Ahogy vállalkozása növekszik, elkerülhetetlen, hogy alkalmazottainak szüksége legyen üzleti ügyben való utazásra. Legyen szó ügyfél találkozóról, konferenciáról vagy képzésről, az üzleti utazás jelentős költség a vállalat számára. Szerencsére vannak módok az alkalmazottak költségeinek ellenőrzésére és az üzleti utazás hatékonyabbá tételére.
Íme néhány tipp:
1. Határozzon meg utazási és költségszabályzatot
Az alkalmazottak költségeinek ellenőrzésének egyik legjobb módja, ha létrehoz egy utazási és költségszabályzatot. A szabályzatnak tartalmaznia kell irányelveket a repülőjegyekre, szállásra, étkezésre és egyéb költségekre vonatkozóan.
Az Orraroo lehetővé teszi, hogy ilyen szabályzatokat érvényesítsen, rugalmas munkafolyamatokat biztosítva az utazások és költségek szervezéséhez és jóváhagyásához.
2. Vegye igénybe az egyéni utazási ügynök szolgáltatásait
Ha alkalmazottainak gyakran kell utazniuk, érdemes lehet valakit kijelölni az utazások belső szervezésére, vagy a céges utazási iroda szolgáltatásait igénybe venni. Ez lehetővé teszi, hogy kedvezményeket kössön ki szállodákkal, légitársaságokkal és autókölcsönzőkkel. Az egyéni személy vagy ügynök, aki felel a cég utazásainak szervezéséért, megtalálhatja a megtakarítási lehetőségeket is, mint például az autós csoportos utazás, a jobban elhelyezkedő repülőtérre érkezés vagy egy további éjszaka eltöltése egy olcsóbb repülőjegy érdekében.
Az Orraroo lehetőséget nyújt arra, hogy a belső jóváhagyási folyamatban egy kijelölt személy vagy ügynök részt vegyen az utazások szervezésében, és gyors és megbízható válaszokat adjon mindenkinek, aki a folyamatban érintett. Az ilyen módon a vezetők biztosíthatják, hogy az utazás csak akkor történjen meg, amikor szükséges, a jóváhagyott költségvetésnek megfelelően, a vállalat szabályzatainak megfelelően.
3. Használja a technológiát
Sok remek utazási alkalmazás és weboldal létezik, amelyek segíthetnek pénzt és időt spórolni. Mindazonáltal a vezetők szeretnék biztosítani, hogy az belső utazási szabályok betartásra kerülnek, és a költségvetés ne lépi túl a határokat. Emellett az irodába visszatérve az alkalmazottak nem szeretnének időt tölteni az út során már jóváhagyott tételek részletes indoklására vonatkozó költségjelentések előkészítésével.
Az Orraroo lehetővé teszi az adatok zökkenőmentes átvitelét a jóváhagyott Utazási Kérelemről a következő Költési Jelentésre. Az összes további költség aztán rögzíthető azok megtörténte után, lehetővé téve az alkalmazottaknak, hogy gyorsan fényképet készítsenek a költségekről mobiltelefonjuk kamerájával és szükség esetén biztosítsák a szükséges igazolásokat. Időközben a blokkokról vagy számlákról releváns adatok automatikusan előre töltődhetnek be a költségjelentéseken az automatikus képszöveg-felismerő (OCR) folyamat segítségével.
Üzleti utazás
Sok elemnek kell összehangoltan működnie ahhoz, hogy a Üzleti Utazásokat gyorsan szervezzük meg és közben ellenőrzés alatt tartsuk a költségeket. Ennek a puzzle legfontosabb eleme egy világos és tömör jóváhagyási folyamat rendszerének megléte.
Egy jól meghatározott jóváhagyási folyamat hiányában nehéz követni, hogy ki kell aláírni mit és mikor. Ez drága késedelmet és zavarokat eredményezhet az utazási tervekben.
Az Oraroo-ban az üzleti utazás jóváhagyási folyamata a következő lépéseket tartalmazza:
1. Az alkalmazott benyújt egy utazási kérelmet, beleértve az összes releváns részletet, például az utazás dátumait, úticélját és célját.
