Administracja zasobami ludzkimi koncentruje się na procesach i procedurach, które są stosowane w celu zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Te procedury mogą się różnić w zależności od wielkości i potrzeb organizacji, ale istnieją pewne wspólne elementy, które zazwyczaj są uwzględniane.
Pierwszym krokiem w każdej podróży związkowej jest identyfikacja potrzebnego zespołu pracowniczego. Obejmuje to strukturę wymaganego personelu, umiejętności i doświadczenie, które powinni posiadać, oraz zadania, za które będą odpowiedzialni. Po identyfikacji zespołu następuje proces rekrutacji, prowadzący do faktycznego zatrudnienia pracownika.
Po tym, jak pracownicy potwierdzą akceptację oferty i podpiszą umowę, muszą zostać zintegrowani z firmą. Obejmuje to zapewnienie im niezbędnego sprzętu i dostępu do systemów, ale także szkolenie i orientację, aby mogli wykonywać swoje obowiązki zawodowe skutecznie. Dodatkowo, proces integracji powinien obejmować zapoznanie z politykami i procedurami firmy.
Gdy pracownicy są już zintegrowani i pracują, muszą być zarządzani na bieżąco. Rozpoczyna się to od możliwości udzielania szybkich odpowiedzi na typowe żądania pracowników potrzebne do prawidłowego wykonywania ich pracy, a także zajmowania się bardziej złożonymi aspektami, takimi jak oceny wydajności, coaching i rozwój oraz zarządzanie wszelkimi sprawami dyscyplinarnymi, które mogą się pojawić. Jednocześnie zespół zarządzający i dział zasobów ludzkich odpowiedzialny jest również za monitorowanie różnych wskaźników wydajności i operacyjnych pracowników, które powinny być szybko dostępne.
Oraroo dostarcza skuteczne narzędzia do zarządzania wszystkimi działaniami związanymi z administracją zasobami ludzkimi, umożliwiając firmom rozwijanie skutecznej i wydajnej siły roboczej.
Struktura organizacji
W miarę jak firmy rosną i rozwijają swoje działania, często konieczne jest ponowne ocenienie i dostosowanie struktury organizacyjnej. Struktura organizacyjna firmy to sposób, w jaki jest ona ustawiona, aby osiągnąć swoje cele. Istnieje wiele różnych typów struktur organizacyjnych, a Oraroo wspiera wszystkie z nich.
Najczęstszym typem struktury organizacyjnej jest struktura hierarchiczna, w której istnieje jasna hierarchia władzy i komendy. Ten rodzaj struktury jest prosty i efektywny, i sprawdza się w firmach, gdzie istnieje wyraźne podział pracy. Jednak struktury hierarchiczne mogą być sztywne i powolne w reakcji na zmiany.
Innym częstym typem struktury organizacyjnej jest struktura macierzowa. W strukturze macierzowej istnieje więcej niż jedna hierarchia władzy, a pracownicy podlegają więcej niż jednemu menedżerowi. Ten rodzaj struktury jest bardziej elastyczny niż struktura hierarchiczna i może pomagać firmom szybko reagować na zmiany na rynku. Jednak struktury macierzowe mogą być mylące i trudne do zarządzania.
Najlepsza struktura organizacyjna dla firmy zależy od jej konkretnych potrzeb. Duże firmy często mają skomplikowane działania i potrzebują zdolności szybkiej reakcji na zmiany. Dla takich firm struktura macierzowa może być najlepszą opcją. Mniejszym firmom wystarczy prostsza struktura hierarchiczna.
Ostatecznie, najlepsza struktura organizacyjna dla firmy zależy od jej rozmiaru, branży i celów, a tak naprawdę jest to ta, która najlepiej pomaga firmie osiągnąć swoje cele.
Możesz tworzyć strukturę chartu organizacyjnego Twojej firmy jako strukturę jednostek organizacyjnych, które są rozwiązaniami zarządzania różnego rodzaju (oddział, dział, biuro, serwis).
Twoja ekipa ma więc stałą widoczność na chart organizacyjny Twojej firmy, z różnymi perspektywami:
- Jedna z hierarchii jednostek organizacyjnych,
- Jedna z pozycji w różnych jednostkach organizacyjnych, zajęta lub nie zajęta przez Twoich kolegów, wraz z kierownikami tych jednostek (podobnie jak w formie graficznej deklaracja funkcji)
- Jedna z hierarchii podporządkowania operacyjnego, gdy jest ona różna od hierarchii jednostek organizacyjnych.
