Както вашият бизнес расте, неизбежно ще имате служители, които трябва да пътуват по работа. Без значение дали става въпрос за срещи с клиенти, конференции или обучения, бизнес пътуването може да бъде значителна разходна статия за вашата компания. Късметлийското е, че има начини да контролирате разходите на служителите и да направите бизнес пътуванията по-ефективни.
Ето няколко съвета:
1. Задайте политика за пътувания и разноските
Един от най-добрите начини да контролирате разходите на служителите е да зададете политика за пътувания и разноски. Политиката ви трябва да включва насоки за авиобилети, настаняване, храна и други допълнителни средства.
Oraroo ви позволява да спазвате такива политики, като осигурява гъвкави процедури за организиране и одобрение на пътувания и разноски.
2. Използвайте услугите на специализиран пътен агент
Ако ваши служители трябва често да пътуват, може да помислите за определен човек, който да организира пътуването вътрешно, или да използвате услугите на фирма за корпоративни пътувания. Това ще ви позволи да преговаряте отстъпки с хотели, авиокомпании и компании за наем на автомобили. Човекът или агентът, отговарящ за организирането на всички пътувания в компанията, също така може да открие възможности за спестяване, като споделяне на автомобили, пристигане в по-добре позиционирано летище или престой на допълнителна нощ, за да се получи по-евтин полет.
Oraroo позволява да бъде включен специализиран човек или агент във вътрешните процедури за одобрение, за да организира пътуването и да осигури бързи и надеждни отговори на всички заинтересовани страни. Така управителите могат да гарантират, че пътуването ще се осъществи само когато е необходимо и в бюджета, който беше одобрен според политиките на компанията.
3. Използвайте технология
Съществуват много отлични приложения и уебсайтове за пътувания, които могат да ви помогнат да спестите време и пари. Въпреки това, управителите искат да се уверят, че се спазват вътрешните политики за пътувания и бюджетите не се надвишават. Освен това, когато служителите се завърнат в офиса, те не искат да прекарват време за подготовка на разходни отчети с подробно обосноваване на вече одобрените разходи при организиране на пътуването.
Oraroo позволява гладък трансфер на данни от одобрена Заявка за пътуване към последващия разходен отчет. Допълнителните разходи могат да се регистрират веднага, като служители могат да правят бързи снимки на разходите с камерата на мобилния си телефон и да предоставят необходимото обоснование по-късно. Междувременно, релевантни данни от касови бележки или фактури могат да бъдат автоматично предварително попълнени в разходните отчети с помощта на процес на автоматично разпознаване на текст от изображение (OCR).
Служебни пътувания
Има много елементи, които трябва да бъдат наредени, за да се осигури бърза организация на служебни пътувания, като се управляват разходите. Един от най-важните елементи в този пъзел е наличие на ясен и кратък процес за одобрение.
Без добре дефиниран процес за одобрение, може да бъде трудно да се проследи кой трябва да потвърди какво и кога. Това може да доведе до скъпи забавяния и нарушения във вашите пътнически планове.
В Oraroo, процесът за одобрение на служебните пътувания включва следните стъпки:
1. Служителят изпраща заявка за пътуване, включително всички съответни детайли, като дати, дестинация и цел на пътуването.
2. Мениджърът преглежда възможността на тази заявка и я одобрява или отхвърля. На тази стъпка се задава лимит за разходите, въз основа на фирмената политика и бюджетни ограничения.
3. Ако заявката е одобрена, организаторът на пътуванията организира пътуването и предлага един или няколко възможности на първоначалния служител, като приема предвид ограниченията на разходите.
4. Служителят приема или избира удобната опция, при което може да бъде необходимо повторно одобрение от страна на мениджъра в случай че свързаните разходи са по-високи от зададения лимит.
5. Организаторът на пътуванията извършва резервация на транспорт и настаняване за избраната опция.
6. По време на пътуването служителят събира квитанции и фактури, като ги съхранява в Oraroo чрез снимки, направени с мобилния си телефон.
За големите предприятия, такъв процес може да бъде персонализиран, за да отговаря на нуждите на организацията. Например, мениджърът може да поиска мнението на проектен мениджър или да получи одобрение от старши мениджър или борд на директорите. Освен това, Oraroo може автоматично да инициира отчет за разходи в края на процеса, така че сметките или квитанциите, управлявани от организатора на пътуванията, да могат да бъдат добавени и там за целите на счетоводството.
