Nézze a projekt számlázást úgy, mint egy másik szolgáltatást, amit a szolgáltató cégek ügyfeleknek nyújtanak. Így gondoskodik arról, hogy a projektekkel kapcsolatos számlák olyan jók legyenek, mint a szolgáltatások, amiket nyújtott. Az integrált digitális munkafolyamat automatizálás, a projekt nyomon követés és a számlázási megoldások pontosak, teljesek és időben történő számlázási folyamatot támogatnak. Hanyag, hibákkal teli számlák ártanak egy vállalkozásnak. Pontos, világos számlák azt üzenik az ügyfeleknek, hogy a cég értékelni és tisztelni tudja a szakmai hozzáállást.
- "Utolsó benyomás"
- Számlázás előtt
- Számlázás közben
- Számlázás után / számla elküldése után
- A számlázás egy szolgáltatás, amit a vásárlóknak nyújtunk
- Az Oraroo megközelítése
- Az Oraroo előnye
A szakmai szolgáltató vállalatok erős ügyfélkapcsolatokra támaszkodnak működésük minden területén. A "utolsó benyomás" - vagyis a projekt számlázási fázisa - különösen kritikus lehet. Ha ezt a folyamatot rosszul kezelik, az ügyfél elveszítheti a bizalmat szolgáltatójában, és úgy dönthet, hogy máshol viszi az üzletét.
A számlázási problémák által okozott üzleti kapcsolatokra gyakorolt kár nagyrészt önkéntes. Néhány vállalat számára a számlázás inkább felszínes intézkedésnek tűnik. Gyakran a számlát kevés figyelem vagy fontosság kíséri. Valójában a számlák többet tesznek, mint hogy tájékoztassák a vásárlókat az adóságról. Ezek tükrözik az egész szállító képét. Hanyag, hibás számlák ártanak egy vállalkozásnak. Másrészről pontos, világos számlák azt jelzik a vásárlók felé, hogy a cég értékeli a profizmust.
A vállalatok, amelyek az ügyfelek tiszteletben tartását hangsúlyozzák a követendő számlázási eljárások révén, azt feltételezik, hogy cserébe tiszteletet kapnak.
Gyakorlatban ez azt jelentheti, hogy a számlák gyorsan és fejfájás nélkül, az teljes összegben kerülnek kifizetésre.
Azáltal, hogy követ néhány legjobb gyakorlatot a számla előkészítése előtt, közben és utána, a szakmai szolgáltatások vállalata fejlesztheti projekt számlázási folyamatát. Így újabb szintű tiszteletet szerezhet, és biztosíthatja, hogy a kliensen az "utolsó benyomás" pozitív legyen.
Az optimális projekt számlázási folyamat a számlák kiállítása előtt kezdődik és néhány alapvető kérdés megválaszolását foglalja magában.
Mikor számlázok?
Ez a kérdés a projekt alapvető feltételeire és arra vonatkozik, hogy mikor állítható ki a projekt számlája. Ez lehet egy naptári dátum, vagy kritériumokat jelenthet arra vonatkozóan, hogy mikor lehet megállapodni a projekt számlájának kiállításáról. Egy projekt közepén kiállítani és elküldeni egy számlát, amikor az ügyfél azt feltételezi, hogy csak a munka befejeztével fognak jönni, csak feszült beszélgetéseket eredményezhet. Fontos tudni, hogy az ügyfél mikorra várja a szolgáltatásokért történő számlázást.
Ki kapja meg a számlát?
A projekt ügyfélkapcsolattartója és a számlákért felelős kapcsolattartó nem feltétlenül ugyanaz. Egy rossz irányba elküldött számla lelassíthatja a pénzáramlást. Tegye meg az erőfeszítést, hogy a projekt kezdetén megállapítsa, "Ki kapja a számlát?". Így ösztönözheti az ügyfelek időben történő fizetését és elkerülheti az alkalmatlan folyamatot.
Más dokumentumok szükségesek?
Néhány projekt számlához mellékelni kell támogatási dokumentumokat. Ezek lehetnek egyszerű nyugták vagy költségjegyzékek is. Azonban lehetnek olyanok is, amelyek indoklást tartalmaznak a végzett tevékenységről (a projekt időbeosztására alapozva) vagy összetett projekt eredmények átadás-átvételi jelentést. Ahogyan egy rossz személynek küldött számla is rossz képet fest a szervezetről, hasonlóan kifizetési késedelmet eredményezhet.
A számla tervezése gyakran személyre szabott minden szakmai szolgáltató számára. De függetlenül a szerkezettől, minden projekt számlának tartalmaznia kell az összes szükséges információt, hogy a kliens hatékonyan megértse és feldolgozza a számlát. Ha hiányoznak a kulcsfontosságú részletek, vagy rosszul vannak előadva, a vevő könnyen összezavarodhat. Ha nehézzé tették a vevő számára, akkor feltehetően megharagudott rájuk. Ne lepődjön meg, ha a számlájuk a fizetendő számlák listájának végén köt ki.
