A dolgozók számára a költségelszámolási jelentések feldolgozási folyamata nem mindig ismert vagy világos. A pénzügyi csapatok gyakran olyan nyilatkozatokat kapnak, amelyekben kitöltési hibák vannak, és az jóváhagyások és feldolgozás sok manuális erőfeszítést igényel. A legjobb megoldás mindkét folyamat résztvevő kategóriájára az automatizáció. Még a legjobb költekezési politika sem tudja teljesen elkerülni a számlákat okozó bosszúságokat. De egy alkalmazással sikeresen kezelni a folyamatot sokkal kevésbé fájdalmas lehet.
- Munkavállalók kiadásainak nyomon követése nehézségei
- Megoldás
- Kiadási jelentések egyszerűsítése az Oraroo-val
- Az Oraroo előnyei
A legtöbb vállalat számára a nehéz rész nem az alkalmazottak költségeinek megállapítása, amelyekért visszatérítést igényelhetnek. Ezek leginkább klasszikus vállalati kategóriák (utazási költségek, közlekedés, szállás, ügyfélprotokoll stb.), és az alkalmazottaknak az esetek döntő többségében saját belátásuk szerint kell azokat azonosítaniuk.
A nehéz rész - mind az alkalmazottaknak, mind pedig a vállalat egészének - hogy kontrollálják ezeket a költségeket.
Az alkalmazott számára
Az alkalmazottak számára több okból is nehéz:
- A fizetési mód a munkahelyen eltér az otthoni fizetés módjától
- A költségek kicsik és rendezetlenek lehetnek, ezért könnyen elfelejthetők
- Az alkalmazottaknak meg kell érteniük, hogyan jelentsék költségeiket és különösen, hogy milyen típusú dokumentumok szükségesek
Általánosságban elmondható, hogy a legnagyobb probléma az, hogy a folyamat nem mindig rendezett és kommunikált, és a legtöbb alkalmazott ezzel nem ismerkedett meg.
A vállalat számára
Ebben az esetben beszélünk a pénzügyi csapatról. Ők azok, akiknek minden alkalmazott költségigényt kezelniük kell.
Számukra a problémák sokkal hatásosabbak:
- A költségelszámolások gyakran hiányosak és tele vannak hibákkal
- A számlák bármikor érkezhetnek a hónap vagy negyedév során, és az alkalmazottak elvárják, hogy azonnal megtörténjen a visszatérítés
- A nyilatkozatok feldolgozása sok erőfeszítést igényel manuális adatbevitellel, ami még inkább bosszantó, ha hibák vannak benne
Az előttük álló kihívások leküzdéséhez változtatásokra van szükség. És a legjobb módja annak, hogy javítsuk az utazási költségek elszámolásának folyamatát mind az alkalmazottak, mind a pénzügyi csapatok számára, az automatizálás.
Ez az megközelítés egy jó költségkezelő eszközzel kezdődik, amely segít az alkalmazottaknak az igényeik benyújtásában. Ezek túlnyomó többsége mobilalkalmazással kezdődik, amely a dolgozónak végigvezeti a folyamatot. Értelemszerűen vannak kötelező követelmények, hogy biztosítsuk az információk hiánytalanságát.
Az alkalmazott egyszerűen lefotózhatja a blokkot. Nem kell havonta egyszer átkutatni a tárcáját, és próbálnia emlékezni, hogy mire költött minden egyes fizetését. Ez kiváló.
De a rendszerek legnagyobb előnye a pénzügyi csapatokra gyakorolt hatásuk. Először is, nincs több kézi adatbevitel. Az alkalmazott már minden adatot kitöltött.
A vezető, valamint a pénzügyért felelős személyek gyorsan ellenőrizhetik az alkalmazott kimutatását, és jóváhagyhatják a fizetést (vagy elutasíthatják). Ez a folyamat néhány másodpercet vesz igénybe.
Ugyanakkor nincs szükség a beérkező üzenetek keresésére és mellékleteik megnyitására sem.
A blokkok digitálisan csatolva vannak a költségelszámolásokhoz.
A jóváhagyott költségelszámolásokat ezután elküldik a fizetéshez és a könyvelési alkalmazásokba történő regisztrációhoz.
Riasztó az a gondolat, hogy mennyi időt fordítunk manuális folyamatokra. Valószínűleg az utazási költségek elszámolása már most is értékes időt vesz el az alkalmazottaktól és a pénzügyi csapattól, egyszerűen azért, mert az aktuális folyamat kényelmetlen.
Sajnos még a legjobb költségpolitika sem tudja megakadályozni a költségelőterjesztések kicsit korlátozó jellegét - a pénzügyi osztály számára ez nagy adminisztratív teher, míg a dolgozóknak gyakran hosszú ideig kell várniuk az elszámolásra.
Azonban a folyamat sikeres kezelése sokkal kevésbé fájdalmasá teszi a dolgokat.
Az Orarooban különleges eszközöket hoztunk létre az egész költségelőterjesztési folyamat kezelésére a dolgozók és a pénzügyi csapatok számára. A dolgozók azonnal létrehozhatnak egy költségelőterjesztést, elfogadást kaphatnak a vezetőtől, és az egész kérelmet másodpercek alatt elküldhetik a pénzügyi csapatnak.
Mihelyt felmerül egy költség, a dolgozó lefotózhatja a mobiltelefonjával és feltöltheti a saját költséggalériájába az Orarooban, hogy azokat be tudja foglalni a költségelőterjesztésbe.
Mihelyt felmerül egy költség, a dolgozó lefotózhatja a mobiltelefonjával és feltöltheti a saját költséggalériájába az Orarooban, hogy azokat be tudja foglalni a költségelőterjesztésbe.
Hazaérkezése után a szolgálati út után a dolgozó döntést hoz a megfelelő költségelőterjesztés elkészítéséről. Az Orarooban létrehozhat egy kimutatást és kiválaszthatja a résztvevő költségeket. Ezután elindítja a költségelőterjesztés jóváhagyási folyamatát.
Hazaérkezése után a szolgálati út után a dolgozó döntést hoz a megfelelő költségelőterjesztés elkészítéséről. Az Orarooban létrehozhat egy költségelőterjesztést és kiválaszthatja a résztvevő költségeket. Ezután elindítja a költségelőterjesztés jóváhagyási folyamatát.
Az összes vállalatban elvégzett költségelszámolással kapcsolatos általános szempontokon túl, vannak olyanok, amelyek a szolgáltató vállalatokban az ügyfelek felé történő (legalább részleges) költségek újraelszámolásához kapcsolódnak.
A projekt operatív és kereskedelmi szempontjainak integrált megközelítése nagyon jó nyomon követést biztosít a költségekre vonatkozóan a projekt és a szerződések szintjén.
Az Oraroo lehetővé teszi a projekt alapú költségek újraelszámolását. Nyomja meg a "Költségek újraelszámolása" gombot, kézzel válassza ki az újraelszámolandó költségeket és hozza létre a számlát.
Ezt követően következik a felülvizsgálati folyamat. A létrehozott számla megtekinthető a szerződés részleteiben.