Podczas tworzenia jednostki organizacyjnej możesz określić pozycje w komponencie oraz liczbę pozycji zgodnie z zatwierdzonym budżetem. Tutaj również wyznaczona jest pozycja pełniąca rolę lidera jednostki organizacyjnej.
Ogólnie rzecz biorąc, firma może administrować różne rodzaje umów o pracę. Zespół zasobów ludzkich może administrować umowami o pracę na pełny etat, niepełnym etatem i elastycznym czasem pracy w Oraroo. Każdy pracownik ma swoją własną kartę szczegółową, na której można uzyskać informacje dotyczące danych zatrudnienia, grafiku pracy, stanowiska czy dni urlopowych.
Dynamika działalności firm wymaga zapewnienia zasobów ludzkich o konkretnej wiedzy i umiejętnościach na określone okresy czasu. Dlatego w Oraroo, oprócz pracowników, można również śledzić Partnerów Usług, którzy wspierają projekty firmy na określony czas (na przykład wypożyczony personel, zewnętrzni konsultanci).
Możesz przyznać Partnerom Usług ograniczony dostęp do przeglądania informacji w Oraroo, mając możliwość dostępu tylko do następujących sekcji:
- Moje Karty Czasu Pracy: rejestruje czas pracy tylko na projektach z istniejącymi zadaniami;
- Mój Kalendarz: sprawdza przypisania do projektów lub prosi o dni wolne;
- Moje Wydatki: rejestruje wydatki, które zostaną przekazane zespołowi finansowemu do rozliczenia.
Trend grup firm działających w ramach tych samych systemów jest w coraz większym wzroście . Główne korzyści tej strategii to redukcja kosztów oraz zwiększenie efektywności . Dzięki konsolidacji różnych procesów biznesowych oraz systemów , organizacje mogą uniknąć duplikacji oraz nakładania się , co prowadzi do znacznych oszczędności .
Ponadto , współdzielenie systemów pomoże organizacjom znacząco usprawnić komunikację oraz współpracę między różnymi działami oraz
Umowy i dokumenty pracownicze
Jeśli chodzi o umowy pracownicze i administrację dokumentami, istnieje kilka kluczowych kwestii, o których należy pamiętać. Przede wszystkim ważne jest posiadanie jasnej i zwięzłej umowy, która określa oczekiwania zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Umowa powinna zawierać takie informacje jak obowiązki służbowe, wynagrodzenie i świadczenia.
Oprócz umowy, istnieje kilka innych ważnych dokumentów, które powinny być przechowywane w rejestrze. Wśród nich znajduje się opis stanowiska pracy pracownika, który określa konkretne obowiązki i odpowiedzialności pracownika, dokumenty wymagane przez prawo dostarczone przez pracownika w ramach procesu wprowadzenia oraz inne dokumenty odzwierciedlające wnioski i uzasadnienia pracownika, zmiany w stanowisku, itp.
Bardzo ważne jest posiadanie systemu do śledzenia i zarządzania dokumentami pracowniczymi. Posiadanie dobrego systemu pozwoli upewnić się, że wszystkie niezbędne dokumenty są łatwo dostępne i że nic nie zostaje zgubione. Ważne jest, aby je przechowywać zorganizowane i aktualizowane. Oznacza to regularne przeglądanie i aktualizowanie dokumentów w miarę potrzeby oraz przechowywanie ich w centralnym miejscu, gdzie mogą być łatwo dostępne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Oraroo może stanowić twoje elektroniczne repozytorium dokumentów pracowniczych, dzięki czemu możesz zapewnić, że twoje umowy pracownicze i administracja dokumentami są zarówno efektywne, jak i skuteczne.
Oraroo umożliwia zdefiniowanie typów dokumentów, które pozwalają na właściwą klasyfikację dokumentów pracowniczych, jak również ustawienie poziomów poufności. Możesz zdecydować, do jakich dokumentów pracownik ma dostęp oraz do jakich dokumentów ma dostęp bezpośredni przełożony.
Oraroo oferuje możliwość rejestracji i dostępu do elektronicznego akt osobowych pracowników. Posiadanie wszystkich informacji o pracowniku widocznych w jednym miejscu ułatwia pracę menadżera zasobów ludzkich.
Akt pracownika można uzyskać z ekranu Szczegóły Pracownika, który jest dostępny dla każdej osoby zatrudnionej w firmie. Zapewnia on kompletny obraz danych pracownika od początku zawarcia umowy o pracę.
