Egy rendszerimplementáció a műveletek, projektek és humán erőforrások adminisztrációjának kezelésére jó lehetőség arra, hogy megszervezzük a Tudásmenedzsment és a Kormányzás és Adatkezelés folyamatait. A kereskedelmi, üzemeltetési és HR területeken biztosítják a vállalkozás szervezetének, struktúrájának és megfelelő működésének ellenőrzött, hatékony és nyereséges módját. Ugyanezek a folyamatok a digitális munkakezelés eszközeibe történő beruházás eredményességének biztosítékát jelentik.
A legfrissebb implementációk során a szolgáltatási, tanácsadási és kiszervezési területen működő cégeknél a következő kérdést kaptam:
"Egy nagyon jó alkalmazást hoztunk létre, amely teljes mértékben lefedi az üzleti szempontokat és az operatív menedzsmentet. Hogyan biztosíthatjuk, hogy a kollégáink teljes mértékben kihasználják az alkalmazás összes funkcionalitását?"
Ez egy nagyon jó kérdés. Az a hatékonysággal kapcsolatos, hogy mennyire jó befektetés a digitális munkakezelő eszközbe, és hogy elértük-e a befektetési döntésekor kitűzött előnyöket.
A válasz azonban nem a szoftverplatformban rejlik. Ezek valójában a vállalat irányításával és folyamataival kapcsolatos szempontok - főként a tudáskezelés területén.
Mindazok egy működtetési keretet alkotnak az explicit tudás terjesztéséhez és folyamatos frissítéséhez, a relevanciájának megőrzése céljából.
Még ezen feltételek mellett is előfordulhatnak hiányosságok a műveletekben, amelyek eltéréseket eredményeznek az eredmények és az elvárások között. Ezek oka lehet nem szabványosított megközelítés és/vagy adathibák.
Ezért fontos rendszeresen figyelni bizonyos tevékenységekkel kapcsolatos eredményeket.
Ezeket az eredményeket elérni a Data Management and Governance megközelítést alkalmazva lehet, olyan emberek névvel ellátva, akik felelősek az adatminőségért.
A kereskedelmi terület számára néhány releváns adat lehet:
- a vevői adatok teljesek és helyesek,
- a szerződések a rendszerben kezelhető és számlázható árazási modellt valósítják meg,
- a számlák helyesek és teljesek stb.
Például az egyik megközelítés lehet, hogy a Marketing osztály a vevői adatokért felelős. Így gondoskodik arról, hogy a szükséges adatok bekerüljenek a rendszerekbe. Különleges technikák révén ellenőrizniük kell, hogy az adatok ne hiányozzanak és helyesek legyenek.
Előfordulhatnak olyan esetek, amikor eltéréseket lehet észlelni. Ilyen esetek lehetnek: hiányzó számlázási e-mail címek, rosszul gépelt kapcsolati e-mail címek, amelyek nem használhatóak kampányokhoz vagy marketing kommunikációhoz stb. Ebben az esetben a Marketing osztály gondoskodik a rendszerekben végrehajtott kijavítások működéséről. Az illetékes osztály(ok) végzi(k) a műveleteket a megfelelő adattípuson, és/vagy központosított kijavítási megoldások révén, a Marketing osztály kérésére.
A tudás explicit és implicit.
Minden kollégánknak - egy tanácsadó cégnél - saját értelmezése van a működésükben részt vevő folyamatokról. Ez az implicit tudás.
Az esetek nagy többségében sikeresen el tudják látni feladataikat önállóan. Időnként szükség lehet egy tapasztaltabb vagy szakértőbb kolléga segítségére.
Néhány kollégánk önállóan is el tudja látni a feladatokat, külső támogatás nélkül. Őket azoknak a személyeknek ismerik el, akikhez a kollégák nehezebb kérdésekkel fordulnak, amikor a helyzet úgy kívánja.
A kollégák egy kisebb része képes irányítást nyújtani, helyzeteket kezelni és szakértői szintű kérdésekre válaszolni a területükön.
Az expert kollégák ismerete a legértékesebb a cég számára. Ez az ötlet explicit tudásba és leíró dokumentumokba, tapasztalati tanulságokba, szubjektív értesülésekbe kell átalakuljon.
A tudásmenedzsment rendszer a kereskedelmi és üzleti folyamatokkal kapcsolatos információk bemutatásával kezdődik. Azonban az expert kollégák nem mindenről vagy semmit sem tudnak írásban közölni. Az esetek túlnyomó többségét a dokumentumokban található explicit tudás lefedi. A maradék helyzeteket ezekkel az expert kollégákkal történő interakciókkal oldják meg. Tapasztalatukat felhasználják, hogy útmutatást nyújtsanak a kollégáknak a megoldáshoz.
A dokumentáció mellett számos folyamatra van szükség:
- Egy folyamat, amely biztosítja, hogy valamennyi kolléga áttekintse a dokumentációt és megszerezze az önálló működéshez szükséges tudást.
- Egy folyamat, amely időről időre ellenőrzi a dokumentáció relevanciáját és frissíti azt új esetekkel.
- A kapacitáskezelési folyamat során az expert erőforrásokat úgy kell tervezni, hogy időt szánjanak a kollégák segítségkérésére és irányítására.
Minden vállalkozás számára fontosak a Tudásmenedzsment vagy Adatirányítás folyamatai. Azok explicit bevezetése a vezetés figyelmét és időforrásokat igényel, eltérő arányban a kollégáktól. Gyakran ez a belső orientációjú tevékenység prioritást veszít a jelenlegi ügyekkel kapcsolatos műveletekkel szemben, amelyek ügyfeleket is érintenek. Tehát, amikor csak lehetséges, az időzítés megfelelő a folyamatok elvégzésére!
Továbbá, a rendszerek bevezetésekor a műveletek, projektek és emberi erőforrásmenedzsment területén, mint például az Oraroo. Ez lehetőség arra, hogy felépítsük a Tudásmenedzsment, kereskedelmi, üzleti működési vagy emberi erőforrás-menedzsment folyamatainkat, valamint a Gondnokság és Adatkezelés folyamatait.
Az Oraroo támogatást nyújthat közepes vagy növekvő vállalatoknak olyan folyamatok tervezésében és bevezetésében, amelyek biztosítják a vállalkozás szervezetét, szerkezetét és megfelelő működését kontrollált, hatékony és nyereséges módon.
A kreatív és szakterületeken tevékenykedő vállalkozások távmunka modellje munkakezelési megoldásokat igényel.
Olyan időszakban, amikor sok vállalkozás termelékenységnövekedést keres, a munkakezelő szoftver a munkát egyetlen egységes, holisztikus és valós idejű nézetbe helyezve kiküszöböli a túlfoglalás veszélyét, és lehetővé teszi a projektmenedzserek proaktív döntéshozatalát.
A távmunka környezetében az alkalmazottaknak könnyű hozzáférést kell kapniuk a munkával kapcsolatos információkhoz, valamint gyors és digitális adminisztrációs folyamatokat kell biztosítaniuk a magas elkötelezettségi szint fenntartása érdekében.
Az előbbi igényekre válaszul az Oraroo célja a szakterületi szolgáltató vállalkozások működési és pénzügyi teljesítményének javítása a projektmenedzsment, erőforráskezelés, szerződési árazás és számlázás, munkaerő adminisztráció, üzleti intelligencia és a meglévő rendszerekkel való integráció összekapcsolásával.
Ingyenesen próbálja ki az Oraroo-t! Vagy nézze meg a demonstrációt itt!