Досието на служителя съдържа цялата информация, свързана с неговия професионален живот във вашата компания. Във физическото досие е по-трудно да откриете нужните данни. Вместо това, в електронен формат винаги можете да направите търсене и да получите резултата веднага. Информацията вече е в системата и имате достъп до нея по всяко време, навсякъде, много лесно, безопасно и бързо. Интегрираният подход означава, че досието винаги е обновено с новите документи, генерирани в HR потоците. По-малко работа за вас!
Чрез въвеждане на данните от досието на служителя в платформата, Oraroo улеснява достъпа до информацията в него. Във физическото досие е по-трудно да откриете нужните данни. Вместо това, в електронен формат винаги можете да извършите търсене и да получите резултата незабавно. Информацията е вече в системата и имате достъп до нея по всяко време, от всяко място, много лесно, безопасно и бързо.
Oraroo предлага възможност за електронно регистриране и достъп до това досие. Имайки цялата информация за служителя видима на едно място, работата ви като мениджър по човешките ресурси става много по-лесна. Документите, които съставят досието, могат да се качват в секцията Прикачени документи.
Достъпът до тази информация се осъществява от екрана на Служителите. Предоставя пълен образ на данните за служителя от началото на договора. Можете да намерите информация като номера и типа на индивидуалният трудов договор, броя на почивните дни (отпуски) и работното време.
Освен това и личните данни за този служител също могат да бъдат достъпни тук. Често това са данните от личната карта, образованието, контактните данни, банковите данни и др.
Информацията от работният график е пример за данни от трудовият договор, които са част от досието на служителя. Те допълват секцията за Работен график в Детайлите на служителя. Чрез интегриране с функционалността за разписки по проектите, е възможно да се изчисли наличната капацитет за всеки служител.
За всеки служител на компанията, мениджърът по човешки ресурси подготвя файл, който съдържа набор от основни документи. Това е правна задължение, установено с Правителствено решение 905/2017.
Работодателят има задължението да пази документите в този файл сигурни и актуални. Законът казва, че служебното дело на служителя се пази във физически вид на седалището на работодателя. То трябва да бъде постоянно обновявано с документи, удостоверяващи всяка промяна в професионалния живот на служителя във вашата компания. Файлът ще бъде предоставен на инспекторите от ИТМ по всяко време по искане. Подобно ще бъде предоставен на служителите, когато се налага да получат копие.
Файлът практически документира професионалния живот на служителя във вашата компания. Всеки документ, свързан със служителя, трябва да бъде включен в този файл. Подготвен във формата, изисквана от закона, файлът трябва да съдържа документите, специфични за следните 4 категории:
- Документи, необходими за наемане: копия на документи за самоличност, дипломи, включително удостоверения за участие в обучение или курсове за подобряване, одобрение на трудовата медицина.
- Индивидуалният трудов договор, придружен от оферта за работа, описание на длъжността и оценка според установените критерии.
- Допълнителни актове относно изпълнението, изпълнението, прекратяването, изменението и прекратяването на индивидуалния трудов договор.
- Други документи: молбите на служителя да вземе почивни дни (отпуск или неоплатен), изявление по собствена отговорност относно зависимите лица за даване на лична одобрение.
Всички документи и информация във файлът на служителя трябва да се предпазват и третират в съответствие с правните изисквания относно защитата на личните данни.
Съдържанието на документите във файлът на служителя е полезно и в ежедневните ситуации, при разрешаването на проблеми, свързани със служителите. Например, удостоверяването на адреса на жилище с копие на личната карта е полезно за всякаква кореспонденция до служителя. Също така, молби за отпуска или медицински отсъствия са важни за изчисляването на заплатите.