Az Emberi Erőforrások Adminisztrációja a vállalaton belül követett folyamatokra és eljárásokra összpontosít, amelyek az emberi erőforrások kezeléséhez szükségesek. Ezek a munkafolyamatok eltérhetnek a szervezet méretétől és igényeitől függően, de vannak néhány közös elem, amelyek általában bele tartoznak.
Bármely emberi erőforrásokkal kapcsolatos útnak az első lépése a szükséges munkaerő azonosítása. Ide tartozik a szükséges személyzet szerkezetének kialakítása, az általuk rendelkeznie kellő készségek és tapasztalatok, valamint a rájuk bízott feladatok meghatározása. Miután az emberi erőforrást azonosították, következik a toborzás, amely a tényleges alkalmazott felvételhez vezet.
Miután az alkalmazottak megerősítették az ajánlatot elfogadását, és aláírták a szerződést, be kell lépniük a vállalatba. Ide tartozik a szükséges felszerelés és rendszerek hozzáférésének biztosítása, valamint a képzés és az eligazítás is, hogy hatékonyan végezni tudják munkájukat. Emellett az integrációs folyamatnak tartalmaznia kell a vállalat politikáinak és eljárásainak felülvizsgálatát is.
Miután az alkalmazottak bekerültek és dolgoznak, folyamatosan kezelniük kell őket. Ez azonnali válaszokat jelent a munkavállalók által általában kért követelményekre, amelyek szükségesek a munkájuk megfelelő elvégzéséhez, valamint kezeli a bonyolultabb kérdéseket, például a teljesítményértékeléseket, a mentorálást és fejlesztést, valamint a felmerülő fegyelmi kérdések kezelését. Eközben a vezetés és az emberi erőforrások csapata felelős az alkalmazottak teljesítményének és működési mutatóinak figyelemmel követéséért, amelyek gyorsan hozzáférhetőek.
Az Oraoo hatékony módon segíti az emberi erőforrások adminisztrációs tevékenységével foglalkozó cégeket, lehetővé téve hatékony és eredményes munkaerő kialakítását.
Szervezeti struktúra
Ahogy a cégek növekednek és tágítják tevékenységeiket, gyakran szükségük van az áttekintésre és a szervezeti struktúrák beállításának módosítására. A cég szervezeti struktúrája azzal a céllal van kialakítva, hogy elérje a céljait. Sokféle szervezeti struktúra létezik, és az Oraroo mindet támogatja.
A leggyakoribb típusú szervezeti struktúra a hierarchikus struktúra, amelyben világos parancs- és döntési lánc van jelen. Ez az egyszerű és hatékony szerkezet jól működik olyan vállalatokban, amelyeknél egyértelmű munkamegosztás van. Azonban a hierarchikus struktúrák merevek és lassúak lehetnek a változásokra való reagálás terén.
Egy másik gyakori szervezeti struktúra típus a mátrix struktúra. Ebben a struktúrában több láncolat van jelen, és az alkalmazottak több vezetőnek is jelentést tesznek. Ez a struktúra rugalmasabb, mint a hierarchikus struktúra, és segít a vállalatoknak gyorsan reagálni a piaci változásokra. Azonban a mátrix struktúrák zavaróak és nehezen kezelhetőek lehetnek.
A legjobb szervezeti struktúra egy cégnél attól függ, hogy milyen specifikus igényei vannak. A nagy vállalatok gyakran összetett működéssel rendelkeznek, és gyorsan kell reagálniuk a változásokra. Ezeknek a vállalatoknak a mátrix struktúra lehet a legjobb választás. A kisebb vállalkozások talán egyszerűbb hierarchikus struktúrával is boldogulhatnak.
Végül, a legjobb szervezeti struktúra egy vállalat számára attól függ, hogy milyen mérete, iparág és céljai vannak, és valójában az, amely a legjobban segíti a vállalatot a céljai elérésében.
Létrehozhatja vállalata szervezeti vázlatát, mint a szervezeti egységek struktúráját, amelyek különböző szintű vezetési struktúrák (osztály, osztályzat, iroda, szolgáltatás).
Csapatod ezért állandóan láthatja a vállalat szervezeti vázlatát, különböző nézőpontokból:
- Az egyik szervezeti egység hierarchiájából,
- Az egyik pozícióval különböző szervezeti egységekben, amelyek lehetnek a munkatársaid, vagy sem, valamint az egységek vezetőivel (grafikus formában a funkciók kijelentése szerint)
- Az egyik üzemeltetési alárendeltségi hierarchiából, ha az eltér az szervezeti egységek hierarchiájától.