Dane takie jak dokumenty związane z zatrudnieniem (kopia dowodu osobistego, oświadczenie lekarskie, różne oświadczenia pracownika, akt urodzenia, akt małżeństwa, opis stanowiska pracy, CV itp.), umowa o pracę, inne dodatkowe umowy dotyczące umowy o pracę, dyplomy z nauki lub kursów oraz inne dokumenty wymagane i istotne dla firmy mogą być przechowywane w sekcji Załączniki - Akt pracownika . Możesz dodawać linki do zewnętrznych witryn lub dokumentów, a Oraroo akceptuje różne formaty plików, takie jak pdf, excel, word, jpg, png itp.
W Oraroo można wywoływać różne przepływy, które bezpośrednio dotyczą Pracowników (zatwierdzanie wniosków urlopowych, zatwierdzanie raportów kosztów, zatwierdzanie planowania lokalizacji pracy, itp.), a jako menedżer lub odpowiedzialny za zasoby ludzkie możesz żądać od pracowników pewnych dokumentów, w zależności od sytuacji.
Częstym przypadkiem jest zatwierdzanie zwolnienia chorobowego. Firma będzie potrzebować dokumentów potwierdzających (zaświadczenia lekarskie), aby zatwierdzić takie zwolnienie. Pracownicy mogą przesyłać żądane dokumenty podczas przepływu zatwierdzania wniosku o nieobecność, a następnie są one zapisywane w szczegółach każdego pracownika, w sekcji Załączniki - Inne dokumenty. W rezultacie odpowiedzialnym za zasoby ludzkie zapewniony jest szybki dostęp do danych i dokumentów, a ryzyko utraty przesłanych dokumentów jest znacznie zmniejszone.
Dzięki Oraroo zespoły administracji zasobów ludzkich mogą zarządzać powiązanymi z zatrudnieniem szczegółami, takimi jak:
- Informacje o umowie - data zatrudnienia, data podpisania, numer umowy, data rozwiązania lub powód;
- Informacje o miejscu i rodzaju pracy - stanowisko, punkt pracy, istnienie klauzul dotyczących telepracy, norma i harmonogram pracy;
- Wynagrodzenie i korzyści - pensja, dni urlopowe lub inne;
- Folder pracownika: wszystkie dokumenty związane z zasobami ludzkimi, takie jak kopia dowodu osobistego, świadectwo małżeństwa, świadectwo urodzenia, oświadczenia o pracę itp.
- Kwalifikacje: umiejętności zawodowe, wiedza lub zdolności;
- Różne wskaźniki wskazujące rentowność i wydatki w firmie dla konkretnego pracownika;
Dla każdego pracownika dostępny jest dedykowany ekran z opisanymi powyżej szczegółami, który może być dostępny tylko dla zespołów administracji zasobów ludzkich.
Raporty i wskaźniki obliczeniowe
Wskaźniki operacyjne i wydajnościowe są narzędziami używanymi przez firmy do lepszego zrozumienia aktywności pracowników i mierzenia ich produktywności. Śledzenie tych wskaźników pozwala firmom zidentyfikować obszary, w których pracownicy potrzebują poprawy i wprowadzić zmiany mające na celu zwiększenie produktywności.
Istnieje wiele wskaźników operacyjnych i wydajnościowych, które firmy mogą śledzić; niektóre powszechne to:
-Liczba wykonanych rozmów handlowych
-Liczba wysłanych e-maili
-Liczba wykonanych zadań
-Liczba rozwiązanych zgłoszeń wsparcia
Śledzenie wskaźników operacyjnych i wydajnościowych pracowników można robić ręcznie lub za pomocą oprogramowania.
W przypadku każdego rodzaju procesu roboczego pracowników, Oraroo śledzi zestaw powiązanych wskaźników operacyjnych na poziomie pracownika, które można również wykorzystać do pomiaru jego wydajności. Bezpośredni kierownicy, ale także najwyższe kierownictwo i dział personalny mogą monitorować te wskaźniki pracownika i śledzić ich ewolucję w czasie.
Jeśli takie wskaźniki są obliczane w zewnętrznym systemie, ich wartości można zaimportować do Oraroo, co pozwoli na uzyskanie skorelowanego obrazu, który pomoże zrozumieć poziomy zaangażowania pracowników i poprowadzić programy rozwoju zawodowego.