Oraroo
Регистрация на вашата компания
https://blog.echipanoastra.ro/assets/18c0f598-d8c5-4508-8568-7f7df6b02cc6

Фактурирането за услуги - просто, прозрачно и справедливо.

Плащането за работата на консултантите трябва да бъде просто и прозрачно. В същото време то има най-голямото въздействие върху устойчивостта на бизнеса. Необходима е структура в процеса и надзор на стъпките в процеса - създаване, проверка, коригиране, одобрение и изпращане на фактури. Специализираните решения трябва да предоставят гъвкавост за ефективен преглед и одобрение на фактурите, което създава отговорност и осигурява достатъчен контрол и точност.

Фактурирането за услуги - просто, прозрачно и справедливо.
Съдържание
  1. Invoicing of consulting services
    1. Challenges
    2. Solutions
  2. The Oraroo approach
    1. Invoice Review
    2. Invoice approval
    3. Validation of the Invoice
  3. The Oraroo advantage
1. Фактуриране на консултативни услуги

1. Предизвикателства

Фактурирането на консултантски услуги може да се определи като процесът на изготвяне на фактури за услуги, базирани на знания, които се предоставят от екипи професионални услуги. Фактурирането на консултантски услуги може да обхваща различни индустрии, включително ИТ услуги и консултантски услуги в областта на технологиите, софтуерни компании, творчески и цифрови агенции, консултанти за управление, счетоводни и одитни фирми, архитектура и инженерство.

На пръв поглед, фактурирането за консултантски услуги може да изглежда просто. Сваляте модел на фактура в Excel, въвеждате часовете и цените, генерирате фактурата за предоставените професионални услуги и я изпращате на клиента. За организации с професионални услуги, които имат само няколко консултанта, това е обикновено решение. Разбира се, когато екипите надхвърлят 15 консултанта, фирмите започват да се фокусират върху увеличаването на ефективността на този процес.

Въпреки това, фактурирането е една от малкото дейности в консултантската фирма, която оказва най-голямо въздействие върху поддържането на рентабилността и устойчивостта на бизнеса. Дори и малка грешка може да струва на фирмата големи суми, често без да знае никой.

Необходимо е да структурирате процеса и да наблюдавате всеки етап от него - създаване, проверка, одобрение, коригиране и изпращане на фактури.

Но ръчните процеси въвеждат неефективности и намаляват видимостта на висшето ръководство върху представянето на фирмата.

Често се случва без структура и контрол, времето, за което се начисляват разходи или разноски, възстановими от клиента, да не бъде фактурирано.

2. Решения

Фактурирането на работата на консултантите трябва да бъде просто и прозрачно. Но първата стъпка е да се откажете от Excel и да използвате специализирана онлайн платформа.

Най-голямата грешка, която бизнес може да направи, когато избира вид фактуриране, е да избере такава платформа, където не може точно да моделира своя бизнес.

Например, има фирми, които предпочитат един човек да преглежда фактурите преди да се изпратят на клиента. Други разбират блокадата, която може да възникне при увеличаване на обема. Тогава тази стъпка може да се децентрализира, като се направи по-ефективна, като фактурите се преглеждат от всеки управител на проектите, които принадлежат към тях. И в тези ситуации, консервативен подход може да доведе до окончателно потвърждение от хиерархичния мениджър на всички фактури. Един начин да се намали обемът е да се делегира контролът за фактури със сума под определен размер или само над определена сума да ги преглежда старши мениджър.

Идеално е специализираната онлайн платформа да предлага гъвкавост при извършване на ефективни процеси за преглед и одобрение на фактури. Също така, трябва да осигури достатъчен контрол, за да подкрепя отговорността и точността.

3. Предимството на Oraroo

Идентифицират се два основни типа изтичания на приходи:

  • загубени при превозване (ръчно въведени в различна система или проверени и след това неправилно заредени отново)
  • забравени (човешка грешка)

Генерирането на фактури от същата система, от която се събират време и разноски, отстранява липсата на стегнатост в процеса на фактуриране. Този подход по същество отстранява първата категория от изтичания на приходи. За втората категория Oraroo имплементира функционалности, така че неговото време и разноски да не могат да останат незафактурирани твърде дълго време или може би завинаги. Например, за проследяване кога е достигната точка за фактуриране, предупреждение, когато нещата не се движат според плана, подробен изглед на сумата на плащаемото време, очаквано през определен период и други.

Оперативните и финансови екипи могат да завършат процеса на фактуриране за няколко часа, вместо дните, които отнема ръчният процес. Повече от това, тази структура стимулира отговорността през целия процес на фактуриране. Висшето ръководство разполага с подробен изглед на това, какво е било фактурирано и как е коригирано. Това помага да се намали месечният процес на компанията и освобождава време да се заеме с други проекти с висока стойност.

2. Подходът на Oraroo

Поточният процес на издаване на фактура може да бъде иницииран само от Администратор на проекта. Лице с тази роля получава достъп до договора, по който иска да издаде фактура. След това натиска бутона ЗА ИЗДАВАНЕ НА ФАКТУРА, след което избира услугите, които иска да фактурира.

