Generování dokumentů na základě šablon je odbornou pomocí – když zaměstnanec požádá o dokument, máš jej na dosah. To ti umožňuje soustředit se na to, co je skutečně důležité ve tvé činnosti. Funkcionalita poskytovaná platformou Oraroo odpovídá potřebě efektivity pro odpovědné za lidské zdroje. Snadnost a rychlost vyplňování šetří čas a eliminuje chyby.
A manager's daily activity is divided between routine tasks and new challenges that it is important to manage effectively. For this, time is an essential resource, especially in recurring activities that, if taken from scratch every time, become counterproductive.
One of the useful processes in HR that saves the time of the HR manager is the generation of documents based on templates. Once created, these typed documents enable the rapid issuance of professional documents that have a unified and cohesive look.
- They are easy to use: the default format only requires filling in the fields with the variable data related to each individual employee.
- Provides consistency and uniformity: Standardization makes communication clearer and more efficient.
- Reduce issuance time: There is no longer a need to create documents from scratch every time they are needed.
- Create best practices: provide a way to organize information that is already proven effective.
- Eliminates potential errors.
Vydávání různých typů osvědčení může způsobit dlouhé dokládací doby pro vytváření obsahu specifického pro účel každého typu dokumentu. Kromě toho je třeba čas na vyhledávání v dokumentech ve složce zaměstnance, abychom je naplnili daty zaměstnance.
Oraroo je nástrojem k zvýšení produktivity a efektivity činnosti ve firmách, včetně správy generování dokumentů. Velká část z nich je specifická pro činnost oddělení HR a obsahuje určité standardní formuláře.
Všechno je mnohem jednodušší výběrem šablony, která vás zbaví úkolu hledání a vytváření obsahu dokumentu a na základě polí v žádosti je pro vás vyplní. A doba pro vydání takového dokumentu se sníží z desítek minut na pouhé 1-2 minuty.
Typy dokumentů a model šablony jsou definovány klientem a tým Oraroo je nahraje a zpřístupní v platformě. Tuto funkci lze použít alespoň z dvou míst:
1. V části Zaměstnanec, kde vyberete Generovat dokument
Zde můžete vydávat různé druhy osvědčení - zaměstnanecká nebo CAS, prohlášení - zaměstnanec pro zaměstnání nebo bydliště, žádosti - o výpověď s výpovědní dobou, popisy pracovních míst a další v závislosti na konkrétních potřebách společnosti.
Může se také stát, že šablony obsahují pouze část požadovaných informací - ty, které se nacházejí v polích platformy Oraroo. Například zaměstnanecké osvědčení obsahuje jak údaje o zaměstnanci, tak hrubý plat, které jsou v žádosti, a údaje o platebních povinnostech CASS a dalších daních, které jsou v účetnictví. A v tomto případě můžete na základě šablony velmi rychle připravit část dokumentu, která využívá informace z Oraroo a pak ji doplnit konkrétními údaji z účetnictví.
2. Při žádosti o dovolenou
Pokud je pravidlem ve vaší společnosti, že tato žádost je rovněž podána fyzicky, potom stejná funkcionalita generování dokumentů na základě šablony v Oraroo vám umožní jej vydávat a vytištěné.
V tomto případě lze žádost o dovolenou vygenerovat zaměstnancem a následně ji přistupovat jako dokument k tisku. Ředitel HR oddělení může přistoupit k generování tohoto dokumentu ze stránky podrobně popsána v předcházejícím bodě.
Informace v platformě Oraroo jsou propojeny takovým způsobem, aby činnost ve společnosti byla co nejjednodušší a nejefektivnější. Další výhodou, kterou přináší generování dokumentů na základě šablon, je integrace s osobními složkami zaměstnanců. Tímto způsobem jsou všechny tyto dokumenty automaticky přidávány do složky a udržovány v automatickém režimu aktualizace.