych urlopów. Pomoże to uniknąć jakiejkolwiek niejasności czy frustracji ze strony pracowników i menedżerów. W Oraroo pracownicy mogą sprawdzić pozostałe dni urlopu, zarówno z bieżącego, jak i poprzednich lat, zależnie od prawa pracy.
Wreszcie, ważne jest, aby mieć elastyczny i prosty system pracy. Oraroo implementuje potok nieobecności, który pozwala pracownikom szybko komunikować swoją niedostępność swojemu kierownikowi i zespołom, jednocześnie umożliwiając późniejsze dostarczenie ewentualnych dokumentów uzasadniających.
Korzystając z Oraroo do zarządzania wnioskami o nieobecność, można zapewnić płynny i bezstresowy proces urlopowy dla wszystkich zainteresowanych.
Oraroo jest pierwszym krokiem, kiedy pracownicy planują swoje urlopy. W swoim własnym kalendarzu wybierają okres, w którym będą nieobecni, a prośba natychmiast trafia do procesu zatwierdzania.
Jeśli muszą być nieobecni z powodu czegoś innego niż urlop, będą musieli wybrać rodzaj nieobecności, zgodnie z zasadami ustalonymi przez HR. Jeśli te zasady wymagają również załączenia dokumentów potwierdzających, można to zrobić od razu lub później, gdy będą one dostępne. Pracownicy mogą również określić osobę, która ich zastąpi w trakcie nieobecności, o czym zostaje natychmiast powiadomiona.
Natychmiast po zainicjowaniu prośby, nieobecność jest widoczna w kalendarzu zespołu, dzięki czemu wszyscy współpracownicy mogą od razu dowiedzieć się, że zespół nie będzie kompletny tego dnia, aby szybko się zorganizować.
Jak w przypadku każdego procesu w Oraroo, bezpośredni menadżer otrzyma prośbę na swojej liście zadań, gdzie może zdecydować o jej zatwierdzeniu, poprosić o zatwierdzenie innej osoby lub o wyjaśnienie od inicjatora.
Z Oraroo możesz zarządzać urlopem wymaganym prawnie oraz specyficznymi politykami dotyczącymi nieobecności.
Na dodatek do świąt ustawowych lub minimalnego prawa do płatnego urlopu zgodnie z prawem, możesz zaoferować swojemu zespołowi dodatkowe dni nieobecności z różnych powodów.
Możesz nawet szybko tworzyć własne typy urlopu, które mogą być aktywowane tylko przez określony okres czasu, z limitem dni na rok lub nawet godzin.
Oraroo automatycznie aktualizuje dostępny czas urlopowy dla pracowników każdego roku, uwzględniając również polityki zwiększające dostępny urlop w zależności od ich lojalności.
Twój zespół chce wiedzieć w każdej chwili, ile dni urlopu mają jeszcze do wykorzystania.
Dzięki Oraroo, Twoi pracownicy nie muszą obliczać tego sami i jednocześnie nie odbierają czasu swojemu koleżance z działu kadrowego.
Z Oraroo jest to tak proste: Każdy pracownik może sprawdzić sekcję na platformie, w której wszystkie dostępne i wykorzystane dni urlopu są już obliczone, dla każdej kategorii nieobecności.
Jednocześnie kierownicy i zespół HR mogą sprawdzić zaktualizowany dostępny urlop dla całego zespołu. Dzięki temu są w stanie lepiej planować swoje projekty, aby zapewnić ich sukces i jednocześnie dbać o równowagę między pracą a życiem prywatnym swoich pracowników.
Nadgodziny
Nadgodziny są często postrzegane jako zło konieczne w miejscu pracy. Mogą być dodatkowym źródłem dochodu dla pracowników, ale mogą także prowadzić do zmęczenia i wypalenia zawodowego.
W przypadku zarządzania nadgodzinami, kluczem jest znalezienie równowagi. Pracownicy nie powinni być oczekiwani pracy w nadmiernej liczbie godzin, ale jednocześnie nadgodziny nie powinny być używane jako kula u nogi w celu uniknięcia zatrudniania dodatkowego personelu.
