Standardizovaná, ale také konfigurovatelná platforma.

V každé organizaci dochází k různým žádostem od zaměstnanců. Tyto žádosti mohou být:

• Související s HR, například změna pracovní doby, změna zdravotního plánu nebo žádost o doklad zaměstnavatele pro účely daní,
• Související s IT, například žádost o přístup do systému firmy, požadavek na vylepšení nebo opravu notebooku nebo získání dalšího úložného prostoru ve firemním cloudu,
• Související s vybavením, například žádost o kancelářské potřeby nebo výměnu přístupové karty.

Když zaměstnanci potřebují pro tyto žádosti použít různé systémy, může to vytvářet značnou zmatek ohledně toho, co kde udělat. Ačkoli jsou některé žádosti naléhavější než jiné, je důležité mít proces, který zajistí, že všechny žádosti budou řešeny včas a efektivně.

Jedním způsobem, jak toho dosáhnout, je vytvořit v Oraroo tok práce pro zpracování všech těchto obecných žádostí zaměstnanců. Tento tok práce lze přizpůsobit potřebám velkých organizací, ale standardně zahrnuje následující kroky:

1. Předložení žádosti v Oraroo: Prvním krokem je jednoduše umožnit zaměstnanci vybrat příslušnou žádost z katalogu takových standardizovaných interních firemních služeb.

2. Schválení žádosti: Pokud je vybraný typ žádosti nastaven tak, aby vyžadoval schválení, jeho přímý nadřízený obdrží takový úkol v Oraroo. Může tedy rozhodnout, zda žádost přijme nebo odmítne, případně se poradit s jiným kolegou.

3. Realizace: Žádost dorazí do úkolového seznamu správného vlastníka v organizaci na základě jejího typu. Ten provede skutečné akce splnění žádosti a sdělí výsledek iniciátorovi. Pokud nelze žádosti vyhovět, bude o tom informován také zaměstnanec.

4. Na konci procesu zaměstnanec může odpověď přijmout nebo ne. V tomto případě může rozhodnout, že žádost znovu předloží po poskytnutí dalších informací a/nebo dokumentů k objasnění situace.

Tímto způsobem můžete vytvořit plynulý a efektivní proces pro zpracování všech druhů žádostí zaměstnanců v Oraroo. To pomůže udržet vaše zaměstnance spokojené a produktivní a vaší organizaci zajistí plynulý chod.

Jakýkoli online systém pro správu podnikání je definován na základě určitého souboru běžných postupů a pracovních metod, které se často setkávají v reálném životě.

To také definuje model používaný k řízení dat v systému, což znamená implementované obchodní koncepty a jejich atributy.

Co dělat, když společnost potřebuje rozšířit standardní datový model platformy o vlastní specifické atributy?

V Oraroo mohou administrátoři účtu přidat svá vlastní přizpůsobená pole, specifikovat typ dat a entitu, na kterou se vztahují. Jakmile jsou přidány, lze sledovat další informace na úrovni zaměstnance, ale i na dalších entitách, jako jsou organizační jednotka, zákazník, projekt atd.

Dokument­uje-li váš podnik růst, bude třeba vytvořit standardizovaný proces přidávání nových zaměstnanců do vašeho týmu. Zařazování nových zaměstnanců může být časově náročné, ale vytvoření průběhu práce s těmito zaměstnanci může pomoci zajistit hladší průběh věcí.

Předpokládá se, že při vytváření efektivního průběhu práce s novými zaměstnanci budou splněny tato kritéria:

1. Definování kroků procesu zařazování nových zaměstnanců.

Musí být popsány všechny úkoly, které je třeba provést při zařazování nového zaměstnance, od odeslání pracovních nabídek po plánování školení. Zajištěním toho se můžete ujistit, že nic nebylo zapomenuto.

V Oraroo můžete využít možnost vytvářet Vlastní pracovní toky zaměstnanců. Na záznamu zaměstnance můžete použít funkci Vlastní pracovní tok a popsat kroky procesu, jejich vzájemné závislosti a odpovědný personál. 

Příklady takových kroků mohou být:
- úkol pro správu HR na přípravu pracovní smlouvy nebo na zařazení zaměstnance na lékařskou prohlídku
- úkol pro IT na přípravu zaměstnancova notebooku nebo na nastavení e-mailové adresy a přístupu k systémům, které zaměstnanec potřebuje ke své práci
- úkol pro tým správy prostor, aby zaměstnanci poskytl průkaz kanceláře
- další úkoly pro manažery na organizaci odborných školení pro nového zaměstnance

Každý krok umožňuje účastníkům sledovat konkrétní data v záznamu zaměstnance nebo přidávat dokumenty a může být dokončen pozitivním nebo negativním krokem, takže výběr kroků, které následují, bude zohledňovat i toto rozhodnutí.

2. Vytvořte šablony pro klíčové dokumenty.

Mít šablony pro klíčové dokumenty, jako jsou nabídkové dopisy a pracovní dohody, vám může ušetřit spoustu času při zařazování nových zaměstnanců. Stačí vyplnit relevantní informace pro každého nového zaměstnance a odeslat je. V Oraroo můžete generovat dokumenty na základě upravitelných šablon a dostupných dat.

3. Zřiďte systém pro sledování pokroku.

Je velmi důležité zřídit systém pro sledování pokroku při zařazování každého nového zaměstnance. Oraroo umožňuje snadné monitorování pokroku i pro Vlastní definované pracovní toky. To vám pomůže zůstat ve všem na přehledu a zajistit, že všechno pokračuje správným směrem.

4. Mít podobné pracovní toky pro ukončení pracovního poměru nebo povýšení zaměstnance

Je důležité mít rychlý proces zařazení nového zaměstnance, ale je stejně důležité poskytnout řádné ukončení pracovního poměru. Začínaje aspekty, jako je organizace pohovorů k ukončení pracovního poměru, může proces připomínat kroky při zařazování zaměstnance, jako je požádání IT o odevzdání poskytnutého vybavení nebo o zrušení přístupu k firemním systémům a požádání administrace o zrušení fyzického přístupu do kanceláří.

Povýšení může být stejně složité, zejména z hlediska přístupu k systémům, ale také může zahrnovat další školení, připravené dokumenty atd.

Pomocí Oraroo si můžete nastavit efektivní pracovní toky pro zařazování zaměstnanců, ukončování pracovního poměru a povýšení, což vám ušetří čas a pomůže zajistit hladký přechod zaměstnanců do jejich nových rolí.