Изказванията за разходи се считат обикновено за чисто счетоводни въпроси. Но когато поточното обработване на изказванията в компанията е трудно, включва хартиени формуляри с много неясни правила или често причинява главоболия на служителите, това става тема за човешки ресурси. Ако влияе на настроението и намалява производителността, то трябва да има значение за човешките ресурси. И ако създава финансови проблеми за служителите, определено е проблем на човешките ресурси.
1. Процесът за управление на отчетите за разходи
- Създава административна работа за служителите
- Изисква неприятна работа за служителите и ниска продуктивност
- Може да създава напрежение между екипите
- Създава финансово отговорност за някои колеги
2. Как да подобрим управлението на служителските разходи?
- Вземане предвид на нуждите на всички участници
- Отстраняване на хартиените изказвания
- Използване на мобилен телефон за разходите
- Други подобрения в процеса
3. Неподходящите вътрешни процеси трябва да засягат дейностите на човешките ресурси
Отчетите за разноските обикновено се смятат за чисто счетоводни въпроси. CFO създава процеса и установява правилата, които служителите трябва да спазват.
Когато протичането на обработката на отчетите в компанията е трудно, включва хартиени формуляри с много неясни правила или общо взето представлява голяма главоболия за служителите, това става предмет на дейност на човешките ресурси.
1.1 Създава административна работа за служителите
Добавянето на разход към отчетите може да отнеме между 2 и 5 минути. Времето се умножава с всяко добавяне на разход. Одобрението от ръководителя също може да отнеме между 2 и 5 минути. Финансовата проверка за съответствие (с вътрешна политика или фискални или счетоводни правила) на отчета за разходите може да отнеме 10 минути. Може да се оцени, че целият процес може да използва поне 20 минути на акаунт на компанията.
1.2 Изисква неприятна работа за служителите и ниска продуктивност
За служителите и ръководителите това е съборен, уморителен и тежък процес. Дори и ако тези от финансово/счетоводния екип обикновено създават политиките и процеса за разходите, те също не ги наслаждават. Особено по време на затваряне, периодът (месец, година), когато се осигурява, че сметките съдържат всички разписки или поправят различни грешки.
Тъй като това е неприятна работа за всички участници в процеса, е трудно да се повярва, че се изпълнява с най-висока продуктивност.
1.3 Може да създава напрежение между екипите
Отчетите за разноските включват няколко участници: заявителя (служителя), одобрителя (ръководителя) и обработващия (финансово/счетоводния). За да се извърши отчета за разхода през цялата верига, са необходими имейли с всички участници и понякога дори в хартиен формат.
Понякога политиките не са ясни или недостатъчно разбрани от заявителите. Всички обменни разговори изискват ясна комуникация и емпатия, за да се осигури успешен завършек на процеса. Обаче често водят до противоречиви разисквания и неразбирателства.
1.4 Възниква финансово налягане върху някои колеги
За случаите, в които се занимаваме със случайни и малки разходи, проблемът се олекотява значително. За ролите, в които те са често срещани и с висока стойност (например служители, които пътуват почти всеки седмица), правенето на разноски със собствени средства може, поне, да създаде усещане за финансова нестабилност. Възникват ситуации, при които непогасени или върнати сметки се натрупват за дълги периоди от време. В този случай имаме случаи на истинско финансово налягане върху служителите.
Ако трябва да резюмираме, в най-добрия случай процесът на управление на отчетите създава допълнителна работа с административен характер – непродуктивна и неефективна, което често означава стрес. В други случаи е възможно да се създадат напрежение между колегите. В допълнение, може да създаде истинско финансово налягане върху служителите.
Ето защо създаването на умни процеси за управление на отчетите за разноските е повече от просто цел на финансовия екип – трябва да бъде и цел на човешките ресурси. Ето защо подобряването на управлението на разходите на служителите трябва да бъде цел на човешките ресурси.
Оптималната имплементация би трябвало да вземе под внимание нуждите на всички актьори, както и редица (добри) практики, като създаване на отчети за разходите в цифров формат и използване на мобилни телефони.