Pracodawcy mogą podjąć kilka działań w celu zarządzania nadgodzinami w sposób sprawiedliwy zarówno dla pracowników, jak i dla firmy:
1. Upewnij się, że pracownicy są świadomi polityki dotyczącej nadgodzin przed rozpoczęciem pracy.
2. Określ klarowne wytyczne dotyczące tego, kiedy i w jaki sposób nadgodziny mogą być wykonywane.
3. Unikaj nagłych prośb o nadgodziny. Jeśli to możliwe, planuj z wyprzedzeniem i daj pracownikom jak najwięcej wcześniejszej informacji.
4. Oferuj alternatywy dla nadgodzin, takie jak elastyczne godziny pracy lub praca zdalna.
5. Zachęcaj pracowników do robienia przerw podczas długich okresów nadgodzin.
6. Ogranicz liczbę nadgodzin, jakie pracownicy mogą wykonywać w określonym okresie.
7. Zapewniaj dodatkowe wynagrodzenie dla pracowników, którzy regularnie pracują w nadgodzinach.
8. Monitoruj obciążenie pracowników, aby upewnić się, że nie są zbyt obciążeni pracą.
9. Bądź wyrozumiały, gdy pracownicy potrzebują wziąć wolne w celu regeneracji po nadmiernej liczbie godzin pracy.
10. Miej plan na wypadek nieoczekiwanej zwyżki obciążenia pracą.
Aby zapobiec wykorzystywaniu przez pracodawców, nadgodziny są ściśle regulowane w pracy. Z powodu wielu formalności wiele firm preferuje jak najbardziej unikać ich lub po prostu ignorować fakt, że personel musi pracować długo godziny, aby osiągnąć cele.
Oraroo może to zmienić. Działając zgodnie z przepisami prawa pracy i ułatwiając ten proces, Oraroo zamienia nadgodziny w wartościowe narzędzie dla firm, które mogą wykorzystać je w taki sposób, że przynoszą także korzyści pracownikom i nie wpływają na równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Nieprzewidziane sytuacje w projektach lub w codziennej pracy mogą prowadzić do nadgodzin. Wniosek o nadgodziny musi zostać szybko złożony przez kierownika, ale także musi być formalizowany zgodnie z prawem.
W Oraroo każdy kierownik może szybko zgłosić nadgodziny dla członków swojego zespołu. Te wnioski natychmiast trafią do pracowników, którzy będą mogli równie szybko zatwierdzić lub odrzucić wnioski.
Zatwierdzone i wykonane nadgodziny pojawią się w kalendarzu osobistym każdego pracownika w celu rekompensaty czasem wolnym, w określonym przez prawo okresie.
Następnie, eksport płac będzie odpowiednio odzwierciedlać zarówno wykonane nadgodziny przez pracowników, jak i rekompensaty czasem wolnym lub innymi metodami dozwolonymi przez prawo.
Zarządzanie odzyskiwaniem nadgodzin to zazwyczaj czasochłonny proces.
Zakłada:
- Operacyjny zapis godzin do odzyskania oraz okres odzyskiwania
- Prowadzenie rejestrów odzysków/kompensacji, mających wpływ na wynagrodzenie
W Oraroo zarówno zespoły HR, jak i menadżerowie mają do dyspozycji klarowną sytuację nadgodzin:
- Legalny termin, do którego pracownicy mogą odzyskiwać nadgodziny
- Jak wiele nadgodzin zostało skompensowanych czasem wolnym, ale także te, które nie mogły zostać odzyskane z różnych powodów.
Cała ta sytuacja jest również uwidoczniona w raporcie płacowym, ułatwiając obliczenie wynagrodzenia za sytuacje, w których nadgodziny nie mogą zostać odzyskane w określonym terminie prawnym.
