A tanácsadók munkájának számlázása egyszerű és átlátható kell legyen. Ugyanakkor a vállalkozás fenntarthatóságára a legnagyobb hatással van. A folyamatban és a folyamat lépéseinek felügyeletében struktúra szükséges – számlák létrehozása, ellenőrzése, módosítása, jóváhagyása és elküldése. A szakosodott megoldásoknak rugalmasságot kell biztosítaniuk egy hatékony számlaellenőrzési és jóváhagyási folyamat számára, amely elősegíti a felelősségteljes magatartást és biztosítja a megfelelő irányítást és pontosságot.
- Invoicing of consulting services
1. Challenges
2. Solutions - The Oraroo approach
1. Invoice Review
2. Invoice approval
3. Validation of the Invoice - The Oraroo advantage
1. Kihívások
A tanácsadói szolgáltatások számlázása a bevételt generáló, tudásalapú szolgáltatások számláinak előállítási folyamata, amelyet a szakmai szolgáltatások csapatai végeznek. A tanácsadói szolgáltatások számlázása különböző iparágakban alkalmazható, ideértve az IT-szolgáltatásokat és a technológiai tanácsadást, a szoftvercégeket, a kreatív és digitális ügynökségeket, a menedzsment tanácsadást, a könyvvizsgáló és könyvelő cégeket, az építészetet és az építőmérnöki munkákat.
Első pillantásra az ügyfél számára való számlázás egyszerűnek tűnhet tanácsadói szolgáltatások esetén. Letölt egy Excel számla sablont, beírja az órákat és az árakat, előállítja a számlát a nyújtott szakmai szolgáltatásokért, majd elküldi az ügyfélnek. Kis létszámú szakmai szolgáltatók esetén ez gyakran megoldott. Természetesen, amikor a csapat létszáma meghaladja az 15 tanácsadót, a cégek arra kezdenek koncentrálni, hogy hatékonyabbá tegyék ezt a folyamatot.
A számlázás azonban azon kevés tevékenységek egyike a tanácsadói vállalatnak, amely a legnagyobb hatással van a vállalkozás jövedelmezőségére és fenntarthatóságára. Már egy kis hiba is jelentős összegeket vehet el a cég számára, legtöbbször anélkül, hogy bárki észrevenné.
Feltétlenül szükséges felépíteni a folyamatot és ellenőrizni minden számlázás lépését – számlák létrehozása, ellenőrzése, jóváhagyása, módosítása és elküldése.
A kézi folyamatok azonban hatékonysági veszteséget okoznak és csökkentik a felső vezetés átláthatóságát a vállalat teljesítménye terén.
Gyakran előfordul, hogy a struktúra és vezérlések hiányában a kifizethető idők vagy a megtérítendő költségek sosem szerepelnek a számlán.
2. Megoldások
A tanácsadók munkájának számlázása egyszerű és átlátható kellene legyen. Az első lépés azonban, hogy feladjuk az Excel használatát és egy szakosodott online platformot használjunk.
A legnagyobb hiba, amit egy vállalkozás elkövethet, amikor eldönti, hogy milyen típusú számlázási megoldást használjon, az, hogy olyat választ, amellyel nem tudja pontosan modellezni a vállalkozását.
Például vannak olyan cégek, amelyek előre szeretnék átnézni a számlákat, mielőtt azok az ügyfélhez kerülnek. Mások megértik a nehézségeket, amikor a mennyiség nő. Ebben az esetben a lépést decentralizálva hatékonyabbá teszik, hogy minden projektmenedzser megvizsgálja a számlákat a megfelelő projekten. És ezekben a helyzetekben a kockázatkerülő megközelítés visszavezethet a hierarchikus vezető végső jóváhagyásához minden számla esetén. Az egyik módja a mennyiség csökkentésének az, hogy a kontrollt átadja az alacsonyabb összegű számlákhoz. Vagy a vezetői szintű ellenőrzést csak azokra a számlákra korlátozza, amelyeken bizonyos mértékű változás történt.
Ideális esetben a szakosodott online platform olyan rugalmasságot nyújt, hogy hatékonyan lehessen vizsgálni és jóváhagyni a számlákat. Továbbá, elégséges ellenőrzést is biztosít a felelősségvállalás és pontosság ösztönzéséhez.
Bevételes elszivárgások két fő formában jelentkeznek:
- eltűnés átvitel közben (kézi újra bevitel másik rendszerbe vagy hibásan eltárolt és utána újratöltve)
- elfelejtés (emberi hiba)
A számlák generálása ugyanabból a rendszerből, ahol az idő és költségek kerülnek rögzítésre, megszünteti a hibás számlázási folyamatot. Ez a megközelítés önmagában megszünteti a bevétel hiány első kategóriáját. A második kategóriával kapcsolatban az Oraroo implementál olyan funkciókat, amelyek megakadályozzák a fel nem számolt időt és költséget hosszú ideig vagy akár örökre. Például nyomon követi, hogy mikor érkezik el a számlázási hivatkozási pont, figyelmeztet, amikor a dolgok nem mennek a tervek szerint, részletes képet ad arról, hogy mennyi számlázható idő várható egy bizonyos időszakban, stb.
Az üzemeltetés és pénzügyi csapatok a számlázási folyamatukat órák alatt be tudják fejezni, ellentétben a kézi folyamatok által igényelt napokkal. Fontosabb, hogy ez a struktúra felelősségtudatot teremt a teljes számlázási folyamat során. A vezetőség részletes képet kap arról, hogy pontosan miért számoltak fel díjat és hogy hogyan lett korrigálva. Ez segít csökkenteni a cég hónapvégi folyamatait és lehetőséget teremt más magas értékű projektek folytatására.
