A dolgozói fájl tartalmazza az összes információt, ami a szakmai életével kapcsolatos a vállalatban. A fizikai fájlban sokkal nehezebb megtalálni a szükséges adatokat. Ezzel szemben, elektronikus formátumban mindig elvégezhető egy keresés és azonnal megkapod az eredményt. Az információ már a rendszerben van, és bármikor, bárhol hozzáférhetsz hozzá nagyon könnyen, biztonságosan és gyorsan. Az integrált megközelítés azt jelenti, hogy a fájl mindig naprakész az emberi erőforrások területén keletkező új dokumentumokkal. Kevesebb munka neked!
Az alkalmazott adatainak bevitelével az Oraroo megkönnyíti a hozzáférést a benne található információkhoz. A fizikai fájlban nehezebb megtalálni azokat az adatokat, amelyekre szükség van. Ehelyett az elektronikus formátumban mindig keresést végezhet és azonnal eredményt kap. Az információ már a rendszerben van, és bármikor, bárhonnan könnyen, biztonságosan és gyorsan hozzáférhet hozzá.
Az Oraroo lehetőséget nyújt az elektronikus regisztrációra és hozzáférésre ehhez a fájlhoz. Az alkalmazott összes információja egy helyen láthatóvá válik, ami megkönnyíti az Ön munkáját a humánerőforrás menedzserként. A fájlt alkotó dokumentumok feltölthetők a Csatolt Dokumentumok részbe.
Ennek az információnak a hozzáférése az Alkalmazottak képernyőjéről történik. Teljes képet ad az adott alkalmazott adatairól a szerződés kezdete óta. Az olyan információk, mint az Egyéni Munkaszerződés száma és típusa, a szabadnapok (szabadság) száma és a munkarend megtalálható.
Továbbá, az alkalmazott személyes adatai is itt érhetők el. Gyakran ezek az azonosítókártya, a tanulmányok, a kapcsolati adatok, a banki adatok stb. adatai
A munkarendre vonatkozó információ egy példa az alkalmazotti szerződés adataira, amelyek részei az alkalmazott fájljának. Az Alkalmazott Részleteiben teljesíti a Munkarend részét. A projektnapló funkcióval történő integráció révén lehetőség nyílik minden alkalmazott elérhető kapacitásának kiszámítására.
Minden vállalati alkalmazott esetén a humán erőforrások menedzsere elkészít egy fájlt, amely tartalmazza a szükséges dokumentumokat. Ez egy jogi kötelezettség, amelyet a Kormányhatározat 905/2017 állapít meg.
A munkáltatónak kötelessége a dokumentumokat biztonságban és naprakészen tartani ebben a fájlban. A törvény szerint az alkalmazott fájlja fizikai formában van tárolva a munkáltató székhelyén. Folyamatosan frissítve kell, dokumentumokkal kell igazolni minden változást az alkalmazott szakmai életében a vállalatban. A fájl bármikor rendelkezésre áll az ITM ellenőrök számára kérelemre. Hasonlóképpen elérhetővé kell tenni az alkalmazottak számára, amikor szükségük van egy másolatra.
A fájl gyakorlatilag dokumentálja az alkalmazott szakmai életét a vállalatban. Minden alkalmazottra vonatkozó dokumentumot bele kell tenni ebbe a fájlba. A törvény által előírt formában készült, a fájlnak tartalmaznia kell az alábbi 4 kategóriára vonatkozó dokumentumokat:
- Foglalkoztatáshoz szükséges dokumentumok: a személyazonosító okmányok másolatai, tanulmányok, beleértve a képzéseken vagy javító tanfolyamokon való részvétel igazolását, a munkaorvosi jóváhagyást.
- Az egyéni munkaszerződés a munkaajánlattal, munkaköri leírással és a meghatározott kritériumok szerinti értékelési jelentéssel.
- További cselekmények az egyéni munkaszerződés megkötésével, végrehajtásával, felfüggesztésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatban.
- Egyéb dokumentumok: az alkalmazott szabadságra vonatkozó kérelme (szabadság vagy fizetetlen szabadság), a saját felelősségvállalásról szóló nyilatkozat a személyes adóalap csökkentéséhez.
Az alkalmazott fájljában található összes dokumentumot és információt a személyes adatok védelmére vonatkozó jogi előírások szerint kell kezelni és védeni.
A dokumentumok tartalma az alkalmazott fájljában hasznos mindennapos helyzetekben, az alkalmazottakkal kapcsolatos problémák megoldásakor. Például, a lakcím igazolásának tanúsítása a személyi igazolvány másolatával hasznos bármilyen levelezéshez az alkalmazottal. Egyéb fontos dokumentumok az alapszámításokban, mint például a szabadságkérések vagy betegszabadság igazolásai.