Електронни таблица са много лесни за използване и гъвкави. Но компаниите имат тенденция да тласкат електронни таблица над границите им. И те стават твърде трудни за управление. Посветена онлайн платформа донесва процеси, базирани на най-добращата практика, актуални с правните изменения и единна версия на "истината". Платформата също улеснява работата на екипите за съвместна работа и намалява усилията за поддръжка на данни. Това е решението за бизнесите, които са готови да растат и се нуждаят от автоматизация.
- Защо ни харесват електронните таблиците?
- Кога не успяват електронните таблиците?
- 1. Колаборативната работа е неосъществима
- 2. Липса на единен източник на истина
- 3. Поддръжката на електронни таблиците бързо става голяма главоболка
- 4. Има ли други причини, поради които електронните таблиците не успяват?
3. Подходът на Oraroo
Таблиците са много лесни за използване и гъвкави. Това са техните силни страни.
Те също са евтини за внедряване и лесни за използване. И дори потребителите, които не са свързани с информационните технологии, могат лесно да внедрят прости функции за управление на бизнеса.
Дори виждаме много "програмни" стартъпи в ранния етап, започващи идеята си с помощта на таблица. Това е отличен начин да се започне и функционира. То може да помогне да се потвърди идеята на стартъпа преди да се ангажира със създаването на фактически софтуер.
Но компаниите имат тенденция да натиснат таблиците извън границите им. И тези бързо стават твърде трудни за управление.
2.1 Сътрудничеството е практически неосъществимо
Класическият пример е този с двама потребители, отварящи една и съща електронна таблица и въвеждайки промени в нея. Електронната таблица обикновено е предназначена да бъде актуализирана от един потребител по едно и също време. Кой от двамата ще запише промените първи на диск? Променените набори от данни са ли еднакви? Ще се подлежат ли на конфликт?
Може би да се използват онлайн версии на електронните таблиците, които да се справят с посочените по-горе конфликти в данните? Въпреки това, по мярка нарастване на големината на онлайн електронните таблиците, тяхната употреба става все по-трудна. Все по-трудно е да се намери съответната информация в голямото количество данни. Понякога влиянието играе и ролята на връзката, а времето за достъп се увеличава. Но какво се случва, ако някой изтрие споделения онлайн файл?
Използването на електронна таблица за управление на процес, в който има по-малко от петима потребители, вероятно е практично, но само за прости процеси и когато има малко количество данни за поддържане. Над този равнище, или в термините на сложността или броя на потребителите, това става проблематично.
Какви са рисковете?
- Конфликт в данните
- Дублиране на време и усилия
- Разходи за поддръжка или намесата на специалист по информационни технологии, дори за прости изисквания за данни
Какви са предимствата на специализирана онлайн платформа?
- Няколко потребители могат да поддържат данните едновременно, с проследяемост на промените
- Информационни контроли, които предотвратяват случайното презаписване на данните
- Правилното управление на процеси с по-голяма сложност и голям брой потребители
2.2 Отсъствието на единен източник на истина
Електронните таблиците могат да бъдат свързани с централни хранилища на данни, но често така не се случва.
Опитът ни показва, че в крайна сметка има множество копия на данните, често се управлявани независимо от различни хора. Оттук следва, че самото използване и проектиране на електронните таблиците става много "лично". Понякога много информация попада в полетата за "свободен текст". Друг път, обработените данни могат да имат наистина различно значение от потребител на потребител и електронна таблица.
Какви са рисковете?
- Дублиране на усилията
- Липса на "истина"
- Трудно използваеми полета за "свободен текст" за анализ на данни
- Грешки вземани на основата на неточни данни
Какви предимства носи специализирана онлайн платформа?
- Уникална база данни и отстраняване на дублираните данни
- Единственият източник на истина на ниво на компанията
- Прибиращи доходи решения с основа на правилни данни и със същото значение на ниво на компанията
2.3 Поддържането на електронни таблиците бързо става голям главоболие
Електронните таблиците, които имат основно използване, са или напълно изолирани, или са създадени и използвани от един човек. Ако се използват от множество хора през дълъг период от време, често имат много автори.
Бизнесът се развива, процесите се променят. Законодателството се променя. От време на време са необходими промени.
Ако оригиналният автор на електронната таблица вече не е налице, екстремно трудно е да се направят промени или да се запази функционалността на електронната таблица.
Промените, направени от различни хора, довеждат до нееднородни подходи, дефиниции, описания и формули. Те могат да породят несъразмерности в данните, което прави резултатите трудни за използване или съгласуване.
Последно, но не на последно място, ръчното въвеждане на данни и многократните копиране и поставяне могат да породят грешки. Някои грешки са очевидни. Други въобще не са очевидни и точно тези, които избягват, са най-опасни, защото могат да бъдат репликирани нататък и в други електронни таблица.
Какви са рисковете?
- При наличие на няколко автора (и различни начини за възприемане на смисъла на информацията) данните стават трудни за използване и съгласуване
- Отсъствието на оригиналните автори прави поддръжката на електронните таблица много трудна
- Грешки лесно могат да попаднат и се повторят
Какви предимства носи специализирана онлайн платформа?
- Уникален дизайн, използващ процеси, базирани на най-добри практики и актуализирани с законодателните промени
- Отстраняване на грешки в данните чрез проверка в приложението, както и в униформената логика на процеса
- Достъп до данни въз основа на права за достъп (четене/промяна)
2.4 Има и други причини, поради които електронните таблица се провалят
- Понякога е необходимо клиентите да взаимодействат с информацията в електронните таблица - се нуждаят от механизми за достъп до данни
- Понякога обслужваният процес се нуждае от данни от други източници - например данни от други системи или дори външни (достъпни чрез API). Въпреки че това е възможно и в електронните таблица, то е сложно и трудно за работа и поддръжка
- Често потребителите на обслужваните процеси искат или се нуждаят от достъп от всяко място, може би дори включително мобилни
- Бизнесът е готов да се разраства и електронните таблица стават все по-трудни
Това са всички причини, поради които компаниите преместват бизнес процесите си към специализирани онлайн платформи.
Ораро е специализирана онлайн платформа, достъпна в облака (SaaS), която имплементира процеси на базата на най-добрите практики и актуализирани със законодателството, с цел повишаване на ефективността и печелившудин на консултантските и аутсорсингови компании.
С интеграцията на Ораро се получава единен източник на истина по отношение на операциите, търговските аспекти и аспекти на администрацията на човешките ресурси. Въз основа на тези данни могат да се вземат правилни решения, необходими за растежа на бизнеса.