Нито една система никога няма да остане винаги перфектното решение. С течение на времето, недостатъците на едно решение започват да стават очевидни. Когато това стане ясно, тогава е време сериозно да се разгледа ново решение. Прецизирането на изискванията на организацията ви, оценяването на алтернативи, избирането на решение и вземането на решение за прилагане са процес, който изисква време и участие. При прилагането, как управлявате промяната на данните и миграцията им е от значение, както и екипът за прилагане.
Много компании вероятно имат определена система за човешки ресурси. Много вероятно е да покрива само част от пълния набор от основни процеси по управление на човешките ресурси.
Непокрити процеси
За процесите, които не са покрити от система, се използват електронни писма, таблици и различни чатове в системите за мигновено съобщение. Усилието за поддържане под контрол на процесите, извършвани по този начин, е голямо, постоянно и продължително, което го прави неизпълнимо с течение на времето.
В такива случаи, решението за внедряване вече е практически взето за вас.
Покрити процеси
Когато замените софтуера, обаче, ситуацията е различна. Понеже вече разполагате със система и тя, най-вероятно, функционира. Затова трябва да разберете какво не работи и къде са възможностите, от които не се възползвате в момента.
С течение на времето, особено в разрастващи се компании, нуждите се променят. Нито една система няма да остане винаги перфектното решение. И с течение на времето, недостатъците на едно решение започват да стават очевидни.
Понякога една от най-очевидните признаци за потенциални недостатъци е когато служителите не използват системата. Понякога системата е твърде сложна или трудна, поради което усилието за използване е голямо и повече не добавя стойност.
Други признаци могат да бъдат липсата на законодателни актуализации, където е необходимо. Например, Регламентът GDPR доведе до много дискусии относно територията, в която се съхраняват данните. Приложенията, хоствани извън ЕС, изискват специални уредби, а служителите може да имат опасения относно защитата на техните данни. Съхраняването на данни в ЕС би лесно решило затруднението. Липсата на решение превръща затруднението в недостатък.
Когато недостатъците на настоящото решение станат очевидни, тогава е време сериозно да се разгледа ново решение.
Изисквания
Първата стъпка е съставянето на анализ на разходите и ползите, специфичен за вашата организация, за да замените една система с друга.
Това изисква широк набор от изисквания. Анализът на изискванията за оценка на системата трябва да бъде разширен извън имплементацията. Трябва също да се обмисли какви изисквания ще съществуват в период след имплементацията.
Също така е от съществено значение да се определят приоритетите на изискванията, наречени "трябва" и "хубаво би било". Рамка за определяне на приоритети, която може да бъде използвана за успех на този подход, е MoSCoW.
Само в този момент можете да започнете анализа и оценката на наличните решения относно приоритетните изисквания, свързани с конкретната ситуация на вашата организация.
Отделете време за Изисквания и Оценка
Конкретизирането на изискванията на вашата организация, оценяване на алтернативи, взимане на решение и взимане на решение за имплементация е процес, изискващ участие. И най-вече, адресираните аспекти са от организационен характер, както и свързани с начина на работа (настоящ и след имплементация). Затова е необходимо да бъде отделено достатъчно време, както периодически, така и количествено от работното време на ключовите хора в организацията, заинтересовани страни в имплементацията/промяната.
"Персонализация" в рамките на Оценката
При оценката на системите често се води разискване за персонализация - промяна на данните или поведението по подразбиране на системата в рамките на дадена функционалност.
Това може да се окаже капан! Гъвкавостта на персонализацията увеличава сложността на имплементацията и изисква хора във вашата организация с напреднало обучение по системата, за да постигнат първоначалните конфигурации и да поддържат и развиват ги във времето.
Има организации, които могат да си позволят разходите за такива експертни ресурси и имат зряла операционна модел и култура, чрез които са привикнали да управляват и подобряват процесите като част от ежедневните си дейности. В този случай сложността на персонализацията се управлява и тя наистина се превръща в предимство от гъвкавост. И тогава има смисъл системата да може да се приспособи към начина, по който организацията работи.
Но ние не бихме препоръчали на малки организации, на тези на първите стъпки или на тези, които бързо растат, да обърнат твърде много внимание на персонализацията. Те все още не са достигнали оптималната операционна модел, по-скоро са подложени на внезапни и понякога по-радикални промени, не са свикнали с измерването и последователното подобряване на процесите, ресурсите са ограничени. В този контекст те предимно се възползват от ефективността, идваща от процесите, вече вградени в функционалностите на платформите и които им позволяват да се фокусират усилията и ресурсите си върху растежа и адаптацията на бизнеса (и по-малко върху финалната оптимизация на поддържащите функции). Тук има повече смисъл организацията да се приспособи към начина, по който системата работи.
В последния контекст е полезно избраният доставчик на системата да действа като партньор за бъдещи развития. С изясняването на потенциалните нови изисквания, произтичащи от зряла операционна модел на вашата организация, искането ви може да бъде да ги внесете в добри практики процеси, които тогава ще бъдат предоставени чрез платформата. Чрез такова партньорство двете страни печелят, а вашата организация има гаранция за еволюцията на системата с новите изисквания.
Екип за изпълнение
Едно е да изберете решение и съвсем друго да го въведете в производство. Помощта на екипа за изпълнение на доставчика е ключов елемент за успеха и бързината на въвеждането. За малка компания времето за изпълнение може да е 2-3 седмици. За средна или голяма компания можем да имаме времето за изпълнение до 6-8 седмици.
Миграция на данни
Една от ключовите точки на проекта за въвеждане е миграцията на данни. И много време за изпълнение се консумира в тази област.
Най-честите проблеми са свързани с качеството на изходните данни - данните не са пълни или правилни. Тези проблеми изискват повторни актуализации и повторни качвания в изходните системи или в електронните таблиците, в които до сега са били поддържани.
Друг проблем е валидацията на правилната миграция на данните в новата целева система. Когато наборът от данни е толкова голям, че целта превишава възможностите за ръчна проверка, е необходимо да се постигне систематичен подход за проверки, които могат да включват автоматизация. Например, за пълнота - всички входни данни са били качени. Друг пример, качество - правене на общи суми на различни множества от данни и сравнения между резултатите от изходните системи и целевата система, и/или образец проверка.
Компетентният и опитен екип за изпълнение ще проектира миграцията на данни и нейната проверка и ще ги персонализира спрямо специфичната ситуация на вашата организация (извличане на данни от системите на вашата организация, съответствие на смисъла на полетата в системите на вашата организация с тези в новия софтуер и други).
Управление на промяната
Независимо от размера на вашата организация, въвеждането на информационна система е всъщност цифрова трансформация, която е промяна в процеса, подпомагана от ИТ приложение. Тъй като е промяна, тя трябва да бъде управлявана. Трябва да се определи и разпределен човек, отговорен за промяната, който трябва да действа като единствен собственик на нея. Съобщаването на предимствата, улесняването на проектирането и въвеждането на оптимални процеси за вашата организация, както и преодоляването на съпротивата са ключови елементи в управлението на тази роля.
И с цел да се върнем към началото, лицето, отговорно за промяната, трябва да бъде в близост и стриктно да следи йерархията на приоритетите за дефинираните изисквания в началото, за да може да насочва или да разрешава когато е необходимо по време на изпълнението.
Въвеждането на система не е ИТ или кадров проект. То е за полза на цялата организация.