Служителят, който инициира заявка за пътуване в Oraroo, има възможността да организира самостоятелно своето пътуване (резервация на авиобилети, хотел, транспорт и др.) или да позволи на Администраторите по пътуванията да организират пътуването.
- Служителят ще организира самостоятелно бизнес пътуването : неговата заявка ще бъде одобрена само от мениджъра, Администраторите по пътуванията няма да участват в организационните процедури.
- Служителят няма да организира самостоятелно бизнес пътуването : неговата заявка ще бъде одобрена от мениджъра, а по-късно Администраторите по пътуванията ще бъдат уведомени, за да организират пътуването и да предложат на служителя една или няколко опции, като вземат предвид ограниченията на разходите.
В случай, че служителят не организира самостоятелно своето пътуване, инициирането на заявка е възможно от екрана "Моят календар". Служителят натиска бутона "+", избира началната и крайната дата от календара и след това избира видът заявка, която иска да инициира, "Заявка за бизнес пътуване". След това ще бъде необходимо да се попълни:
- Кратко описание на задачата;
- Целта на пътуването: целите са предефинирани от Администраторите по пътуванията, и служителят може да избере опция от падащия списък (например: Посещение на клиент, Конференция, Обучение и др.);
- Адрес на дестинацията;
- Продължителност на пътуването: дата на тръгване и пристигане;
- Номер на пътния наряд (незадължително): генериран от служителя, като кликне върху бутона с лупата до полето
След попълването на горепосочената информация служителят изпраща заявката за одобрение на директния му мениджър, който анализира подходящостта на заявката и я одобрява или отхвърля.
Имате нужда от процес на одобрение на служебните пътувания, защото той помага на компанията в:
- проследяването и контролирането на бюджетите и как се използват те;
- знайте какъв наличен капацитет имат служителите ви за различни проекти или дейности на компанията в близкото бъдеще.
Служителите могат да поискат одобрение за служебно пътуване отдалечено, откъдето и да се намират, просто използвайки платформата Oraroo.
Например, Джъстин работи в Букурещ, той е треньор, който трябва да подкрепи обучение на място при клиент, в различен град. Той инициира своята заявка за пътуване в Oraroo, от раздел "Моят календар", попълва детайлите за пътуването си, а по-късно мениджърът му получава задача за одобряване или отхвърляне на заявката. Ако мениджърът се съгласи, Администраторът на пътувания получава задача за организиране на план и програма за пътуването, базирана на предоставения бюджет. Когато планът е готов, той бива представен на служителя. Ако служителят се съгласи, Администраторът на пътувания завършва необходимите подготовки. В противен случай, той може да отхвърли плана и да поиска друг за своето пътуване.
Служителите могат да проверят състоянието на своите заявки за пътуване по всяко време в раздела "Моят календар".
Разходни отчети
С разрастването на бизнеса ви, нарастват и разходите на вашите служители. Управлението на разходите на служителите може да отнеме много време и да бъде фрустриращо, но то е важна част от поддържането на гладкото функциониране на вашия бизнес.
Ето някои съвети за управление на разходите на служителите:
1. Определете какви разходи са приемливи за възстановяване.
Уверете се, че служителите ви знаят какви разходи са приемливи за възстановяване. Това ще им помогне да следят разходите си и да избегнат подаването на неприемливи разходи. Също така, трябва да имате ясна политика относно това какви получават разходни документи за възстановяване.
2. Използвайте Oraroo като софтуер за отчитане на разходи.
Oraroo, като интегриран софтуер за отчитане на разходи, може да ви спести много време и главоболия. Той може да ви помогне да проследявате разходите, да създавате отчети за разходите и да автоматизирате възстановяването.
3. Проверявайте разходите редовно.
Не чакайте до края на годината, за да прегледате разходите на служителите си. Проверявайте разходите редовно, за да забележите всякакви нередности. Това ще ви помогне да предотвратите измама и да откриете грешки навреме.
4. Въведете лимити за разходите.
