Rugalmas munkaidőbeosztás egyre népszerűbbé válik, ahogy a cégek igyekeznek jobb munka-magánélet egyensúlyt biztosítani alkalmazottaiknak. Rugalmas munkaidőbeosztás egy megállapodás munkáltató és munkavállaló között, amely lehetővé teszi a munkavállalónak, hogy változtassa a kezdési és befejezési időpontját, valamint szükség esetén szüneteket tartsanak a nap folyamán.
Sok előnye van a rugalmas munkaidőbeosztásnak mind a munkavállalók, mind a munkáltatók számára. A rugalmas munkaidőben dolgozók gyakran jobban össze tudják egyeztetni a munkájukat és a magánéletüket. Ez növelheti a produktivitást és elégedettséget a munkahelyen, valamint csökkentheti a stresszszintet. A rugalmas munkaidőt kínáló munkáltatók gyakran azt tapasztalják, hogy az alkalmazottak elkötelezettebbek és elkötelezettebbek a munkájuk iránt.
Ha fontolóra veszed a rugalmas munkaidőbeosztás bevezetését a vállalatodban, néhány dolgot érdemes figyelembe venned. Először is fontos, hogy világosan kommunikáld az elvárásokat és szabályokat az összes alkalmazottnak. Másodszor, alkalmazkodóképességedre is szükség lesz ahhoz, hogy alkalmazottak igényeit kielégítse. Végül, fontos, hogy rendszeresen értékeld a megállapodást annak érdekében, hogy megfeleljen mind az alkalmazottak, mind a cég igényeinek.
Az Oraroo gondoskodhat a csapat rugalmas munkaidőbeosztásának szervezéséről oly módon, hogy az jutalmazó legyen az alkalmazott számára, és mindenki a vállalaton belül megértse és elfogadja.
Munkabeosztás
Nincs egy méret mindenkinek válasz azzal kapcsolatban, hogy milyen típusú munkaidőbeosztás a legjobb. A legjobb munkaidőbeosztás számodra az egyéni igényeid és preferenciáid függvénye, és az Oraroo támogatja azokat.
Itt van négy gyakori munkaidőbeosztás típus, amelyeket érdemes megfontolni, valamint azok előnyei és hátrányai.
1. Teljes munkaidő. A teljes munkaidős beosztás általában heti 40 órás munkát jelent. A teljes munkaidő előnyei közé tartozik a rendszeres fizetés, a munkavállalói juttatásokhoz való hozzáférés és a karrier előrelépési lehetősége. A hátránya az, hogy a teljes munkaidős foglalkoztatás sok igénybevételt jelenthet és kevés időt hagy mással foglalkozni.
2. Részmunkaidő. A részmunkaidős beosztás kevesebb órát jelent, mint a teljes munkaidős beosztás. A részmunkaidő előnyei közé tartozik az időbeosztás rugalmassága, a lehetőség arra, hogy más kötelezettségek mellett is dolgozhass és a csökkentett stressz szint. A hátránya az, hogy a részmunkaidő általában kevesebbet fizet, mint a teljes munkaidő, és nehezebb lehet megtalálni.
3. Rugalmas. Egy rugalmas munkaidőbeosztás lehetővé teszi, hogy változtasd a kezdési és befejezési időt minden nap a héten. A rugalmas munkaidő előnyei közé tartozik a lehetőség arra, hogy más kötelezettségek mellett dolgozhass és kihasználhatod az inaktív időt. A hátránya az, hogy a rugalmas munkaidőbeosztás kevésbé stabil lehet, mint egy rendszeres munkaidőbeosztás, és lehet, hogy nem nyújt ugyanolyan lehetőségeket a karrier előrelépésére.
4. Az egyedi iparágak másféle munkaidőbeosztást igényelhetnek, például 12 órás munka 24 vagy 48 órás pihenővel, rugalmas műszakokkal stb.
A legtöbb vállalatnak van egy szabványos munkaidő-beosztása. Ugyanakkor egyre gyakrabban vállalatok szeretnék lehetővé tenni alkalmazottaiknak a munkaidő meghatározásában való nagyobb rugalmasságot, mind a kezdő-/befejező időpont, mind a meghatározott napokban ledolgozott órák szempontjából.
Ez komoly fejfájást okozhat az emberi erőforrás csapatoknak vagy a vezetőknek, azonban ilyen helyzeteket egyszerűen kezelhetővé tesz az Oraroo.
