A költségelszámolások általában tiszta számviteli ügyeknek számítanak. De amikor a cégben a számviteli eljárások folyamatában nehézséggel kell számolni, a papíralapú űrlapok sok tisztázatlan szabállyal járnak, vagy gyakran rengeteg fejfájást okoznak az alkalmazottaknak, akkor egy HR témává válik. Ha hatással van a morálra és csökkenti a produktivitást, akkor a HR számára fontos lesz. És ha anyagi problémákat okoz az alkalmazottaknak, akkor egyértelműen humánerőforrás problémája van.
1. Az utazási költségek kezelési folyamata
- Administratív munkát eredményez az alkalmazottaknak
- Kellemetlen munkát igényel az alkalmazottaktól és alacsony produktivitást eredményez
- Feszültségeket teremthet a csapatok között
- Pénzügyi nyomást jelenthet néhány kollégának
2. Hogyan lehet javítani az alkalmazottak költségeinek kezelését?
- Mind az összes érintett szereplő igényeinek figyelembevétele
- Papíralapú nyilatkozatok megszüntetése
- Mobiltelefon használata a költségekhez
- Egyéb folyamatjavítások
3. A nem megfelelő belső folyamatoknak fontosnak kell lenniük a HR számára
Kiadási jelentések általában tisztán számviteli kérdéseknek számítanak. A CFO kialakítja a folyamatot és meghatározza a szabályokat, amelyeket a dolgozóknak követniük kell.
Amikor a cégben a nyilatkozatok feldolgozási folyamata nehézkes, papír alapú formákat tartalmaz, sok tisztázatlan szabállyal jár, vagy általában jelentős fejfájást okoz a dolgozóknak, az HR-re vonatkozik.
1.1 Adminisztratív feladatokat ad dolgozókra
Egy kiadás hozzáadása a kiadási jelentésekhez 2 és 5 perc közötti időt vesz igénybe. Ez az idő minden egyes hozzáadott költséggel megszaporodik. A menedzser jóváhagyása szintén 2 és 5 perc közötti időt vehet igénybe. A kiadási jelentés pénzügyi szabálytalanság ellenőrzése (belső politika vagy adózási vagy számviteli szabályok szerint) akár 10 percet is igénybe vehet. Az egész folyamatot becsülhetjük úgy, hogy legalább 20 percet vesz igénybe ügyenként a vállalat szintjén.
1.2 Kellemetlen feladatot jelent dolgozók számára és alacsony termelékenységgel jár
A dolgozók és a vezetők számára unalmas, fárasztó és fájdalmas folyamat. Még akkor is, ha általában a pénzügyi/számviteli csapat a kiadási politikát és folyamatot kialakítja, ők sem élvezik ezeket. Különösen egy lezárás időszakában, amikor biztosítják, hogy az elszámolás tartalmazza az összes nyugtát vagy orvosolja a különféle hibákat.
Mivel ez egy kellemetlen feladat minden résztvevő számára a folyamatban, nehéz elhinni, hogy a legmagasabb produktivitással végezzék el.
1.3 Feszültséget okozhat csapatok között
A kiadási jelentések több résztvevőt foglalnak magukban: a kérelmezőt (dolgozót), az elbírálót (vezetőt) és a feldolgozót (pénzügyi/számviteli). Ahhoz, hogy a kiadási jelentés végigmenjen az egész láncban, szükség van e-mailekre minden résztvevővel, és néha még papír alapú formában is.
Néha az irányelvek nem világosak vagy eléggé megértettek a kérelmezők által. Minden kommunikációnak egyértelműnek és empátiásnak kell lennie annak érdekében, hogy a folyamat sikeresen lezáruljon. Azonban gyakran ellentmondásos vitákhoz és félreértéshez vezet.
1.4 Pénzügyi nyomást okozhat bizonyos kollégákra
Azokban az esetekben, amikor ritka és kisebb összegű költségekkel foglalkozunk, a probléma jelentősen enyhül. A szerepeknél, ahol ezek gyakoriak és nagy értékűek (például azok az alkalmazottak, akik majdnem hetente utaznak), saját forrásaikból történő kiadások létrehozhatják legalábbis a pénzügyi stabilitás érzését. Előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor nem kifizetett vagy visszafizetett számlák hosszú időn keresztül halmozódnak fel. Ilyen esetekben valós pénzügyi nyomást tapasztalnak a dolgozók.
Ha össze kellene foglalnunk, a legjobb esetben a nyilatkozatok kezelésének folyamata további munkát jelent adminisztratív jelleggel - eredménytelen és hatástalan, ami gyakran stresszt okoz. Más esetekben feszültséget okozhat kollégák között. Más esetekben valós pénzügyi nyomást okozhat dolgozókra.
Ezért az okos kiadási jelentési folyamatok kialakítása több mint csak a pénzügyi csapat célja - ez az HR cél is. Itt van néhány ok, hogy miért kellene az alkalmazottak kiadásainak kezelését javítani az HR célnak is.
Az optimális megvalósítás figyelembe venné az összes résztvevő igényeit, valamint egy sor (jó) gyakorlatot, például a költségelszámolások digitális formában való elkészítésének és mobiltelefonok használatának.