2. A vezető elemzi a kérelem lehetőségét és jóváhagyja vagy visszautasítja azt. Ebben a lépésben egy költségkeretet is meghatároz a vállalati politikának és költségkereteknek megfelelően.
3. Ha a kérelem jóváhagyásra kerül, az utazás szervezője megszervezi az utazást és egy vagy több lehetőséget javasol az eredeti alkalmazottnak, figyelembe véve a költségkorlátokat.
4. Az alkalmazott elfogadja vagy kiválasztja a megfelelő lehetőséget, miközben költség jóváhagyásra kerülhet sor a vezető részéről, ha az összeg meghaladja a meghatározott korlátot.
5. Az utazás szervezője lefoglalja a közlekedést és a szállást a kiválasztott lehetőséghez.
6. Az utazás során az alkalmazott nyugtákat és számlákat gyűjt, amelyeket fényképezőgépével lefotóz és azokat az Orarooban tárolja.
Nagyvállalkozások esetén az ilyen folyamat testreszabható az organizáció igényeinek megfelelően. Például a vezető megkérdezheti a projektvezető véleményét vagy jóváhagyást kérhet a felső vezetőktől vagy igazgatótanács tagjaitól. Emellett az Oraroo automatikusan kezdeményezhet egy költségelszámolást a folyamat végén, hogy az utazásszervező által kezelt számlák vagy nyugták számára is hozzáadhatóak legyenek a számviteli célok érdekében.
Az Oraroo-ban utazási kérelmet kezdeményező alkalmazottnak van lehetősége saját utazásának szervezésére (repülőjegy, szállás, közlekedés stb. foglalása) vagy a Utazási Adminisztrátorok által szervezett program igénybevételére.
- Az alkalmazott saját maga szervezi az üzleti utazást : a kérelme csak a vezető jóváhagyásával kerül elfogadásra, a Utazási Adminisztrátorok nem vesznek részt a szervezési folyamatban.
- Az alkalmazott nem saját maga szervezi az üzleti utazást : a kérelme a vezető jóváhagyásával fog elfogadásra kerülni, majd az Utazási Adminisztrátorokat értesítjük, hogy szervezzék meg az utazást és tegyenek javaslatot az alkalmazottnak egy vagy több lehetőségre, figyelembe véve a költségkorlátokat.
Az alkalmazottnak, ha nem ő szervezi saját utazását, lehetséges a kérelem kezdeményezése a Naptáram képernyőről. Az alkalmazott megnyomja a "+" gombot vagy kiválasztja a kezdő és a befejező dátumot a naptárból, majd kiválasztja a kérelmezni kívánt típusát "Üzleti út kérelem". Szükséges lesz továbbá a következők kitöltése:
- A küldetés rövid leírása;
- Az utazás célja: az Utazási Adminisztrátorok által előre meghatározott célok közül a dolgozó választhat az lenyíló listából (pl. Ügyfél látogatása, Konferencia, Képzés stb.);
- Cím, ahova utazik;
- Az utazás időtartama: Indulás és érkezés dátuma;
- Utasítási szám (opcionális): az alkalmazott kattintva a nagyító gombra az adott mező mellett generálhatja azt
A fenti információk kitöltése után az alkalmazott jóváhagyási kérelmét továbbítja a közvetlen vezetőnek, aki megvizsgálja a kérelem megfelelőségét, és jóvá vagy elutasítja azt.
A vállalat számára fontos üzleti utazás jóváhagyási folyamat rendelkezése, mivel segít a következőkben:
- követni és ellenőrizni a költségvetéseket és azt, hogyan használják fel őket;
- megtudni, hogy az alkalmazottak milyen rendelkezésre állást jelentenek a különböző vállalati projektekhez vagy tevékenységekhez a közeljövőben.
Az alkalmazottak távolról is kérhetnek jóváhagyást üzleti utazásra, bárhonnan, csak az Oraroo platform használatával.