Един начин да контролирате разходите на служителите е да въведете лимити за разходите. Това може да ви помогне да предотвратите прекалено високи разходи на служителите за бизнес цели. 5. Предложете на служителите си насоки. Ако имате служители, които са нови в управлението на разходите, предложете им насоки. Обучете ги как да следят разходите си и как да подават разходи за възстановяване. Следвайки тези съвети, можете да оптимизирате процеса на управление на разходите на служителите. Това ще ви спести време и пари, и ще помогне на бизнеса ви да функционира гладко.
5. Предоставете насоки на служителите си.
Ако имате служители, които са нови в управлението на разходите, дайте им насоки. Обучете ги как да следят разходите си и как да подават разходи за възстановяване. Следвайки тези съвети, можете да опростите процеса на управление на разходите на служителите. Това ще ви спести време и пари и ще помогне за гладкото функциониране на вашия бизнес.
Служителите могат да изпращат разходни документи по имейл сега и в своя собствен акаунт в Oraroo. Имейл адресът, на който документите се изпращат, е конфигуриран за всяка отделна компания.
Служител, който има дефиниран имейл адрес в Oraroo, може да изпрати имейл с прикачени файлове от този имейл адрес до имейл адреса, конфигуриран за компанията. В зависимост от броя на прехвърлените файлове, разходите се добавят към раздела Мои разходи - Разходи, неотчетени
- За всеки прикачен файл ще бъде създаден разход;
- Видовете файлове, които могат да бъдат изпращани с този имейл: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .docx, .tsx.
- Ако pdf файловете имат няколко страници, за всяка страница ще бъде създаден разход;
Служителите могат да получат достъп до тези разходи и да ги редактират, добавят информация или други прикачени файлове, за да опишат извършените плащания. По-късно, тези разходи могат да бъдат добавени към отчети за разходи.
Когато разходите се изразходват за целите на компанията или се смятат за полза, служителите/партньорите за услуги подготвят отчети за разходи.
Преди да започнете отчети за разходи, разходите трябва да бъдат качени и детайлно описани. С Oraroo, служителите/партньорите за услуги могат да управляват своите разходи, които по-късно могат да включат в отчети за разходи, които ще бъдат изпратени за одобрение на мениджърите и администраторите на разходи.
Всеки служител/партньор за услуги разполага със собствена секция за управление на разходи, наречена "Моите разходи", разделена на 2 секции:
- Разходи, които не са отчетени : разходите, които са били качени, но все още не са били включени в никакъв отчет за разходи;
- Моите отчети за разходи : отчетите за разходи, подадени за одобрение, одобрени или все още в проектен статус.
Служителят/партньорът за услуги достъпва секцията "Моите разходи" и качва документите, свързани с разходите, използвайки следните методи:
Разходите могат да бъдат качени от компютъра ми или незабавно след като бъдат направени, просто като направя снимка с мобилния си телефон. И когато съм отново в офиса, мога да прегледам резултатите от извличането на OCR текста, което Oraroo прави във фона, за този получаване.
- Разходите могат да се качват от компютъра: кликнете върху бутона "+" , за да добавите нов разход (ако са избрани няколко пристигащи от компютъра документа, те ще принадлежат на същия разход - пример: ако изберем фактура и получавка, свързани с тази фактура, и двете документа ще принадлежат на същия разход, тъй като всъщност са свързани със същото плащане);
- Когато Oraroo се използва от мобилния телефон, потребителите могат да направят снимка на местопроход на получавките. Същото правило се прилага и в този случай, ако са избрани няколко прикачени от компютъра документи, те ще принадлежат на същия разход;
- Ако служителите/партньорите за услуги имат дефиниран имейл адрес в Oraroo, те могат да изпратят от този адрес имейл с прикачени файлове до друг вътрешно дефиниран имейл адрес и за всеки съществуващ прикачен файл в имейла ще бъде създаден разход в "Моите разходи".
След това всеки разход трябва да бъде детайлизиран, преди да се включи в някой отчет за разходи.
Всяка компания може да зададе собствен каталог от Категории и Видове Разходи в Oraroo. Каталогът може да се използва при класифицирането на разходите, направени от служителите. Така компанията може да анализира кои са най-често записаните видове разходи или просто да използва информацията за други отчети или вносове за вътрешно използване на софтуери.