Amikor létrehozza a szervezeti egységet, definiálhatja a pozíciókat a komponensben, valamint a pozíciók számát az engedélyezett költségvetés szerint. Itt jelölheti ki a szervezeti egység vezetőjének szerepkörét betöltő pozíciót is.
Általában egy vállalat többféle munkaszerződést tud kezelni. Az Emberi Erőforrás Csapat kezelhet teljes munkaidős, részmunkaidős és rugalmas munkaszerződéseket Oraroo-n. Minden alkalmazottnak megvan a saját részletes képernyője, ahol hozzáférhet az a munkával kapcsolatos adatokhoz, munkaidőbeosztáshoz, álláshoz vagy szabadsághoz kapcsolódó információkhoz.
A vállalat tevékenységének dinamikája időszakosan speciális tudással rendelkező humán erőforrás biztosítását igényli. Ezért Oraroo-n, az alkalmazottak mellett nyomon követhetők a szolgáltatási partnerek is, akik korlátozott időszakra támogatják a vállalat projektjeit (például bérelt személyzet, külső tanácsadók).
Lehetőséged van arra, hogy a szolgáltató partnerek számára korlátozott hozzáférést biztosíts a következő szakaszokhoz Oraroo-ban:
- Munkakönyvem: csak azokra a projektekre rögzíti a munkaidőt, amelyeken már munkaköri feladatok vannak;
- Naptáram: ellenőrizheti projekt feladatokat vagy szabadnapokat tud kérni;
- Költségeim: rögzítheti a költségeket, amelyeket a pénzügyi csapatnak küld tovább elszámolásra.
A csoportok közötti cégek rendszeres megosztása trendje egyre gyakoribb . Az ilyen megközelítés fő előnyei a költségek csökkentése és az hatékonyság növelése . Azzal, hogy a különféle vállalati folyamatokat és rendszereket összevonják , a szervezetek elkerülhetik a duplikációkat és az átfedéseket , amelyek jelentős költségmegtakarítást eredményezhetnek .
Emellett a rendszerek megosztása segíteni fogja a szervezeteket jelentős mértékben fejleszteni a kommunikációt és a közös munkát
Munkaszerződések és dokumentumok
Amikor munkaszerződésekről és dokumentumok adminisztrációjáról van szó, néhány fontos tényezőt érdemes szem előtt tartani. Első és legfontosabb, hogy legyen világos és tömör szerződés, amely meghatározza mind a munkáltató, mind a munkavállaló elvárásait. A szerződésnek tartalmaznia kell a munkaköröket, a fizetést és a juttatásokat.
A szerződés mellett számos más fontos dokumentumot is nyilván kell tartani. Ide tartozik a munkakör leírása, amely meghatározza a munkavállaló specifikus feladatait és felelősségeit, valamint az alkalmazás során szükséges törvényileg előírt dokumentumok és egyéb dokumentumok, amelyek tükrözik a munkavállaló kérelmeit és indoklásait, a pozícióváltozásokat, stb.
Az alkalmazott dokumentumok nyomon követésére és kezelésére rendszernek kell lennie. A megfelelő rendszer megléte biztosítja, hogy az összes szükséges dokumentum könnyen elérhető legyen és ne vesszen el. Fontos, hogy rendben tartsuk és naprakész állapotban tartsuk őket. Ez azt jelenti, hogy rendszeresen áttekintjük és frissítjük a dokumentumokat szükség szerint, és olyan központi helyen tartjuk őket, ahol a munkáltató és a munkavállaló is könnyen hozzáférhet.
Az Oraroo elektronikus tárolója lehet az alkalmazott dokumentumoknak, így biztosíthatja, hogy munkaszerződései és dokumentumainak adminisztrációja hatékony és eredményes legyen.
Az Oraroo lehetővé teszi, hogy meghatározza a dokumentumtípusokat, amik lehetővé teszik az alkalmazott dokumentumok megfelelő kategorizálását, valamint a bizalmas jelleg beállítását. Eldöntheti, hogy mely dokumentumokhoz férhet hozzá a munkavállaló, valamint hogy a közvetlen vezető is mely dokumentumokhoz férhet hozzá.
Az Oraroo lehetőséget nyújt a munkavállalók elektronikus nyilvántartására és az alkalmazotti fájlokhoz való hozzáférésre. Az összes munkavállalóval kapcsolatos információ egy helyen láthatóvá válik, ami megkönnyíti a munkát az emberi erőforrások menedzsere számára.
