Oraroo
Céged regisztrálása
https://blog.echipanoastra.ro/assets/50dfda07-7b36-4a89-bb1f-c4723da9368c

Hogyan tudod, hogy itt az ideje lecserélni a HR megoldást?

Nincs olyan rendszer, amely mindig tökéletes megoldás maradna. Az idő múlásával kezdenek kiderülni a megoldás hiányosságai. Ha ezek nyilvánvalóvá váltak, akkor itt az ideje komolyan fontolóra venni egy új megoldást. Az szervezet követelményeinek tisztázása, az alternatívák értékelése, egy megoldás kiválasztása és az implementációs döntés meghozatala folyamatot igényel, amely időt és részvételt követel. Az implementáció során a adatváltozások és migráció kezelése mellett az implementációs csapat is fontos szerepet játszik.

Hogyan tudod, hogy itt az ideje lecserélni a HR megoldást?
Hogyan tudod, hogy itt az ideje lecserélni a meglévő megoldást?

Valószínűleg sok vállalat rendelkezik egy bizonyos emberi erőforrás rendszerrel. Nagyon valószínű, hogy ez csak a teljes alapvető emberi erőforrás folyamatok egy részét fedi le.

Nem lefedett folyamatok

A rendszerrel nem lefedett folyamatok esetén e-mailek, táblázatok és különféle beszélgetések terjednek a pillanatnyi üzenetküldő rendszerekben. A folyamatok ellenőrzésére irányuló erőfeszítés nagy, állandó és fenntartott, ami idővel elviselhetetlen méretűvé válik.

Ilyen esetekben a bevezetés döntése gyakorlatilag már meg van hozva ön helyett.

Lefedett folyamatok

Amikor azonban szoftvert cserél, akkor a helyzet más. Mert már van egy meglévő rendszer, amely valószínűleg működik. Ezért meg kell találnia, mi nem működik és milyen lehetőségek vannak most, amelyekről nem él ezennel.

Az idő múlásával, különösen növekvő vállalatok esetén, a szükségletek változnak. Egyetlen rendszer sem marad mindig a tökéletes megoldás. És idővel a megoldás hiányosságai kezdenek nyilvánvalóvá válni.

Talán az egyik legevidensebb jel a potenciális hiányosságokra, amikor a dolgozók nem használják a rendszert. Néha a rendszer túl bonyolult vagy nehézkes, ezért a használati erőfeszítés túl nagy, és már nem ad hozzá semmilyen értéket.

Más jelek lehetnek a jogszabályi frissítések hiánya ott, ahol szükséges. Például, az GDPR Rendelet sok vitát eredményezett az adatok tárolása tekintetében. Az EU-n kívül üzemeltetett alkalmazások speciális megállapodásokat igényelnek, és a dolgozók aggályai lehetnek az adatvédelemmel kapcsolatban. Az adatok tárolása az EU-n belül könnyen megoldaná a nehézséget. A megoldás hiánya pedig a hiányosságot idézi elő.

Amikor a meglévő megoldás hiányosságai nyilvánvalóvá váltak, akkor itt az ideje komolyan fontolóra venni egy új megoldást.

Most már tudod, hogy mi az idő a változásra, hogyan választod ki a rendszert?

Elvárások

Az első lépés az egyik rendszert a másikkal történő helyettesítéshez kapcsolódó költség-haszon elemzés kifejtése a szervezetére vonatkozóan.

Ehhez széles körű követelménygyűjteményre van szükség. A rendszerértékelés követelményeinek elemzése a bevezetésen túl is ki kell terjedjen. Fontolóra kell venni, hogy milyen követelmények lennének a bevezetés utáni időszakban is.

Fontos továbbá a követelmények prioritásának meghatározása, a "kötelező" és a "szép lenne, ha lenne" típusú követelmények elkülönítése. Ehhez használható prioritás-szerkezeti keret az úgynevezett MoSCoW.

Csak ebben a pillanatban kezdheti meg a prioritizált követelményekre vonatkozóan elérhető megoldások elemzését és értékelését a szervezetére jellemző konkrét helyzetben.

Időt kell szánni a Követelményekre és az Értékelésre

A szervezetének követelményeinek tisztázása, az alternatívák értékelése, a választás és a bevezetési döntés meghozatala olyan folyamat, amely bevonást igényel. Elsősorban az érintett szervezeti aspektusok és a munkamódszerrel (jelenlegivel és bevezetés utánival) összefüggő kérdések kezdeményezése. Ezért a szükséges időt és a szervezet kulcsfontosságú személyeinek, az implementáció/változással érintett érdekelt felek munkaidejének mennyiségét is biztosítani kell.

"Személyre szabás" az Értékelésben

A rendszerek értékelésénél gyakran megjelenik a testre szabás kérdése - az adathalmaz vagy a rendszer alapértelmezett működésének módosítása az adott funkcionalitáson belül.