Az általunk kínált normális teljes munkaidő mellett, az Oraroo alkalmazottai számára rendelkezésre állnak további lehetőségek:
- részmunkaidős program,
- rugalmas kezdés/befejezés,
- egyenetlen beosztás.
Így már nem kell sok erőfeszítést tenned az ilyen helyzetek kezeléséhez.
Hiányzások
Amikor alkalmazottak szabadságáról van szó, néhány dologra érdemes figyelni annak érdekében, hogy gördülékeny munkavégzés biztosítva legyen.
Először is, az emberi erőforrásoknak képesnek kell lenniük meghatározni különböző típusú távolmaradásokat különböző célokból: a jól megérdemelt nyaralástól kezdve, az egészségügyi problémák vagy újszülött gondozás kezelésén át, egészen a különleges események miatt igényelt szabadidőig az alkalmazott életében, valamint a törvény által előírt kötelező nyilvános kötelezettség teljesítéséhez.
Másodszor, fontos, hogy tisztán meg legyen határozva a rendelkezésre álló szabadságról szóló szabályzat. Ez segít elkerülni a dolgozók és vezetők közötti zavarodottságot vagy frusztrációt. Az Oraroo-ban az alkalmazottak megtekinthetik a megmaradt szabadságnapokat, jelenlegi vagy korábbi évekből függően a munkajogról.
Végül, fontos egy rugalmas és egyszerű munkafolyamatot kialakítani. Az Oraroo bevezetett egy távollét folyamatot, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy gyorsan értesítsék a menedzserüket és a csapatukat a nem elérhetőségükről, miközben a későbbiekben szükség esetén bizonyítványokat is nyújtanak.
Az Oraroo használatával lehetővé válik a sima és stresszmentes szabadságkezelés minden érintett számára.
Az Oraroo az az első lépés, amikor a munkavállalók tervezik a szabadságukat. A saját naptárukban kiválasztják a hiányzás időszakát, és a kérelem azonnal a jóváhagyási folyamatba kerül.
Ha nem szabadságra kell hiányozniuk, a HR által meghatározott szabályoknak megfelelően választaniuk kell a hiányzás típusát. Ha ezek a szabályok további támogató dokumentumok csatolását is megkövetelik, ezt azonnal vagy később is elvégezhetik, amikor ezek rendelkezésre állnak. Emellett a munkavállalók megadhatják a helyettesüket a hiányzás idejére, aki erről azonnal értesítve lesz.
A kérelem kezdeményezése után az hiányzás látható lesz a csapat naptár képernyőjén, így az összes kolléga azonnal tudni fogja, hogy az adott napon a csapat nem teljes, és gyorsan szervezhetik magukat.
Mint minden Oraroo munkafolyamat esetén, a közvetlen vezető a feladatlistájában kapja meg a kérelmet, ahol jóváhagyhatja, kérhet jóváhagyást egy másik kollégától, vagy tisztázást kérhet a kezdeményezőtől.
Az Oraroo segítségével kezelheti a törvény által előírt szabadságát és speciális hiányzásokra vonatkozó irányelveit.
Az alapján a törvényben meghatározott törvényes ünnepnapok vagy a minimális fizetett szabadsági jog mellett különböző okokból további szabadságnapokat is kínálhat csapatának.
Akár gyorsan létrehozhatja saját szabadság típusait, amelyek csak korlátozott ideig aktiválhatók, évente meghatározott napok vagy akár órák számára.
Az Oraroo évente automatikusan frissíti a dolgozók rendelkezésre álló szabadságidejét, figyelembe véve az Ön lojalitásbeli politikájukat is, amely növeli a rendelkezésre álló szabadságot.
Csapatod bármikor szeretné tudni, hogy mennyi még rendelkezésre álló szabadságnapja van.
Az Oraroo-val a dolgozóknak nem kell ezt maguk számolniuk, és nem veszik igénybe az HR kollégáik idejét sem.
Az Oraroo-val ez olyan egyszerű: Minden alkalmazott ellenőrizheti a platformon található szakaszt, ahol minden rendelkezésre álló és felhasznált szabadságnapot már kiszámoltak, minden hiányzás kategóriájára vonatkozóan.
Ugyanakkor a vezetők és az HR csapat megtekintheti a csapat teljes, naprakész szabadságnapot. Ezáltal jobban tervezhetik projekteiket annak érdekében, hogy biztosítsák azok sikeres végrehajtását, miközben megőrzik a dolgozók munka és magánélet közötti egyensúlyát.