Поза 5. Бутон За Издаване На Фактура 1024x513

Приложението Oraroo извършва процеса на фактуриране в 3 стъпки: преглед на фактура (по желание), одобрение на фактура и проверка на фактура. Тези стъпки ще се появят в разделът Моите Задачи, под заглавието Преглед/Одобрение/Проверка на Фактура, според приложимостта.

1. Преглед на Фактура

Това се извършва от Мениджъра на Договора или Ръководителя на Проекта, от когото се зависи договорът.

Поза 2. Стъпка 1 Преглед на Фактура Отговорник по Договор 1024x578

В тази стъпка прегледачът на фактурата може да преглежда следната информация или да извършва следните действия:

  • Проверка на информацията, която ще бъде включена във фактурата: усилие (при приложение), приложена ставка, фактурим период, данъци и крайна сума;
  • Проверка на данните за фактуриране на Компанията и Клиента, към когото се извършва фактурирането;
  • Изтриване или добавяне на редове във фактурата;
  • Промяна на съществуващата информация по редовете на фактурата (Описание на фактурния ред, Количество, МО, Единична Цена, Процент на Данък);
  • Промяна на датата на издаване и срока на плащане;
  • Промяна на обменния курс (при приложение);
  • Добавяне или редакция на коментари към фактурата;
  • Добавяне на прикачени файлове и коментари към потока;
  • Отказване на фактурата.

Прегледът на фактурата е опционален. На нивото на договора може да се реши дали да се преглеждат издадените фактури по този договор или не, след натискане на бутона ЗА ИЗДАВАНЕ НА ФАКТУРА. Ако опцията за преглед на фактура не е активирана на ниво договор, фактурата ще продължи директно към стъпката за проверка.

В същото време, за стъпката на преглед на фактурата, може да се зададе минимална платима стойност на ниво на компанията, за която няма нужда от преглед. Например, ако зададем минимална стойност от 1000 RON, издадените фактури със стойност по-малка от 1000 RON или равна на 1000 RON няма да преминават през стъпките за преглед или одобрение и ще продължат директно към стъпката за проверка на фактура.

2. Одобрение на Фактура

Това се извършва от директния ръководител на лицето, издаващо или преглеждащо фактурата (когато е активирана стъпката за преглед).

Поза 3. Стъпка 2 Одобрение на Фактура Мениджър Отговорник по Договор 1024x468

Издадената фактура достига стъпката за одобрение само когато лицето, извършило преглед на фактурата, внесе промени в първоначалната информация (пример: промени описанието на реда на фактурата, първоначалната цена, датата на издаване, добави коментари или прикачени файлове и др.).

В стъпката за Одобрение на Фактура може да се провери следната информация или да се извършат следните действия:

  • Проверка на информацията, включена във фактурата: усилие (при приложение), приложена ставка, фактурим период, такси и крайна сума, включително прикачени файлове и коментари;
  • Добавяне на коментари към потока;
  • Одобрение на Фактура: след одобрението, фактурата достига стъпката за Проверка;
  • Отхвърляне на Фактура: след отхвърлянето, фактурата достига лицето, което е направило промените в стъпката Преглед на Фактура (Мениджър на Договор или Ръководител на Проект) във Фазата на Преглед.

3. Проверка на Фактура

Това се извършва от лицето, с права на Администратор на Фактуриране в Oraroo.

Поза 4. Стъпка 3 Проверка на Фактура Администратор Фактуриране 1024x467

Тази стъпка е много важна, тъй като в този момент се присвоява номер на фактура от обхвата за фактуриране. Фактурите се считат за издадени само след като получат номер на фактура и бъдат одобрени от Администратора на Фактурирането. В тази стъпка може да се провери следната информация или да се извършат следните действия:

  • Проверка на информацията, която ще бъде включена във фактурата: усилие (при приложение), приложена ставка, фактурим период, данъци и крайна сума;
  • Промяна на съществуващата информация по редовете на фактурата (само Описание на фактурния ред, Количество при първоначални часове и Процент на Данък);
  • Промяна на датата на издаване (само когато не е присвоен номер на фактура) и срока на плащане;
  • Промяна на обменния курс (при приложение);
  • Добавяне или редакция на коментари към фактурата;
  • Преглед на прикачени файлове и коментари в потока;
  • Заделяне на номер на фактура - според серията на фактурите, зададена на ниво на компанията или организационното звено;
  • Одобрение на Фактура - фактурата може да бъде одобрена само след присвояване на номер на фактура; ако е одобрена, се счита за ИЗДАДЕНА.
  • Отхвърляне на Фактура - след отхвърлянето, тя се връща в стъпката Преглед на Фактура на Договора или Ръководителя на Проекта (дори ако стъпката за преглед на фактура на ниво договор е зададена като неактивна).
    Издадените фактури, за които е започнат поточният процес на издаване на фактура, може да се намерят в списъка на Фактурите по Дог