Установяването на местоположението на служителите е оперативна нужда, както и задължение за съответствие. Процесът на събиране и централизация, базиран на електронни таблицки и ръчен контрол, сам по себе си генерира грешки в данните, както и ограничения при консултирането на информацията. Oraroo структурира процеса на събиране на тези данни, може да вземе предвид капацитета на работното място (хибридни модели на работа) и автоматизира достъпа до информацията, осигурявайки ясност на целия екип.
Гъвкавостта на работното време и пространството за извършване на дейността от страна на служителите и сътрудниците създават сложности в планирането на работата. Това е един от предизвикателствата, пред които се изправя всеки управител, независимо от областта на дейността. Много от възможностите, с които разполагаме днес във връзка с програмата и офиса, идват с определена нужда от организиране на служителите и техните дейности. Това е отговорността на управителите и колегите от отдела по човешките ресурси.
Обикновено, управителите са тези, които планират работния график за всеки служител, включително мястото на работа. Ръчният процес на събиране и централизиране на отделни таблица, попълнени от управителите, в отдела по човешките ресурси е труден.
Освен това това отнема време и може да доведе до грешки в обработката. Впоследствие, събраните данни не са видими за служителите и управителите. Те се нуждаят от взаимодействие с тези данни, те имат оперативен характер, а не само съответствие.
Платформата Oraroo включва раздел, който структурира тази информация и автоматизира достъпа до нея. По този начин, Oraroo идва на помощ на мениджърите и хората в отдела по човешки ресурси с удобно решение.
Всички планове за работното място на служителите се отразяват в календара Моят екип.
Тук мениджърът може да направи задания, като избере една от трите категории:
Тук мениджърът може да направи задания, като избере една от трите категории:
- Вкъщи
- В офиса на клиента
- В офиса на компанията
В секцията "Компания - Моят екип" той вижда дали хората имат планиране и може да определи място за работа, според спецификациите на проектите, на които са назначени.
Тези планове са видими не само за мениджърите, но и за всички членове на екипа, което позволява много по-ефективна комуникация между колегите. Всички служители знаят по всяко време къде се намира всеки от участниците в проекта.
В Oraroo можете да зададете капацитета на работното място - например броя на работните места. Това е полезна функция в много контексти - за запазване на разстоянието при пандемията от COVID-19 или в хибридния работен режим, при който офисите имат по-малък капацитет от общия брой на служителите.
Ако някоя от хората, например, не може да бъде на определеното място в планирането, той може да поиска промяна на разпределението, която ще бъде изпратена за одобрение на мениджера. По този начин може да се осъществи поток от искане и одобрение за работа от вкъщи, по искане на служителя.
Веднъж като заявката бъде одобрена, мястото на работа ще бъде видимо за всички, които се интересуват от неговата дейност.
Освен това, планирането на работните места се отразява в отчета за присъствие. Този отчет е достъпен в Скоростни действия - Изнасяне на отчет за присъствие.
С тази автоматизация в Oraroo, мениджерите или отговорните лица от отдела по човешки ресурси вече не трябва да попълват ръчно мястото на работа в този документ.
Така ползите от тази функционалност в Oraroo са:
- Видимост, предоставена на целия екип, за по-ефективно развитие на дейността.
- Намаляване на рисковете от грешки при въвеждането на данни и отстраниране на рисковете от грешки при обработката на събраните данни.
- Попълването на мястото на работа в отчета за присъствие вече не е времеемко дейност.