За служителите, процесът на обработка на разходни отчети не винаги е известен или ясен. Финансовите екипи често получават изявления с грешки при попълване, а одобренията и обработката изискват много ръчен труд. Най-доброто решение за двете категории участници в процеса е автоматизация. Дори най-добрата политика за разходи не може да предотврати смущения при сметките. Но успешното управление на процеса с приложение може да направи нещата много по-малко болезнени.
- Затруднения при проследяване на възстановяванията на разноските на служителите
- Решение
- Спрощени разходни отчети с Oraroo
- Предимството на Oraroo
За повечето компании, трудната част не е да се определят видовете разходи, които служителите могат да искат обезщетение за. Те са предимно класически категории на компанията (разходи за пътуване, транспорт, настаняване, обслужване на клиенти и др.) и служителите основно ще могат да използват своя разум, за да ги идентифицират.
Трудната част - както за служителите, така и за цялата компания - е да се остане под контрол на тези разходи.
За служителя
Трудно е за служителите по няколко причини:
- Начинът, по който те плащат на работа, е различен от начина, по който плащат в личния си живот
- Разходите могат да бъдат малки и непостоянни и следователно лесни за забравяне
- Служителите трябва да разберат правилния начин за докладване на разходите и по-специално какви видове документи са необходими
В общи линии, най-голямата проблем е, че процесът не винаги е добре формализиран и комуникиран и повечето служители не го познават.
За компанията
В този случай, говорим за финансовия екип. Те са тези, които трябва да се занимават с всеки иск за обезщетение на служителите.
За тях проблемите са по-забележими:
- Докладите за разходите често са непълни и пълни с грешки
- Сметките могат да пристигнат по всяко време през месеца или тримесечието, а служителите очакват да бъдат обезщетени незабавно
- Обработката на отчетите изисква много усилия с ръчно въвеждане на данни, което е още по-раздразнително, когато има грешки
За преодоляването на тези предизвикателства, трябва да се направят промени. И най-добрият начин да се подобри обработката на разходните отчети както за служителите, така и за финансовите екипи е автоматизацията.
Този подход започва с добър инструмент за управление на разходите, който да помага на служителите да подават искания. Повечето от тези инструменти започват с мобилно приложение, което води служителя през процеса. Има задължителни изисквания, за да се гарантира, че няма липсваща информация.
Служителят може просто да направи снимка на касовата бележка. Той не трябва да търси изчерпано в портфейла си веднъж на месец и да се опитва да си спомни за какво е била всяка плащане. Което е изключително удобно.
Но големият ползотворен ефект от тези системи е техният влияние върху финансовите екипи. Първо, вече няма ръчно въвеждане на данни. Служителят вече е попълнил всичката информация.
Мениджърът, както и отговорните за финансите, могат бързо да проверят отчета на служителя и след това да го одобрят за плащане (или отхвърлят). Този процес отнема само няколко секунди.
Не е нужно да търсите във вашата поща и да отваряте прикачени файлове.
Касовите бележки са дигитално прикачени към разходните отчети.
Одобрените разходни отчети се изпращат за плащане и регистрация в счетоводните приложения.
Страшно е да си помислим колко часове се харчат за ръчни процеси. Вероятно обработката на разходните отчети вече струва на служителите и финансовите екипи ценно време, просто защото текущият процес е неудобен.
За съжаление, дори и най-добрата политика за разходите не може да предотврати разходни доклади да бъдат малко разстройство - за финансовия отдел това е голямо административно бреме, докато служителите често трябва да чакат дълго време да бъдат възстановени.
Но успешното управление на процеса може да направи нещата много по-малко болезнени.
Създали сме специални инструменти в Oraroo за управление на целия процес на разходния доклад за служители и финансови екипи. Служителите могат да създават разходен доклад, да получат одобрение от управителя и да изпратят пълната заявка на финансовия екип за секунди.
Веднага след понесените разходи служителят може да направи снимка на тях с мобилния си телефон и да я качи в собствената си "галерия" на разходите в Oraroo, за да ги включи в разходния доклад.
Веднага след понесените разходи служителят може да направи снимка на тях с мобилния си телефон и да я качи в собствената си "галерия" на разходите в Oraroo, за да ги включи в разходния доклад.
След завръщане от служебно пътуване служителят решава да направи подходящ разходен доклад. В Oraroo той може да създаде изявление и да избере разходите, които са част от него. След това инициира потока за одобрение на разходния доклад.
След завръщане от служебно пътуване служителят решава да направи подходящ разходен доклад. В Oraroo той може да създаде разходен доклад и да избере разходите, които са част от него. След това инициира потока за одобрение на разходния доклад.
От страничния основен аспект, свързан с обработката на отчетите за разноски във всяко предприятие, съществуват и такива, свързани с преиздаването (поне частично) на разноските на клиентите, в услугови компании.
Интегрираният подход към операционните аспекти на проекта с комерсиалните предлага много добра проследимост на разноските по проекта и на нивото на договорите.
Oraroo позволява преиздаването на разноските за проект. Натиснете бутона "Преиздаване", ръчно изберете разноските, които следва да бъдат преиздадени, и създайте фактурата.
След това следва потока за преглед. Генерираната фактура може да бъде прегледана в детайлите на договора.