Знанието за истинските разходи и печалби от всеки проект е от съществено значение за вземането на оптимални решения и увеличаването на печалбите. Изисква се добре организиран запис на разходите за проектите и интегрирането на непряките разходи в тях. Интегрираният подход към проектите, включващ разходите за проектите и вътрешните разходи за служители, позволява проследяване на печалбата за всеки проект. Интегрирането на фактури позволява записване на разходите за проектите и повторно фактуриране по договорите.
- Какви са разходите по проекта?
- Пряките срещу косвени разходи на проекта
- Пряките разходи на проекта
- Косвените разходи на проекта
- Подходът на Oraroo
- Предимството на Oraroo
Знаете ли кой от последните проекти генерира най-висока печалба след разходите? Знаете ли, че всеки проект не само генерира приходи, но и покрива своя дял от общите разходи?
Ясен и добре организиран запис на разходите по проекта е от съществено значение, когато искате да насочите бизнеса си към по-печеливши продажби и да избегнете скъпи грешки. Знанието за реалните разходи и печалбите от всеки проект е ключът за вземане на оптимални решения и увеличаване на печалбите.
Разходите по проекта включват всички разходи, които трябва да бъдат покрити, докато вашият екип работи по проекта. Например, разходите за пътуване на един от инженерите в екипа за определен проект.
Но всеки проект също така трябва да покрива част от наема, сметките за електричество и вода, заплатите на поддръжка, абонаментите за софтуер, разходите за маркетинг и другите текущи разходи. Тези разходи трябва да бъдат взети под внимание при проследяването на реалните разходи, свързани с проектите. Така ще разполагате с необходимата информация, за да управлявате бизнеса успешно.
Изисква се подходяща система за проследяване, която:
- ви дава възможност да проследявате разходите, които трябва да бъдат фактурирани на клиент
- подчертава кога проектът започва да превишава бюджета
Освен това, когато знаете кои проекти носят най-голяма печалба, ще знаете как да се фокусирате на усилията си за продажби, за да максимизирате потенциала на бизнеса си напред.
Разходите се класифицират според факта, че съответните разходи са директно свързани с проекта или не.
2.1 Директни разходи на проекта
Това е най-очевидната категория разходи за проекта. Те се извършват само за един проект.
Например, може да се наложи да пътувате за среща с клиента, да закупите специален софтуер или да наемете външен ресурс, за да завършите проекта.
Някои от директните разходи за проекта могат да бъдат пренесени на клиента като разходи, докато други се включват в цената на услугата.
2.2 Непряко свързани разходи на проекта
Директните разходи на проектите са много лесни за идентифициране. Непряките разходи са разходи, които не са свързани с конкретен проект, но трябва да бъдат заплатени.
Те понякога се пропускат, когато една фирма определя тарифи или създава оферти за проекти. Това може да доведе до непрофитабилни продажби или дори неочаквани загуби.
Примери за непряки разходи включват: наем, комунални услуги, офис материали, заплати на поддръжка, професионални такси (счетоводител, адвокат), реклама и промоции, лицензи за софтуер и др.
Тези разходи не са директно свързани с проект, но трябва да бъдат изплатени от приходите от проекта.
Ако вашата фирма има средно по два проекта на месец, всеки проект трябва да покрие своите собствени директни разходи, плюс поне половината от непряките разходи за работата на фирмата през този месец.
За да покриете тези разходи от приходите на проекта, е необходим начин за разпределение им на проектно ниво и да се вземат предвид при продажбата на проектите.
Интегрираният подход към оперативните аспекти на проекта с комерсиалните предлага много добра проследяемост на разходите по проекта и на нивото на договорите.
Oraroo позволява повторно фактуриране на разходите за проекта. Натиснете бутона "повторно фактуриране", ръчно изберете разходите, които ще бъдат фактурирани и създайте фактура.
След това се извършва прегледът. Генерираната фактура може да бъде видяна в детайлите на договора.
Oraroo предоставя функционалност за качване на разходи в електронен формат, заедно с други детайли като категория, вид на разхода, описание/мотивация, стойност и други.
Следва изборът на разходите от доклад за разходи и изпращането им към вътрешния поток за одобрение. Функционалността е валидна за управлението на доклади за разходи за всички цели на компанията.
За преки разходи, свързани с проекти в Oraroo, можете да изберете проекта, клиента и дори договора, към които се отнасят съответните разходи в доклада за разходи, на ниво доклад за разходи (и на ниво самите разходи при необходимост).
След качването на разходите в Oraroo, те могат да бъдат прегледани на ниво индивидуален проект.
За отразяване на непреките разходи в печалбата от проектите, Oraroo предлага възможността за регистриране на часова стойност на ниво на всеки ресурс (служител/външен източник). Тази стойност представлява фактическата плащана за външен източник. За служителите, освен заплатите, е обичайно да се добави и част от административните разходи на компанията.
Oraroo позволява поддържането на история на тези разходи и периодите, когато те са валидни. Това е полезно в контекста на определен динамизъм на заплатите и административните разходи във времето.
Въведените стойности се вземат предвид в изчислението на разходите по проекта, в зависимост от отработеното време. Заедно с преките разходи, тези стойности се събират на ниво проект и предоставят консолидирана представа за печалбата на проекта.
Резултатите от изчисленията за печалбата могат да бъдат преглеждани и сравнявани с другите проекти, в рамките на интерактивен инструментариум.