Minden projekt számlának tartalmaznia kell ezeket az alapvető elemeket, melyek hozzájárulnak a vevő jóindulatához, ami szinte mindig gyors fizetést eredményez:
- Professzionális levélpapír – Cég neve, postacím, telefonszám, e-mail cím és weboldal
- Vevő kapcsolati információk – A számla címzettjének neve, címe és telefonszáma
- Számlaszám és dátum – Számlaszám, kiállítás dátuma, fizetési határidő
- Részletes lista – Szolgáltatások/termékek leírása, teljesítés/vásárlás dátuma, szállított mennyiség (órák/termékek), ár (óra/termék), és pénzügyi részletek (sorösszesítések, részösszegek, adók és végösszeg)
- Fizetési mód – Szolgáltató banki számlaszáma
Bizonyára a digitális számlázási folyamat nagyszerű módja a működésnek.
Azonban a számlákat időben és a megfelelő embereknek, azaz a helyes e-mail címekre kell küldeni.
Fontos továbbá regisztrálni őket a számviteli rendszerben annak érdekében, hogy követhető legyen a kifizetés a kliens részéről.
Az ügyfelek "Utolsó benyomása" a vállalatról fontos, hogy jó legyen, ezért az utolsó szakaszban is tartsd fenn az egyenletes tempót. Tekintsd a projektelérhetőséget egy további szolgáltatásnak, amelyet ügyfeleidnek nyújtasz. Így biztosítod, hogy a projektekhez kapcsolódó számlák olyan jók legyenek, mint maguk a szolgáltatások. A pénzáramlás és a kliensek jövőbeli projektlistája magas szinten marad.
Az „előszámlázás előtt” fázishoz Oraroo lehetővé teszi, hogy megtekinthesse azokat a szolgáltatásokat, amelyek számlázhatók a megfelelő szerződésre (például a múltbeli számlázási időszak szolgáltatásai). Választást lehet tenni a számlában szereplő szolgáltatások közül.
Az előszámlázás folyamata előtt érdemes ellenőrizni az e-mail cím létezését, ahova az számlákat küldjük, lehetőség szerint validálni is azt.
A számlázás során választhat különböző számla sablonok/formátumok közül. Például, bizonyos ügyfelek csak az számlát kapják meg.
Más ügyfelek pedig az számlát részletekkel (például tevékenységi jelentés) kapják meg.
Továbbá a számlázási fázisban Oraroo lehetőséget biztosít a vevői számlázási adatok ellenőrzésére, valamint a szolgáltatások áttekintésére. Ebben a számla sorok előzetes megtekintésében a változtatások is engedélyezettek (amelyek akár jóváhagyási folyamatot is követhetnek).
A számlázási folyamat befejezése után az számlát e-mailben elküldhetjük a vevőnek. Az számla állapotát a számlák képernyőn is meg lehet tekinteni.
A projektműveletek és szerződések közötti funkcionális integráció lehetővé teszi a munkaidő átvételét és az számlaképzés során elért eredmények közvetlen átvételét. Ez a integráció teljes adatkötöttséget biztosít a műveleti és kereskedelmi nyomon követés között. Ez alapvető elvárás egy olyan folyamat számára, amely folyamatosan korrekt, teljes és időben történő számlákat eredményez.
Az Oraroo technikai integrációja az e-mail megoldásokkal lehetővé teszi a számlák azonnali továbbítását az ügyfeleknek, amint azokat a folyamatban jóváhagyták. Az ilyen automatizáció megszünteti a számla azonosításához és a küldéshez tartozó manuális erőfeszítéseket, és az időben történő számlaküldés alapfeltétele.
A kreatív és szakmai szolgáltató cégek távmunka modellje megoldásokat igényel a munka irányításához.
Azokban az időkben, amikor annyi cég produktivitásnövekedést keres, az információk központosítása egyetlen egységes és valós idejű képben csökkenti a túlallokáció kockázatát és lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy proaktív döntéseket hozzanak.
A távmunka ugyanebben a kontextusában a munkavállalóknak egyszerű hozzáférést kell biztosítaniuk a munkával kapcsolatos információkhoz, valamint gyors és digitális irányítási folyamatokat, hogy magas szintű elkötelezettséget biztosítsanak.
A fenti igények kezelésére az Oraroo célja a szakmai szolgáltató cégek működési és pénzügyi teljesítményének javítása, és egyetlen rendszerben összekapcsolja a projektmenedzsmentet, erőforráskezelést, szerződési árképzést és számlázást, munkaügyi adminisztrációt, üzleti intelligenciát és meglévő rendszerek integrációját.