Túlóra
A költségvetés biztosítása érdekében gyakran szükséges rossz a túlóra a munkahelyen. Ez plusz jövedelemforrássá válhat a dolgozóknak, de fáradtságot és kiégést is okozhat.
Amikor a túlóra kezeléséről van szó, az a kulcs, hogy megtaláljuk a megfelelő egyensúlyt. Nem szabad elvárni, hogy a dolgozók túlzott óraszámot dolgozzanak, ugyanakkor a túlórát sem szabad arra használni, hogy elkerüljük a további személyzet felvételét.
Vannak néhány olyan dolog, amit a munkáltatók megtehetnek annak érdekében, hogy a túlórát olyan módon kezeljék, amely mind a dolgozóknak, mind a vállalkozásnak igazságos:
1. Győződjenek meg arról, hogy a dolgozók tisztában vannak a túlóra szabályaival, mielőtt elkezdenek dolgozni.
2. Határozzanak meg egyértelmű irányelveket arra vonatkozóan, hogy mikor és hogyan dolgozható a túlóra.
3. Kerüljék a az utolsó pillanatban érkező túlóra kéréseket. Ha lehetséges, tervezzék meg előre és adjanak a dolgozóknak minél több előzetes értesítést.
4. Kínáljanak alternatívákat a túlórára, például rugalmas munkaidőt vagy otthoni munkavégzést.
5. Ösztönözzék a dolgozókat, hogy tartanak szünetet hosszabb túlórázások közben.
6. Korlátozzák a dolgozók által egy adott időszak alatt elvégzett túlóra mennyiségét.
7. Nyújtsanak további kompenzációt azoknak a dolgozóknak, akik rendszeresen túlóráznak.
8. Ellenőrizzék a dolgozók munkateherét annak érdekében, hogy ne terheljék túl őket.
9. Legyen megértő, amikor a dolgozóknak időre van szükségük a túlzott óraszám miatti felépüléshez.
10. Legyen terv arra az esetre, ha váratlanul megnő a munkaterhelés.
Azokkal a munkáltatókkal való visszaélések elkerülése érdekében a túlóra szigorúan szabályozott munkavégzési terület. Mivel rengeteg adminisztrációval jár, sok vállalkozás igyekszik lehetőleg elkerülni vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyni azt a tényt, hogy a dolgozóknak hosszú órákban kell dolgozniuk a célok eléréséhez.
Az Oraroo ezt megváltoztathatja. A munkajogra való megfelelés mellett az Oraroo lehetővé teszi, hogy ezt a folyamatot a lehető legegyszerűbbé tegye, és így a túlórát értékes eszközzé tegye a vállalkozások számára, amelyet a dolgozók is értéknek tartanak, ugyanakkor nem befolyásolja a munka-magánéleti egyensúlyt.
Váratlan helyzetek a projektekben vagy a mindennapi tevékenység során túlórához vezethetnek. A túlórakérésnek gyorsan ki kell adnia a vezetőnek, de törvényesen is formalizáltan kell lennie.
Az Orarooban minden vezető gyorsan kérhet túlórát a csapattagoknak. Ezek a kérések azonnal eljutnak az alkalmazottakhoz, és ők is ugyanolyan gyorsan tudják megerősíteni a kérelmeket, lehetőség szerint elutasítással is.
A jóváhagyott és ledolgozott túlóra megjelenik minden alkalmazott személyes naptárában a törvény által meghatározott időszakra való kompenzációval.
Ezután a bérszámfejtés az alkalmazottak által ledolgozott túlórát, valamint a törvény által engedélyezett térítést is megfelelően tükrözi.
A túlmunka helyreállításának kezelése általában időigényes folyamat.
Feltételezi:
- Az helyreállítandó órák és helyreállítási időszak működési nyilvántartását
- A helyreállítások/kártérítések nyilvántartásának karbantartását, amely hatással van a bérszámfejtésre
Az Oraroo-ban mind a HR csapatoknak, mind a vezetőknek világos helyzet áll rendelkezésre a túlmunkával kapcsolatban:
- A jogi határidő, ameddig a munkavállalók helyreállíthatják a túlmunkát
- Hány óra túlmunka lett kártalanítva szabadidővel, de azok is, amelyek különböző okok miatt nem helyreállíthatók.