2.1 Вземане под внимание на нуждите на всички актьори
Справедливият процес отчита нуждите на всеки актьор
Кандидат (Служител) - Моите разходи / Отчети за разходите
- Внасяне на съпроводителни документи
- Създаване и изпращане на отчет за разходите
- Следене на статуса на възстановяването
Одобрител (Мениджър) - Разходите на моите служители / Отчети за разходите
- Алармиране, когато е изпратен нов отчет за разходите от моя екип
- Валидиране или отхвърляне на отчета за разходите
- Информиране на служителите за техните отговорности
Процесор (Финансова счетоводствена служба) - Анализ
- Преглед на отчетите за разходите на компанията
- Преглед на разходите на конкретен служител или група от служители / екипи
- Филтриране на разходите по категории
2.2 Преодоляване на отчетите за разходите върху хартия
Голяма част от административните проблеми идват от факта, че някои фирми са все още базирани на хартия. И наистина, единствената причина, поради която те го правят, е защото така се е правило винаги отчетите за разходите.
Помислете за малките стъпки, които включва всяко кандидатстване:
- Служителите трябва да намерят, отпечатат и попълнят образец за отчет за разходите.
- Те също така трябва да сканират и изпратят тези документи - заедно с хартиените касови бележки - или физически да ги поставят в системата за записи. (Което е непрактично при работа отдалече...).
- Финансите след това трябва да въведат същите данни в своите системи.
- Ако нещо е неправилно или липсва, целият процес се повтаря. И информацията е винаги неправилна или липсваща.
Създаването на отчет за разходите е доста неприятно. Но ако обработвате десетки или стотици такива през месеца, хартията е сериозна пречка.
Ако се фокусирате върху помагането на екипите да се чувстват щастливи и уважавани на работа, операционните подобрения правят голяма разлика. Затова намаляването на хартиените документи е голямо постижение в това отношение. И технологията го прави лесно.
2.3 Използване на мобилен телефон за разходи
Процесът, основан на хартия, лесно може да бъде заменен с цифров процес. Същата информация може да бъде въведена, включително касовите бележки / съпроводителните документи, използвайки софтуер на мобилния телефон. По-бързо и с по-малко грешки.
Вместо да чакат до края на месеца, за да въведат разходите, служителите могат да ги правят на място. В момента, в който направят покупка, просто я записват в приложението и вземат снимка на касовата бележка. И след това няма нужда да се притесняват за това по-късно.
Този подход има няколко предимства:
- Информацията е по-вероятно да е точна, а приложението води служителите през процеса
- служителите качват касовата бележка веднага, преди тя да се загуби или повреди
- всяко въвеждане на разходите отнема малко време
- Отчетът за разходите е изцяло цифров
По този начин се намалява административното напрежение за всеки участник в процеса. И като бонус получавате по-ефективна компания.
2.4 Други подобрения на процеса
Ранното възстановяване на разходите, понесени от служителите, е възможно благодарение на въвеждането на разходите веднага след тяхното осъществяване. Отчетите за разходите могат да се правят по-често и, съответно, осъществяват се и възстановяванията. Това е въпрос, за който ХР трябва да направи много ясните очаквания към финансовия и счетоводния екип. И трябва да намери решения за автоматизиране на плащанията, за да позволи тези чести възстановявания да бъдат направени.
Мениджърите по човешки ресурси трябва също да бъдат катализатор, който стимулира финансово-счетоводните екипи да намерят решения, при които разходите се покриват възможно най-малко и само от парите на служителите. Това може да означава по-широкото използване на фирмените картички или фактури, които се плащат директно от компанията.
Съвременните HR екипи имат много отговорности. Но независимо дали акцентът е върху условията за дистанционна работа, блага, възможности за кариерно развитие или просто за заплащане на хората навреме, основната мисия е една и съща: да задоволявате и задължавате членовете на екипа си на работното място.
Което се връща към основната теза на тази статия: Неподходящите (лоши) процеси са проблем за HR. Ако те засягат работно настроение и намаляват производителността, те са проблем на човешките ресурси. И ако създават финансови проблеми за служителите, тогава това определено е проблем на човешките ресурси.