A táblázatkezelők nagyon könnyen használhatók és rugalmasak. Azonban a vállalatok hajlamosak túlmenni a táblázatkezelők határain. És ezek kezelése túl nehézzé válik. Egy dedikált online platform az legjobb gyakorlatokon alapuló folyamatokat hoz, naprakészen tartva a jogszabályi változásokat és egyetlen "igazság" változatát. Emellett könnyebbé teszi a csapatok együttműködését és csökkenti az adatkarbantartási erőfeszítést. Ez a megoldás azoknak az üzleti vállalkozásoknak, amelyek növekedésre készen állnak, és automatizációra van szükségük.
- Miért szeretjük a táblázatokat?
- Mikor buknak el a táblázatok?
- 1. A közös munka nem praktikus
- 2. Hiányzik az igazság egyetlen forrása
- 3. A táblázatok karbantartása gyorsan fejfájást okoz
- 4. Vannak más okok is, amelyek miatt a táblázatok buknak el?
3. Az Oraroo megközelítése
Táblázatok rendkívül könnyen használhatóak és rugalmasak. Ezek az előnyeik.
Emellett olcsón lehet őket bevezetni és könnyen használni. És a nem informatikai szakemberek könnyen alkalmazhatják az egyszerű vállalatirányítási funkciókat.
Még olyan kezdeti fázisú "szoftver" startupokat is látunk, amelyek ötletüket táblázat segítségével indítják el. Ez remek módja annak, hogy elkezdjenek és működjenek. Segíthet az indító vállalkozás ötletének igazolásában, mielőtt a tényleges szoftver építésébe kezdenek.
De a vállalatok hajlamosak túllépni a táblázatok határait. És ezek gyorsan túl nehézek lesznek kezelni.
2.1 A közös munka nehezen megvalósítható
A klasszikus példa az, amikor két felhasználó ugyanazt a táblázatot nyitja meg és módosításokat végez rajta. A táblázat általában úgy van tervezve, hogy csak egy felhasználó aktualizálja azt egyszerre. Melyikük menti le először a változtatásokat? Az módosított adatkészletek azonosak lesznek? Konfliktusba kerülnek?
Talán érdemes használni az online táblázatok változatait, amelyek megoldják a felsorolt adatkonfliktusokat? Azonban az online táblázatok használata növekedésével egyre nehezebbé válik. Egyre nehezebb megtalálni a releváns információkat a nagy adatmennyiségben. Néha a kapcsolat is szerepet játszik és nő az elérési idő. De mi történik, ha valaki törli a megosztott online fájlt?
Egy táblázat használata olyan folyamat kezelésére, amelyben öt felhasználónál kevesebb van, valószínűleg megvalósítható, de csak egyszerű folyamatokra és amikor kevés adattartalomról van szó. Ezen a szinten túl -- akár a bonyolultság, akár a felhasználók száma tekintetében -- problémás lesz.
Milyen kockázatok vannak?
- Adatkonfliktus Idő és erőforrás duplikációli>
- Karba tartás vagy informatikai szakember beavatkozás költségei, még egyszerű adatkövetelmények esetén is
Milyen előnyei vannak egy szakosodott online platformnak?
- Több felhasználó egyszerre karbantarthatja az adatokat, változások nyomon követhetők
- Informatikai vezérlések, amelyek megakadályozzák az adatok véletlen felülírását
- Magasabb bonyolultságú és nagy felhasználószámú folyamatok helyes kezelése
2.2 Nincs egyetlen igazság forrása
A táblázatok kapcsolhatók központi adatkönyvtárakhoz, de legtöbbször nem így van.
A tapasztalat azt mutatja, hogy gyakran több másolat készül az adatokról, amelyeket különböző emberek kezelnek. Ennek következtében a táblázatok végrehajtása és kialakítása nagyon "személyes" lesz. Néha sok információ végez "szabad szöveges" mezőkben. Más esetekben az átalakított adatok valójában eltérő jelentéssel bírhatnak a felhasználók és a táblázatok között.