Például, Justin Bukarestben dolgozik, ő egy tréner, aki támogatást kell nyújtson egy ügyfél helyszínén, egy másik városban való tréninghez. Kezdeményezi az utazási kérelmet az Oraroo-ban, a Naptáram részről, kitölti az utazás részleteit, majd a vezetője kap egy feladatot, hogy jóváhagyja vagy elutasítsa a kérelmet. Ha a vezető beleegyezik, egy Utazási Adminisztrátor kap egy feladatot az útnak és az útitervnek a megszervezéséhez, egy adott költségkereten alapulva. Amikor az útiterv kész, bemutatják az alkalmazottnak. Ha az alkalmazott egyetért, az Utazási Adminisztrátor befejezi a szükséges előkészületeket. Ellenkező esetben elutasíthatja az útitervet, és másikat kérhet az útjához.
Az alkalmazottak bármikor ellenőrizhetik az utazási kérelmeik állapotát a Naptáram részben.
Kiadás jelentések
Amint a vállalkozása növekszik, úgy a dolgozók költségei is növekednek. A dolgozók költségeinek kezelése időigényes és frusztráló lehet, de ez elengedhetetlen része annak, hogy vállalkozása zökkenőmentesen működjön.
Íme néhány tipp a dolgozók költségeinek kezeléséhez:
1. Határozza meg, milyen költségek jogosultak visszatérítésre.
Győződjön meg arról, hogy a dolgozók tudják, milyen költségek jogosultak visszatérítésre. Ez segíti őket a költésük nyomon követésében és megakadályozza a jogosulatlan költségek benyújtását. Ráadásul legyen világos irányelve arról, melyik számlákra van szükség a visszatérítéshez.
2. Használja az Oraroo kiadásbejelentő szoftvert.
Az integrált Oraroo kiadásbejelentő szoftver sok időt és fejfájást takaríthat meg. Segít a költségek nyomon követésében, költési jelentések létrehozásában és az automatikus visszatérítésben.
3. Rendszeresen ellenőrizze a költségeket.
Ne várjon az év végéig a dolgozók költségeinek ellenőrzésével. Rendszeresen ellenőrizze a költségeket, hogy észrevegye az esetleges szabálytalanságokat. Ez segít a csalások megelőzésében és a hibák korai felismerésében.
4. Határozza meg a költségkeretet.
A dolgozók költésének irányításának egyik módja a költségkeret bevezetése. Ez segíthet megakadályozni, hogy a dolgozók túlköltsék a vállalkozási költségeket. 5. Nyújtson segítséget a dolgozóknak. Ha olyan dolgozói vannak, akiknek új a költségek kezelése, nyújtson nekik segítséget. Tanítsa meg nekik, hogyan kövessék nyomon a költésüket és nyújtsanak be költségeket visszatérítésre. Ezeket a tippeket követve optimalizálhatja a dolgozók költségeinek kezelését. Ez időt és pénzt takarít meg Önnek, segítve a vállalkozás zökkenőmentes működését.
5. Nyújtson segítséget a dolgozóknak.
Ha olyan dolgozói vannak, akik újak a költségek kezelésében, adjon nekik segítséget. Tanítsa meg nekik, hogyan kövessék nyomon költségeiket és hogyan nyújtsák be költségeiket visszatérítésre. Ezeket a tippeket követve egyszerűsítheti a dolgozók költségeinek kezelését. Ez időt és pénzt takarít meg Önnek, segítve a vállalkozás zökkenőmentes működését.
Az alkalmazottak mostantól e-mailben is elküldhetik a költségdokumentumokat saját Oraroo fiókjukba. A levélben megadott e-mail cím a vállalat minden egyes egyéni beállítása alapján van konfigurálva.
Az Oraroo rendszerben definiált e-mail címmel rendelkező alkalmazott a saját e-mail címével mellékelt fájlokkal elküldhet e-mailt a vállalat beállított e-mail címére. A közvetített fájlok számától függően a költségeket hozzáadják a Saját Költségeim - Be nem jelentett költségek szakaszhoz.
- Az e-mailhez csatolt fájloknak minden egyeséért egy költséget hoznak létre;
- Az alábbi fájltípusokat lehet elküldeni ezzel az e-mail címmel: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .docx, .tsx.
- Ha a pdf fájlok több oldalúak, minden oldalért létrehoznak egy költséget;
Az alkalmazottak hozzáférhetnek ezekhez a költségekhez, és szerkeszthetik, hozzáadhatnak információkat vagy egyéb mellékleteket a kifizetéseik leírásához. A későbbiekben ezeket a költségeket hozzá lehet adni a költségjegyzékekhez.