Az alkalmazotti fájl elérhető a Munkavállaló Részletes képernyőről, amely minden vállalatnál alkalmazott személy számára elérhető. Teljes képet nyújt az adott alkalmazott adatairól a munkaszerződés kezdetétől.
Az azonosító okmány másolata, a munkaorvosi igazolás, különféle alkalmazotti nyilatkozatok, születési anyakönyvi kivonat, házassági anyakönyvi kivonat, munkaköri leírás, önéletrajz stb. és más dokumentumok, amelyeket a vállalat kér és fontosak lehetnek, eltárolhatók a Mellékletek - Alkalmazotti fájl részben. Lehetőség van külső weboldalakra vagy dokumentumokra mutató linkek feltöltésére is, az Oraroo által elfogadott különféle fájlformátumokkal, mint például pdf, excel, word, jpg, png stb.
Az Oraroo-ban különböző folyamatokat lehet indítani, amelyek közvetlenül érintik az alkalmazottakat (szabadságnaplók jóváhagyása, költségelszámolások jóváhagyása, munkahelyi tervezés jóváhagyása stb.) és mint vezető vagy humán erőforrás felelős, bizonyos dokumentumokat kérhetsz az alkalmazottaktól a helyzet függvényében.
Egy gyakori eset a betegszabadság jóváhagyása. A cégnek támogató dokumentumokra (orvosi igazolások) lesz szüksége az ilyen szabadság jóváhagyásához. Az alkalmazottak feltölthetik a kért dokumentumokat a hiányzások jóváhagyási folyamatában, és továbbá az adatokban és dokumentumokban szerepelnek az alkalmazottak részleteinél, a Mellékletek - Egyéb dokumentumok részben. Így a humán erőforrás felelősök gyorsan hozzáférhetnek az adatokhoz és dokumentumokhoz, és a feltöltött dokumentumok elvesztésének kockázata jelentősen csökken.
Az Oraroo-val a Humán Erőforrás Adminisztrációs csapatok kezelhetik az alkalmazással kapcsolatos részleteket, mint például:
- Információk a szerződésről - munkaviszony kezdete, aláírás dátuma, szerződés száma, felmondás dátuma vagy oka;
- Információk a munkahelyről és a munka típusáról - pozíció, munkahely, távmunka lehetősége, norma és munkaidő;
- Juttatások és előnyök - fizetés, szabadság napok vagy mások;
- Dolgozói mappa: minden humán erőforrással kapcsolatos dokumentum, mint például a személyi igazolvány másolata, házassági anyakönyvi kivonat, születési anyakönyvi kivonat, munkaközi nyilatkozat stb.
- Képesítések: szakmai készségek, ismeretek vagy képességek;
- Különféle mutatók a cég nyereségességére és költségeire, az adott alkalmazott vonatkozásában;
Minden alkalmazotthoz külön képernyő tartozik a fent leírt részletekkel, amelyet csak a Humán Erőforrás Adminisztrációs csapatok férhetnek el.
Jelentések és kalkulált mutatók
A működési és teljesítmény mutatók olyan eszközök, amelyeket vállalkozások alkalmaznak a dolgozók tevékenységének jobb megértésére és termelékenységük mérésére. Ezeknek a mutatóknak az nyomon követésével a vállalkozások azon területeket azonosíthatják, ahol a dolgozóknak szükségük van fejlesztésre, és változtatásokat tehetnek a termelékenység növelése érdekében.
Vannak különböző működési és teljesítmény mutatók, amelyeket a vállalkozások nyomon követhetnek; néhány gyakori példa:
- Végzett értékesítési hívások száma
- Elküldött e-mailek száma
- Befejezett feladatok száma
- Megoldott támogatásértékesítési jegyek száma
A dolgozók működési és teljesítmény mutatóinak nyomon követése kézzel vagy szoftver használatával történhet.
Minden dolgozói munkafolyamat típusához kapcsolódó működési mutatók nyomon követése a vállalati szinten rendelkezésre áll az Oraroo-ban, amelyeket a dolgozó teljesítményének mérésére is használhatnak. A közvetlen vezetők mellett a felső vezetés és az emberi erőforrások is figyelemmel kísérhetik ezeket a dolgozói mutatókat és nyomon követhetik fejlődésüket az idő során.
Ha ezeket a mutatókat egy külső rendszerben kiszámolják, akkor az értékeik importálhatók az Oraroo-ba, megteremtve egy korrelált nézetet, amely segíthet a dolgozók elkötelezettségi szintjének megértésében és a szakmai fejlesztési programok előmozdításában.