Milyen kockázatok vannak?
-
Idő és erőforrás duplikációli>
- Nincs "igazság" forrása
- Nehéz használni a "szabad szöveges" mezőket az adatelemzéshez
- rossz döntések meghozatala pontatlan adatok alapján
Milyen előnyei vannak egy szakosodott online platformnak?
- Egyedi adatbázis és duplikátumok megszüntetése
- Egyedüli igazságforrás a vállalati szinten
- Jövedelmező döntések meghozatala korrekt adatok alapján és azokon egyenlő jelentőséggel a vállalati szinten
2.3 A táblázatok karbantartása hamar fejfájássá válik
Az alapvető használatú táblázatok vagy teljesen el vannak zárva, vagy egyetlen személy hozza létre és használja. Ha hosszú ideig több ember használja őket, akkor több szerzőjük lesz.
A vállalkozás fejlődik, folyamatok változnak. Módosításokra néha szükség van.
Ha a táblázat eredeti szerzője már nincs jelen, rendkívül nehéz módosításokat végezni vagy a táblázatot működőképessé tartani.
Az idővel különböző emberek által végzett változtatások nem egységes megközelítésekhez, meghatározásokhoz, leírásokhoz és képletekhez vezethetnek. Ezek ellentmondásokat okozhatnak az adatokban, nehezítve az eredmények használatát vagy összevetését.
Végül, de nem utolsósorban kézi adatrögzítés és többszörös másolás ill. beillesztési műveletek hibákat okozhatnak. Néhány hiba nyilvánvaló, mások egyáltalán nem nyilvánvalók, és éppen azok a legveszélyesebbek, mert további táblázatokban és másutt is ismétlődhetnek.
Milyen kockázatok vannak?
- Az eltérő szerzők (és az információ jelentésének különböző nézőpontjai) miatt az adatok használata és összehangolása nehezek
- Az eredeti szerzők hiánya miatt a táblázatok karbantartása nagyon nehéz
- A hibák könnyen megbújhatnak és megismétlődhetnek
Milyen előnyei vannak egy szakosodott online platformnak?
- Egyedi tervezési folyamatok, amelyek a legjobb gyakorlatokon alapulnak és frissülnek a jogszabályi változásokkal
- Adathibák kiküszöbölése adatellenőrzéssel az alkalmazás képernyőin és egyszerű folyamatlogikával
- Adathozzáférés hozzáférési jogok alapján (olvasás/módosítás)
2.4 További okok, amelyek miatt a táblázatok sikertelenek
- Néha szükség van az ügyfeleknek az információk megtekintésére a táblázatokban - adathozzáférési mechanizmusokra van szükség
- Néha a szolgáltatott folyamat más forrásokból szükséges adatokat igényel - például adatokat más rendszerekből vagy akár külső forrásokból (API hozzáféréssel). Bár ez lehetséges a táblázatokban is, bonyolult és nehéz üzemeltetni és karbantartani
- Gyakran a szolgáltatott folyamat felhasználói bárhol hozzáférhetőséget szeretnének, akár mobilról is
- A vállalkozás készen áll a növekedésre és a táblázatok egyre nehezebbek
Mindezek az okok indokolják, hogy a vállalatok áttérjenek üzleti folyamataikat szakosodott online platformokra.
Oraroo egy szakosodott online platform, amely elérhető a felhőben (SaaS), és olyan folyamatokat valósít meg, amelyek az aktuális jogszabályok és bevált gyakorlatok alapján növelik a tanácsadó és outsourcing cégek hatékonyságát és nyereségességét.
Az Oraroo bevezetése segítségével egyetlen igazságforrás nyerhető a működési, kereskedelmi és humán erőforrás-adminisztrációs vonatkozásokban. Ezen adatok alapján meghozhatók a megfelelő üzleti növekedéshez szükséges döntések.