Amikor a költségek a cég céljaira merülnek fel, vagy előnyként tekintendők, az alkalmazottak/szolgáltatási partnerek költségelszámolási jelentéseket készítenek.
A költségelszámolások elindítása előtt a költségeknek feltöltöttnek és részletesnek kell lenniük. Az Oraroo segítségével az alkalmazottak/szolgáltatási partnerek kezelhetik a költségeiket, amelyeket később a költségelszámolásokban felhasználhatnak, amelyeket jóváhagyásra küldenek a vezetőknek és a költségadminisztrátoroknak.
Mindegyik alkalmazott/szolgáltatási partner saját költségkezelési részének neve My Expenses, amely 2 részre oszlik:
- Feltöltött költségek : költségek, amelyeket feltöltöttek, de még nem kerültek be a költségelszámolásba;
- Költségelszámolásaim : jóváhagyásra benyújtott költségállítások, jóváhagyott vagy még vázlattartásban lévőek.
Az alkalmazott/szolgáltatási partner a My Expenses részhez fér hozzá, és a költségekkel kapcsolatos dokumentumokat az alábbi módszerekkel tudja feltölteni:
A költségeket feltöltheti a számítógépemről, vagy azonnal, amint felmerülnek, egyszerűen fotóval készítve őket a mobiltelefonommal. És amikor visszamegyek az irodába, áttekintem az Oraroo hátterében végzett OCR szövegkinyerés eredményeit az adott blokkszámlával kapcsolatban.
- A költségek feltölthetők a számítógépről: kattintson a "+" gombra az új költség hozzáadásához (ha a számítógépről több csatolmányt választunk ki, akkor azok ugyanahhoz a költséghez tartoznak - például ha egy számlát választunk ki, és egy ahhoz kapcsolódó blokkot, akkor a két dokumentum ugyanahhoz a költséghez tartozik, hiszen ugyanazért a fizetésért kerülnek fel);
- Ha az Oraroo-t mobiltelefonról használják, a felhasználók rögtön a helyszínen fényképet készíthetnek a blokkokról. Ez esetben is ugyanaz a szabály érvényes, hogy ha több csatolmányt választanak ki a számítógépről, azok ugyanahoz a költséghez tartoznak;
- Ha az alkalmazottak/szolgáltatási partnerek rendelkeznek e-mail címmel az Oraroo rendszerben, akkor küldhetnek egy e-mailt a meghatározott belső e-mail címre csatolmányokkal, és minden e-mailben található mellékletre elkészül egy költség az Én Költéseimben.
Ezek után minden egyes költséget részletesen fel kell tüntetni, mielőtt bekerülne bármelyik költségelszámolásba.
Minden cég saját katalógust állíthat be a költségkategóriák és típusok tekintetében az Oraroo rendszerben. A katalógust alkalmazhatják a dolgozók által felmerült költségek osztályozására. Ennek révén a cég elemezheti, hogy melyek a leggyakoribb típusú rögzített költségek, vagy egyszerűen használhatja az információt más jelentésekhez vagy belső szoftverekhez való importáláshoz.
- Költségkategóriák - a költségek osztályozása a céljuk alapján. Példa: Utazás, Irodai költségek, Egyéb juttatások, Ügyfél által támogatott költségek stb.
- Költség típusok - minden költség típusa egy költségkategóriához tartozik (pl.: költség típusa : Szállítás - költségkategória : Utazás, költség típusa : Szakmai képzések - költségkategória : Egyéb juttatások stb.)
A dolgozók az OkosKiadások részre tölthetik fel a dokumentumokat, és minden egyes költséget leírnak előre meghatározott mezők segítségével az Oraroo rendszerben. A költségek szerkesztési felülete 4 részből áll:
- Alapvető információk : Költség azonosító, Leírás, Költség dátuma, Költség kategóriája és típusa, Összeg, Pénznem és ÁFA érték;
- Egyéb további költség információk : Dolgozó része, Cég része, Árfolyam, Fizetési határidő, Szállító, Kapcsolódó üzleti út;
- Egyéb információk az ügyfelekről, projektekről és szerződésekről : A költség kapcsolódhat egy adott ügyfélhez, projekthez vagy szerződéshez, amely már szerepel az Oraroo rendszerben. Ugyanakkor eldönthető, hogy a költséget Visszatöltik az ügyfélnek vagy az Ügyfél állja (választható lépés, a helyzettől függően);
- Mellékletek : Dokumentumok feltöltése a költség igazolására, és azok típusa. Több mellékletet is hozzá lehet adni, amelyek ugyanarra a fizetésre vonatkoznak (példa: Számla euróban, fizetve a dolgozó hitelkártyájával, és Bankkivonat, amely bizonyítja az alkalmazott árfolyamot).