Ez az egész helyzet szintén kiemelésre kerül a bérszámfejtési jelentésben, amely könnyűvé teszi a fizetés kártérítése kiszámítását olyan helyzetekben, amikor a túlmunkát nem lehet a meghatározott jogi határidőn belül helyreállítani.
Munkaügyi műveletek ütemterve
A munkaütemezési műveletek kritikusak a vállalkozás sikeres működéséhez. A jól szervezett munkaidő-ütemtervek segíthetik a vállalkozások céljaik elérését és alapvonalaik javítását. Itt vannak néhány tipp a munkaütemezési műveletekről:
1. Kövess nyomon munkatársak munkaidejét. Fontos, hogy tudjuk, mennyi időt dolgoznak munkatársaink hetente annak érdekében, hogy vállalkozásunk zavartalanul működjön. Munkaidő nyilvántartó szoftvert használhatsz a munkatársak munkaidejének nyomon követésére, vagy mindennap be- és kijelentkezhetnek a munkahelyre.
2. Győződj meg arról, hogy a munkatársak időbeosztása megfelelő. Miután tudod, mennyi ideig dolgoznak a munkatársak, elkezdhetsz nekik megfelelően beosztást készíteni, hogy megfelelő pihenést kapjanak, és vállalkozásod zavartalanul működjön.
3. Kommunikálj a munkatársakkal. Miután van egy munkaütemtervünk, fontos, hogy kommunikáljunk a munkatársakkal erről. Tájékoztasd őket arról, mikor kell munkába jönniük, mi a feladatuk, és bármi más, amit tudniuk kell. A jó kommunikáció segít abban, hogy a munkatársak megfelelően végezzék el a feladatukat.
4. Légy rugalmas. Dolgok változnak, és a munkaütemtervednek is képesnek kell lennie a változásra. Ha változtatásokat kell végrehajtani az ütemterven, győződj meg arról, hogy tájékoztatod erről a munkatársakat. Rugalmasság azt is jelenti, hogy lehetővé teszed a munkatársak számára, hogy intézhessék személyes ügyeiket, majd pótolhassák a kiesett munkaórákat.
5. Legyen tartalékterv. Változhatnak a dolgok, ezért fontos, hogy legyen egy tartaléktervünk. Ha egy munkatárs nem tud eljönni a munkába, legyen olyan személy, aki helyettesítheti. Ez segít abban, hogy a vállalkozásod zavartalanul működjön, még akkor is, ha problémák merülnek fel.
A platformról közvetlenül Excel formátumban is exportálható, a kiválasztott hónap és cég függvényében.
Az exportált dokumentum tartalmazza az alábbi információkat: a munkaidő tervezet szerinti munkavégzési idő és napi munkabér, munkavégzési időintervallum, felhasznált szabadnapok típusa.
Mivel a dokumentum gyakran az információ átadásának eszköze a bérszámfejtési szolgáltató partnernek, további információk is exportálásra kerülnek:
- még rendelkezésre álló vagy előre igénybe vett szabadság napjai;
- üzleti utak, amelyek megtörténtek;
- a munkavállalókhoz rendelt pozíciók, osztályok és költséghelyek;
- fizetéshez szükséges információk (pl. bankszámlák), valamint a bérlapok elektronikus továbbítása (pl. e-mail címek);
- túlórák, típusuktól függően (rendes munkaidős órák, éjszakai órák, munkaszüneti napokon történő órák, hétvégi órák) és kompenzációjuk
A hónap lezárása a jelenléttel kapcsolatos adatok "lefagyasztását" jelenti annak érdekében, hogy biztos alapot biztosítsunk a fizetési számításokhoz.
Valójában a hónap végét követően már nem lehet módosítani a munkarendeletekkel vagy szabadnapokkal kapcsolatos nyilvántartásokat. Ekkor végezhető el a bérszámfejtés exportálása, további változtatások nélkül.
Az alkalmazott műveletek alapján az Oraroo nyilvántartja az időben való részvételt.
Vagy, automatikusan kitölthető egy előre meghatározott munkarend alapján.
A napló alapján a platform létrehozza a Kollektív Részvételi Jelentés tartalmát. Ezzel csökken az intézmény idő- és munkaerőt igénylő jelenléti adminisztrációjaért felelős személy erőfeszítése.
Az elért Kollektív Részvételi Jelentés tartalmazza:
- a program kezdési és befejezési időpontját;
- a szünet ideje alatt eltöltött időt;
- hogy mennyi ténylegesen munkát végeztek.