Harmonogram pracy operacji
Operacje w harmonogramach pracy są kluczowe dla pomyślnego prowadzenia każdej firmy. Dobrze zorganizowane harmonogramy pracy mogą pomóc firmom osiągnąć swoje cele i poprawić wyniki finansowe. Oto kilka wskazówek dotyczących operacji w harmonogramach pracy:
1. Śledź godziny pracy pracowników. Wiedza ile godzin pracują Twoi pracownicy każdego tygodnia jest kluczowa dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy. Możesz używać oprogramowania do śledzenia czasu pracy, lub możesz poprosić pracowników o wpisywanie godzin przychodzenia i wychodzenia każdego dnia.
2. Upewnij się, że czas pracy pracowników jest odpowiednio zaplanowany. Gdy dowiesz się ile godzin pracują Twoi pracownicy, możesz zacząć planować ich harmonogramy tak, aby mieli odpowiednią ilość odpoczynku, a także aby firma działała sprawnie.
3. Komunikuj się z pracownikami. Gdy już masz ustalony harmonogram pracy, ważne jest, aby skomunikować się z pracownikami na ten temat. Poinformuj ich, kiedy mają przyjść do pracy, jakie są ich obowiązki i wszystko inne, co muszą wiedzieć. Dobra komunikacja pomoże zapewnić, że pracownicy będą w stanie wykonywać swoje zadania prawidłowo.
4. Bądź elastyczny. Rzeczy się zmieniają, dlatego ważne jest, aby harmonogram pracy był w stanie zmieniać się wraz z nimi. Jeśli musisz wprowadzić zmiany do harmonogramu, upewnij się, że informujesz o tym pracowników. Elastyczność oznacza również zezwolenie pracownikom na załatwianie osobistych spraw i nadrobienie straconych godzin pracy później.
5. Miej plan awaryjny. Rzeczy nieuniknione będą się działy źle, dlatego ważne jest, aby mieć wdrożony plan awaryjny. Jeśli pracownik nie może dotrzeć na swoją zmianę w harmonogramie, powinieneś mieć kogoś, kto może go zastąpić. Dzięki temu Twój biznes będzie działał sprawnie nawet wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.
Może być eksportowany w formacie Excel bezpośrednio z platformy, w zależności od wybranego miesiąca i firmy.
Eksportowany dokument zawiera informacje dotyczące: czasu pracy zgodnie z harmonogramem pracy i dziennej stawki pracy, czasu pracy w określonym przedziale czasowym oraz rodzajów wykorzystanych urlopów.
Ponieważ dokument często stanowi sposób przekazywania informacji partnerowi świadczącemu usługi w zakresie wynagrodzeń, eksportowane są również dodatkowe informacje:
- dni pozostające urlopu dostępne lub wykorzystane z góry;
- odbyte podróże służbowe;
- stanowiska, działy i centra kosztowe, do których przypisani są pracownicy;
- informacje niezbędne do dokonania płatności (np. konta) oraz elektronicznego przekazywania wypłat (np. adresy e-mail);
- godziny nadgodzin, zależnie od ich typu (godziny według zwykłego grafiku, nocne godziny, ustawowo wolne dni, weekendowe godziny) oraz ich wynagrodzenia.
Zamykanie miesiąca to proces "zamrożenia" danych dotyczących obecności, aby zapewnić stabilną podstawę do obliczeń wynagrodzeń.
W rzeczywistości, po zakończeniu miesiąca, zapisy dotyczące grafiku pracy lub urlopów nie mogą być zmienione. Eksport wynagrodzeń można wtedy przeprowadzić bez możliwości dokonywania dalszych zmian.
Na podstawie działań pracowników na przyciskach, Oraroo prowadzi dziennik obecności.
Alternatywnie, może być wypełniany automatycznie na podstawie ustalonego grafiku pracy.
Na podstawie dziennika platforma generuje treść Raportu zbiorczego obecności. W ten sposób zmniejsza się wysiłek osoby odpowiedzialnej za administrowanie obecnością w organizacji.
Uzyskany Raport zbiorczy obecności zawiera:
- czas rozpoczęcia i zakończenia programu;
- czas spędzony na przerwie;
- ile godzin było faktycznie