Felléphet egy csapda! A testreszabhatóság növeli a bevezetés bonyolultságát, és olyan emberekre van szükség a szervezetéből, akik előrehaladott képzéssel rendelkeznek annak a rendszernek a kezdeti konfigurációinak eléréséhez, fenntartásához és fejlesztéséhez az idő múlásával.

Vannak olyan szervezetek, amelyek megengedhetik maguknak az ilyen szakértői erőforrások költségét, és rendelkeznek egy érett működési modelllel és kultúrával, amely részeként a folyamatok kezeléséhez és fejlesztéséhez hozzászoktak mindennapi tevékenységként. Ebben az esetben a testreszabás bonyolultságát kezelik, és valóban előnyt jelent a rugalmasság szempontjából. És akkor van értelme annak, hogy a rendszer alkalmazkodjon a szervezet munkamódjához.

A kisebb szervezeteknek, az útkeresés elején járóknak és azoknak, akik gyorsan növekednek, nem javasolnánk a testreszabás túlzott figyelmét. Még nem érték el az optimális működési modellt, inkább hirtelen és néha radikális változások alá esnek, nem szoktak folyamatokat mérni és egymás után jobbítani, kevés erőforrás áll rendelkezésre. Ebben a kontextusban inkább az előre beállított funkciókban rejlő hatékonyság előnye valósul meg. Itt több értelme van a szervezetnek annak lenne, hogy alkalmazkodjon a rendszer működési módjához.

Ezen utóbbi kontextusban előnyös, ha a kiválasztott rendszert szolgáltató partnerként működik a jövőbeni fejlesztésekhez. Az érett működési modellből eredő lehetséges új követelmények kristályosodása során a szervezete kérheti azok beépítését jó gyakorlati folyamatokba, amelyek aztán rendelkezésre állnak a platformon keresztül. Egy ilyen partnerség mindkét fél számára előnyös, és szervezete garantáltan fejlődik a rendszerrel az új követelményekkel együtt.

Megvalósítás

Implementációs csapat

Nem mindegy, hogy kiválasztjuk a megoldást, vagy pedig ténylegesen bevezetjük azt. A szállító implementációs csapatának segítsége kulcsfontosságú a sikeres és gyors bevezetés szempontjából. Egy kis vállalat esetén az implementációs idő 2-3 hét lehet. Egy közepes vagy nagy vállalat esetén akár 6-8 hét is szükséges lehet a bevezetéshez.

Adatmigráció

A megvalósítási projekt egyik lényeges pontja az adatmigráció. És sok időt vesz igénybe az implementáció ezen területén.

A leggyakoribb problémák az alapadatok minőségével vannak kapcsolatosak - az adatok nem teljesek vagy helytelenek. Ezek számtalan ismételt frissítést igényelnek a forrásrendszerekben vagy az eddig használt táblázatokban.

Egy másik probléma az új célrendszerben történő adatmigráció helyes validálása. Amikor az adatkészlet olyan nagy, hogy az objektív túlmutat a manuális ellenőrzés lehetőségein, szükségessé válik egy rendszeres megközelítés elérése az ellenőrzésekhez, amelybe akár automizálást is be lehet vonni. Például a teljesség szempontjából - minden bemeneti adat feltöltésre került. Egy másik példa a minőségre - összesítések készítése különböző adatkészletekről és összehasonlítások végzése az eredmények között a forrásrendszerek és a célrendszer között, valamint / vagy mintavételezéses ellenőrzés.

Egy kompetens és tapasztalt implementációs csapat kialakítja az adatmigrációt és annak ellenőrzését, és testreszabja azt a szervezetére vonatkozóan (adatok kinyerése a szervezet rendszereiből, az adatmezők jelentéscseréje a szervezet rendszereiben és az új szoftverben stb).

Változás kezelése

Függetlenül a vállalat méretétől, az információs rendszer bevezetése valójában egy digitális átalakulás, mely folyamatváltozást jelent, egy informatikai alkalmazás infrastruktúrája által támogatva. Mivel ez egy változás, kezelni kell azt. Egy változásért felelős személyt fel kell jelölni és felhatalmazni, valamint az adott változás tulajdonosaként kell eljárnia. Az előnyök kommunikálása, az optimális folyamatok tervezése és bevezetése, valamint a ellenállás legyőzése a kulcsfontosságú elemek ennek a szerepnek a kezelése során.

És ahhoz, hogy visszatérjünk az elejére, a változásért felelős személynek szorosan be kell tartania és szigorúan követnie kell a kezdetben meghatározott követelmények prioritási hierarchiáját, hogy képes legyen irányítani vagy dönteni, amikor szükséges, a bevezetés során.

A rendszer bevezetése nem egy IT vagy HR projekt. Az egész szervezet javára történik.