A számla kiadásának folyamata csak a Projekt Adminisztrátorok által indítható el. Az ezzel a szereppel rendelkező személy hozzáfér a megszerezni kívánt szerződéshez. Ezután megnyomja az EMITE FACTURA gombot, majd kiválasztja azokat a szolgáltatásokat, amelyeket számlázni szeretne.
Az Invoicing Flow Oraroo-ban 3 lépésben történik: Számla Ellenőrzés (opcionális), Számla Jóváhagyás és Számla Ellenőrzés. Ezek megjelennek a Feladatok részben, az Ellenőrzés/Jóváhagyás/Validálás Számla címsor alatt, ha alkalmazható.
1. Számla Ellenőrzés
Ezt a műveletet a Szerződéskezelő vagy a projekten alapuló Projektmenedzser hajtja végre.
Ebben a lépésben a számla ellenőrző megtekintheti a következő információkat vagy elvégezheti a következő műveleteket:
- Ellenőrzi azokat az információkat, amelyek a számlába beillesztésre kerülnek: erőfeszítés (ha alkalmazható), alkalmazott árfolyam, számlázott időszak, adók és végösszeg;
- A cég és a kliens számlázási adatainak ellenőrzése;
- Sorok törlése vagy hozzáadása a számlához;
- Meglévő információk módosítása a számla sorain (a számla sorának leírása, mennyiség, mértékegység, egységár, adókulcs) módosítása;
- Kiadási dátum és határidő megváltoztatása;
- Árfolyamváltoztatás (ha alkalmazható);
- Megjegyzések hozzáadása vagy szerkesztése a számlához;
- Mellékletek és megjegyzések hozzáadása a folyamhoz;
- Számla törlése.
A számla ellenőrzése opcionális lépés. Szerződés szintjén eldönthető, hogy megvizsgáljuk-e az adott szerződésen kiállított számlákat vagy sem az ISSUE INVOICE gomb megnyomása után. Ha a számla-ellenőrzési lehetőség nem engedélyezett a szerződés szintjén, a számla közvetlenül a Validálási lépésre lép.
Egyidejűleg azonban a számlázási ellenőrzési lépés során a minimálisan számlázható értéket is beállíthatjuk a vállalati szinten, amelyhez nem szükséges ellenőrzés. Például, ha 1000 RON minimális értéket állítunk be, azok a kiadott számlák, amelyek értéke kisebb vagy egyenlő 1000 RON-nál, nem mennek át az ellenőrzési vagy jóváhagyási szakaszon, és közvetlenül a Számla Ellenőrzésre kerülnek.
2. Számla jóváhagyása
Ezt a műveletet az a közvetlen vezető végzi, aki a számlát kiállító vagy ellenőrző személyt felügyeli (amikor az ellenőrzési lépés engedélyezve van).
A kiállított számla véleményezési lépéshez csak akkor jut, ha a Számla Ellenőrzésben az elsődleges információkat módosította (például megváltoztatta a számlasor leírását, az eredeti árat, a kiadás dátumát, hozzáadott megjegyzéseket vagy mellékleteket stb.).
A Számla jóváhagyás lépésben megtekintheti a következő információkat vagy végrehajthatja a következő műveleteket:
- Ellenőrzi az Információkat a Számlán: erőfeszítés (ha alkalmazható), alkalmazott árfolyam, számlázott időszak, díjak és végösszeg, mellékletek, megjegyzések;
- Megjegyzések hozzáadása a folyamhoz;
- Számla jóváhagyása: miután a számlát jóváhagyták, eléri a Validációs lépést;
- Számla elutasítása: miután a számlát elutasították, a Számlázási Ellenőrzés lépést végző személyhez kerül vissza (Szerződéskezelő vagy Projektmenedzser) a Felülvizsgálat lépésben.
3. Számla ellenőrzése
Az Oraroo rendszerben a Számlázási Adminisztrátor jogosultságokkal rendelkező személy hajtja végre.
Ez a lépés nagyon fontos, mert ebben a pillanatban rendelhető hozzá a számlasorozatból származó számlaszám a számlához. A számlák akkor tekintendők kiadottnak, ha rendeltek nekik egy számlaszámot és jóváhagyta a Számlázási Adminisztrátor. Ebben a lépésben megnézheti a következő információkat vagy elvégezheti a következő műveleteket:
- Ellenőrzi azokat az információkat, amelyek a számlába beillesztésre kerülnek: erőfeszítés (ha alkalmazható), alkalmazott árfolyam, számlázott időszak, adók és végösszeg;
- Meglévő információk módosítása a számla sorain (csak a számlasor leírása, mennyiség, adókulcs esetén);
- Kiadási dátum megváltoztatása (csak akkor, ha nincs kiosztott számlaszám) és határidő;
Árfolyamváltoztatás (ha alkalmazható); - Megjegyzések hozzáadása vagy szerkesztése a számlához;
- Mellékletek és megjegyzések megtekintése a folyamban;
- Számlaszám hozzárendelése - a cégen vagy szervezeti egységen belül beállított számlasorozat szerint;
- Számla jóváhagyás - a Számla csak azután jóváhagyható, hogy a számla számot rendeltek hozzá; ha jóváhagyják, kiadottnak tekintendő.
- Számla elutasítása - miután a számlát elutasították, visszakerül a felülvizsgálat lépésbe a Szerződéskezelő vagy Projektmenedzserhez (még akkor is, ha a szerződés-szintű számla-ellenőrzést kezdetben inaktívvá állították be).
Azok a számlák, amelyekre a számla kiállítási folyamatát elindították, megtalálhatók a Szerződési számlák listájában.