Системата за отчитане на работно време на проекта позволява на екипа и на управителите на проекта да получат обобщена представа за използването на работно време по интуитивен начин. Периодичното попълване на графика за отчитане на времето позволява актуализиране на информацията за разходите и улеснява ефективното управление на доставките на проекта. Правилното попълване е основата за издаването на фактури за предоставяне на услуги. Периодичният анализ на отсъствията на работниците може да открие възможности за ефективност и автоматизация, но също така слага основите за оценка на ресурсите в бъдеще.
Мениджърът на всяка компания, базирана на проекти, знае предизвикателствата от организирането и разпределянето на хора за тези дейности. Освен това, той усеща и тези, свързани със следенето на процеса и резултатите.
От една страна, целта на мениджъра е да развива компанията и да увеличава броя на печелившите проекти. От друга страна, той се грижи да доставя тези проекти със съответния темп и прогрес, съобразно устойчивия растеж. И за това той зависи от всички подчинени на него.
Таблици за времеви разпис (timesheets) отговарят на тази нужда да се знае по всяко време какво е усилието посветено на даден проект и дейността на всяка изпълнителна личност, участваща в него. Веднъж като служителите си са определили своите функции, им се назначават цели и задачи. В края на всеки ден те попълват своят timesheet с извършените от тях действия.
На базата на регистрираните графици на работно време, управителите на проекти могат да оценят необходимите ресурси за следващия период за реализация на проектите.
Всички графици на работно време се регистрират по проекти, за да се изчислят разходите за всеки проект.
В други случаи, същите графици на работно време са основата за фактуриране на предоставените услуги.
Затова е важно те да бъдат регистрирани правилно, в съответствие с реалността и в рамките на законовите ограничения. По този начин, управителите също се уверяват, че няма загуба на приходи.
Периодичният анализ на графиците на работно време на проектите открива как да се използват човешките ресурси в зависимост от типа на проектите. На базата на това, управителите могат да направят оценка за бъдещите необходими ресурси.
Последно, но не на последно място, същият периодичен анализ на графиците на работно време на проектите може да подчертае възможности за ефективност: чрез опростяване на процесите, автоматизация, обучение и др.
Поради интегрирането на операциите с управлението на труда, информацията за отпуск (дни почивка) се въвежда само веднъж от колегите и е достъпна и в двете модула. Това премахва повторното въвеждане на същата информация от колегите.
Информацията за отпуск се вижда и на екраните за проектов междневен лист и помага:
- на служителите да регистрират междневни листове за дейности през дните, когато са на работа
- на мениджърите да разберат ситуации, при които фактурируемите часове или усилия са по-малки от очакваното потенциално
Като управител на проект или екип вие се нуждаете от прегледност, за да проверите усилието, добавено от колегите върху вашите проекти.
В платформата Oraroo тази информация, добавена от всеки човек във времевия запис на проекта, е видима за всички членове на екипа.
Екранът за Времевите записи на моя екип ви позволява да видите времето, добавено от всеки член на екипа, въз основа на проектите, по които са работили.
Можете да определите степента на завършеност на времевите записи за проектите и, въз основа на филтри, можете бързо да изберете за преглед клиенти, проекти, дейности и служители.
За управителят тази таблица позволява да наблюдава съответния напредък по всеки проект и предлага прегледност относно въздействието на тези действия. Освен това, тя предоставя данните, необходими за вземане на бързи решения за ефективност на дейностите или управление на евентуални забавяния, за да се достави проектът ефективно и навреме.