2.1 Az összes résztvevő igényének figyelembevétele
Egy méltányos folyamat megoldja az összes résztvevő igényeit
Jelentkező (alkalmazott) - Költségeim / Költségelszámolások
- Támogató dokumentumok importálása
- Költségelszámolás létrehozása és elküldése
- Kérelem állapotának követése
Jóváhagyó (vezető) - Csapatom költségei / Költségelszámolások
- Figyelmeztetés új költségelszámolás érkezésekor a csapatomtól
- Költségelszámolás / nyilatkozat validálása vagy elutasítása
- Tudatában tartja az alkalmazottak felelősségeit
Processzor (Pénzügy-Eszközkezelés) - Elemzés
- A cég költségelszámolásainak megtekintése
- Megtekintés egy adott alkalmazottnak vagy alkalmazottcsoportnak / csapatnak a költségeiről
- Költségek szűrése kategóriánként
2.2 Papíralapú költségelszámolások megszüntetése
Az adminisztratív problémák legnagyobb része onnan ered, hogy néhány cég (még mindig) papír alapú. És igazából, az egyetlen ok, hogy így teszik, az az, hogy mindig is így voltak elvégzésre a költségelszámolások.
Gondolj azzal kapcsolatos apró lépésekre, amit minden alkalmazás tartalmaz:
- Az alkalmazottaknak megtalálniuk, kinyomtatniuk és kitölteniük egy költségelszámolási sablont.
- Ezen dokumentumokat - a papír blokkokkal együtt - be kell skennelniük és elküldeniük vagy fizikailag el kell helyezniük a nyilvántartási rendszerben. (Ami nehezen megvalósítható, ha távolról dolgoznak...).
- A pénzügynek aztán be kell vinni ugyanazokat az adatokat a saját rendszerükbe.
- Ha valami helytelen vagy hiányzik az adatok közül, akkor az egész folyamatot meg kell ismételni. És az információ gyakran pontatlan vagy hiányzik.
A költségelszámolás elkészítése eléggé kellemetlen. De ha hónapokban tíz-, vagy akár százakat is feldolgozol, a papír egy komoly akadályt jelent.
Ha az a célod, hogy a csapatok boldogok és tiszteltnek érezzék magukat a munkahelyen, akkor a működési folyamatok fejlesztése jelentős változást hoz. A papírdokumentumok csökkentése ebből a szempontból nagyszerű eredmény. És a technológia könnyíti meg.
2.3 Mobiltelefon használata költségekhez
A papír alapú folyamat könnyen helyettesíthető digitálissal. A mobiltelefon szoftverén keresztül ugyanazok az információk beírhatók, beleértve a blokkokat / támogató dokumentumokat. Gyorsabban és kevesebb hibával.
Az alkalmazottaknak már nem kell várniuk a hónap végéig a blokkok beküldésével. Amint vásárolnak, egyszerűen rögzítik az alkalmazásban és fényképet készítenek a blokkról. És akkor már nem kell többé gondjuk lenniük rá.
Ez az approach több előnnyel jár:
- Az információ valószínűleg pontosabb lesz, és az alkalmazás végigvezeti az alkalmazottakat a folyamaton
- Az alkalmazottak azonnal feltölthetik a blokkot, mielőtt az elveszne vagy károsodna
- Minden költségbejegyzés csak kevesebb időt vesz igénybe
- A költségelszámolás teljesen digitális
Ezáltal csökkented az adminisztratív stresszt minden résztvevő számára. És egy hatékonyabb vállalatot kapunk mellé.
2.4 Egyéb folyamatfejlesztések
Az alkalmazottak által keletkezett költségek korai megtérítése lehetségessé válik azért, mert a költségeket azok megtörténte után azonnal rögzítik. A költségelszámolások gyakrabban készülnek és ezáltal az utólagos megtérítések is implicit elvégezhetők. Ez egy olyan téma, amelyben az emberi erőforrásoknak nagyon világossá kell tenniük a pénzügyi és eszközkezelő csapat számára az elvárásokat. És ezeknek megoldásokat kell találniuk a gyakori megtérítések lehetővé tételéhez.
A HR menedzsereknek is ösztönzőknek kell lenniük, hogy ösztönözzék a pénzügyi-eszközkezelő csapatokat olyan megoldásokat találni, amelyekkor a költségek a lehető legkevesebb alkalmazott pénzéből és csak ritkán keletkeznek. Ez többek között jelentheti a vállalati kártyák szélesebb körű használatát vagy közvetlenül a vállalat által fizetett számlák felhasználását.
A modern HR csapatoknak számos felelőssége van. Azonban legyen a fókusz a távoli munkakörnyezeten, juttatásokon, karrierfejlődésen vagy egyszerűen csak időben történő kifizetésen, a fő cél ugyanaz: hogy a csapattagok boldogok és elégedettek legyenek a munkájukban.
Ez visszavezet minket ennek az írásnak az alap tételéhez: Inadekvát (rossz) folyamatok az emberi erőforrások problémája. Ha ezek befolyásolják a hangulatot és csökkentik a produktivitást, akkor ez az emberi erőforrások problémája. És ha ez anyagi problémákat okoz az alkalmazottaknak, az kétségtelenül az emberi erőforrások problémája.