Записването на работното време на заплатата е дейност, която изисква значителни усилия от страна на мениджърите на човешките ресурси, тъй като понякога е необходимо да се консултират и да се проверят няколко източника. Ние улеснихме това пътуване, като създадохме функционалност в платформата Oraroo, която автоматизира този процес. Таблицата с работното време се попълва автоматично, въз основа на работния график на служителите и добавените и одобрени от мениджърите в системата заявки за отпуск. Тя може да се експортира в Excel формат директно от платформата, в зависимост от месеца, за който се желае проверка на данните.
Графикът на работното време е един от елементите, които лежат в основата на подготовката на заплатните изявления. Съобразно чл. 119 от Закон 53/2003 за Кодекса на труда, работодателят има задължението да води записи за отработените часове от всеки служител и да представи този запис на контрола на трудовата инспекция, когато това се изисква.
Какво е актуалният график на работното време? Графикът на работното време е подкрепящ документ, който удостоверява броя часове, отработени от служителите през определен период от време, необходими за изчисляване на заплатните придобивки.
Неговата подготовка е дейност, която изисква значително усилие от страна на служителите от отдела по човешките ресурси, тъй като понякога е необходимо да се консултират и проверяват няколко ресурса, като: потвърждения от ръководителите относно отпуските на служителите, отработеното от тях работно време, неоправданите отсъствия, сверочасовете и други. Ръчното обобщаване на получената информация изисква значителни усилия, особено когато броят на служителите в организацията е голям.
Платформата Oraroo помага да се намали усилието от страна на отдела по човешките ресурси, като изтеглянето на заплатната ведомост е възможно само с един клик. Тя се попълва автоматично, базирана на работните часове на служителите и добавените и одобрени от ръководителите заявки за отпуск в системата.
Заплатната ведомост може да се експортира във формат Excel директно от платформата, в зависимост от месеца, за който желаете да проверите данните.
Изнесният документ е организиран на 3 секции, с информация относно:
- отработеното време според работния график и дневния график на работа, интервала отработено време, видовете отпуски, извършени и оставащи отпуски или извършени напред;
- длъжностите, отделите и центровете на разходите, на които служителите са назначени, както и информацията, необходима за плащането и електронното предаване на пилотите на заплатите;
- администрирането на сверочасовете, в зависимост от тяхния вид (редовни часове, нощни часове, обществени празници, часове в уикенда) и тяхния начин на компенсация.
Така, използването на платформата Oraroo помага:
- централизирането в един документ на времето, отработено от служителите според работния график и дневната работна норма, заявките за отпуск и допълнителните часове;
- изключването на човешките грешки, традиционната модел на заплатната ведомост се заменя с въвеждането на електронна система за управление на данни, необходима за нейната подготовка;
- намаляване на времето, отделено от служителите от отдела по човешките ресурси и ръководителите за проверка на данните и повишаване на ефективността чрез отделяне на време и внимание за други проекти.