- Категории на разходите - класификация на разходите според целта на тяхното извършване. Пример: Пътуване, Административни разходи, Други придобивки, Разходи, които се състоят от клиента и др.
- Видове разходи - всеки вид разход отговаря на категория от разходи (напр. вид разход : Транспорт - категория на разхода : Пътуване, вид разход : Курсове за професионално обучение - категория на разхода : Други придобивки и т.н.)
Служителите ще качват документи в раздела Моите Разходи и ще описват всеки отделен разход въз основа на предварително зададени полета в Oraroo. Редакционният екран на разхода се разделя на 4 секции:
- Основна информация : Идентификация на Разхода, Описание, Дата на Разхода, Категория и Вид на Разхода, Обща Стойност, Валута и Стойност на ДДС;
- Друга допълнителна информация за разходите : Частта на служителя, Частта на компанията, Валутен Курс, Условия за Плащане, Доставчик, Свързана Служебна Обиколка;
- Друга допълнителна информация за Клиенти, Проекти и Договори : разходът може да бъде свързан с конкретен Клиент, Проект или Договор, съществуващ в Oraroo. По същото време може да бъде определено дали разходът може да бъде прекаран към клиента или трябва да бъде изрегулиран от клиента (незадължителна стъпка, в зависимост от ситуацията);
- Прикачвания : документи, качени като доказателство за разхода и техния вид. Могат да бъдат добавени няколко прикачения, отразяващи същото плащане (пример: Фактура в евро валута, платена с кредитната карта на служителя и Банков отчет, доказващ валутния курс, по който е направено плащането).
След попълване на този набор от информация, разходът може да бъде включен в отчет за разходи, заедно с други разходи, и да бъде изпратен за одобрение.
При определянето на разходи е необходимо да се посочат видовете документи, които се използват за доказване на плащането. В Oraroo може да се зададе каталог на финансови или нематериални видове документи. След това служителите могат да определят видът на документа за всеки документ, свързан с разхода.
Данъчни и счетоводни фактури, касови бележки и данъчни касови бележки се считат за финансови документи, а сметки, платежни нареждания - за нематериални документи. Това са само някои примери за видове документи, които компанията може да определи в собствения си списък в зависимост от вътрешните процедури.
В Oraroo добавеният разход може да съдържа множество прикачени файлове. Пример: Извърших плащане с кредитна карта в евро, но имам нужда платените ми средства да бъдат възстановени в румънска валута. Мога да прикача фактурата и банковият извлеченият (2 прикачени файла), за да докажа колко пари съм похарчила и какъв обменен курс е използван.
За всеки качен прикачен файл, видът на документа ще бъде зададен по следния начин:
- От екрана за редактиране на разходите - раздел Прикачвания: за всеки качен файл може да се избере вид на документа от падащия списък - удебелени имена на видовете документи са финансови, а неудебелените имена на видовете документи са нематериални;
- В горния ляв ъгъл, над изображението, което представлява прикачения файл, има падащ списък на видовете документи, от който може да се избере вид документ - удебелени имена на видовете документи са финансови, а неудебелените имена на видовете документи са нематериални;
Има специални инструменти за управление на целия процес за одобрение на разходите на служителите и финансовия екип. В Oraroo служителите създават доклад за разходите, получават одобрение от мениджъра и изпращат пълната заявка към финансовия екип в рамките на няколко секунди.
Когато един или повече разходи са направени, служителят качва документите, свързани с тези разходи и попълва необходимата информация. Следващите стъпки са да се изберат разходите, които ще бъдат включени в доклада за разходите, да се създаде доклад за разходите и да се инициира процесът за одобрение.
Първо докладът за разходите ще достигне до непосредствения мениджър на служителя. Той се информира и открива искането за одобрение на доклада за разходите в списъка си със задачи. В същото време той може да види доклада за разходите и всички свързани разходи и да реши за одобрението му.
Финансовият екип е информиран, след като бъде направено одобрението на мениджъра. Екипът сега може да провери прикачените документи и да реши дали този доклад за разходите може да бъде записан в счетоводството и да бъде платен. Ако докладът за разходите бъде отхвърлен, инициаторът му ще получи уведомление за корекция и след коригиране, ще върне правилната версия на доклада за разходите.