Miután kitöltötték ezeket az információkat, a költség bekerülhet egy költségelszámolási jelentésbe, együtt más költségekkel, és jóváhagyásra kerülhet.
Az elszámolás részeként szükséges megadni azoknak a dokumentumtípusoknak a felsorolását, amelyekkel a fizetést bizonyítani lehet. Az Oraroo-ban létrehozható egy pénzügyi vagy nem pénzügyi dokumentumtípusok katalógusa. Ezt követően a dolgozók kiválaszthatják a dokumentum típusát az elszámoláshoz kapcsolódó minden dokumentum esetében.
Az adószámla, blokk, adóblokk pénzügyi dokumentumoknak számítanak, míg a bankszámlakivonat és a díjbefizetés nem pénzügyi dokumentumoknak. Ezek csak néhány példa a dokumentumtípusokra, a cég saját listát állíthat be a belső eljárásokhoz igazodva.
Egy Oraroo-ban hozzáadott költség több mellékletet is tartalmazhat. Példa: EUR devizával fizettem bankkártyával, de a pénzt ronban szeretném visszakapni. Csatolhatom a számlát és a bankszámlakivonatot (2 melléklet) annak bizonyítására, hogy mennyi pénzt költöttem és milyen árfolyamot használtak.
Minden feltöltött melléklet esetén a dokumentum típusa az alábbiak szerint lesz beállítva:
- Az Elszámolás szerkesztése képernyőn - Mellékletek szakasz: minden melléklet esetén kiválasztható egy dokumentumtípus a legördülő listából - a félkövér dokumentumtípusnevek pénzügyi dokumentumok, az elválasztott dokumentumtípusnevek nem pénzügyi dokumentumok;
- Bal oldalt, a mellékletet képviselő kép fölött található egy dokumentumtípusok legördülő listája, amelyből lehet választani egy dokumentumtípust - a félkövér dokumentumtípusnevek pénzügyi dokumentumok, az elválasztott dokumentumtípusnevek nem pénzügyi dokumentumok;
Vannak különleges eszközök, amelyek lehetővé teszik a teljes költségvetési jelentés jóváhagyási folyamatának kezelését a munkavállalók és a pénzügyi csapatok számára. Az Oraroo-ban a munkavállalók létrehoznak egy költségvetési jelentést, jóváhagyást kapnak a menedzsertől, majd néhány másodperc alatt elküldik a teljes kérelmet a pénzügyi csapatnak.
Miután egy vagy több költségvetési tétel megtörtént, a munkavállaló feltölti az ezekhez az elköltésekhez kapcsolódó dokumentumokat, és kitölti a szükséges információkat. A következő lépések az elköltések kiválasztása, amelyek az költségvetési jelentésben szerepelnek, a költségvetési jelentés létrehozása és az jóváhagyási folyamat kezdeményezése.
A költségvetési jelentés először eljut a munkavállaló közvetlen vezetőjéhez. Ő értesítést kap és az felismeri a költségvetési jelentés jóváhagyási kérelmét a feladatlistában. Ugyanakkor megtekintheti a költségvetési jelentést és az összes kapcsolódó költséget, és dönt a jóváhagyásról.
A pénzügyi csapatot értesítik, amikor a vezető jóváhagyása megtörtént. A csapat most ellenőrizheti a csatolt dokumentumokat, és eldönthetik, hogy az adott költségvetési jelentés számvitelben rögzíthető-e és tovább fizethető-e. Ha a költségvetési jelentés elutasításra kerül, az indító értesítést kap a korrekcióról, és miután kijavította, elküldi a helyes költségvetési jelentés verzióját.